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司法局档案管理总结

2009/12/10 阅读:

**年,我局晋升为省一级档案管理单位。此后,我们坚持认真贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《**省档案管理条例》等法律法规,按照“抓基础,强管理;抓完善,上等级;抓编研,优服务”的总体工作思路,不断加强档案工作的组织体系建设,在档案管理与利用上取得了新的成绩。现就我局机关档案管理工作的有关情况汇报如下:

一、基本情况

我局综合档案室分档案库房、陈列室、阅文室、保密室和工作间,共计180平方米。档案密集架3列9组,配有计算机、复印机、去湿机、温湿度自动记录仪、空调机等各种设备,库房温湿度控制基本达到了省规范标准。现存有建局以来各种门类和载体的档案及资料档案总数697盒。其中:文书档案186卷(老办法),3623件(新办法),永久410卷,长期1940卷,短期1273卷,会计档案390卷,基建档案29卷,设备档案8卷,声像档案19册,电子档案42盘,实物档案169件,各种资料160册。全部档案实行了集中统一管理。今年,为搞好档案规范化建设,我们聘请数名专家及工作人员对1995年至**年的主要业务档案进行了标准化整理,建立了数据库,共输录主要业务档案条目近20000条,档案工作基本上实现了计算机管理。自**年10月省一级复查以来,我局机关档案室连续多次被评为市档案工作先进集体,并顺利通过了省、市档案局组织的历届复查与年审。我局专职档案员也多次被评为档案工作先进个人。

二、主要作法

为了不断强化档案综合管理目标,努力实现档案工作规范化、科学化、现代化,瞄准晋升省特级的目标,近年来,我们重点从以下几个方面狠抓了档案管理升级工作:

(一)加强组织领导,不断完善档案管理体制。随着经济社会的不断发展,我局司法行政工作也日趋繁重,档案利用的频率逐年提高,也让我们看到了开发利用档案资源的巨大潜力与效能。对此,全局上下进一步统一思想,加强组织领导,切实落实措施,逐步形成了局领导直接抓,局办公室具体抓,各职能科室、单位协调配合抓的良好格局,为档案管理上台阶、上水平提供了有力的组织保证。

一是及时成立和调整了局档案工作领导小组。为保证局档案工作始终有人管、有人抓、有人负责,根据局领导成员及工作分工的变化,我局适时调整局档案工作领导小组;今年,为确保档案工作目标管理晋升省特级工作顺利开展,我们又及时成立了局档案升级工作领导小组及其工作专班。

二是进一步完善档案管理网络。我们在局机关各科室内明确了兼职档案员,负责本科室有关档案资料的收集、整理和保管,并根据需要,随时协助档案室开展工作。同时,加强对县市区司法局机关档案室建设的指导管理。专门下发了通知,在全系统的会议上进行了强调。目前,各地司法行政机关全部建立了档案室,成立了工作专班,落实了专职档案员,有效地开展了机关档案目标管理工作。全市8个县级司法局,有1个机关档案室达到省一级;有6个机关档案室达到省二级,占总数的87.5%。

三是党组和局务会经常研究档案工作。如**年1月,局党组召开会议,确定在新建的局法律援助综合楼里设置档次较高的档案室以及相配套的阅文室、陈列室等问题。之前,我们还把市档案局领导及专家请来,就档案室的合理布局、技术要求等方面的问题征求意见,最后将已经基本建成的面向朝西的档案室改为朝南,拆了3面墙;同时根据市档案局专家的建议,购买了档案密集架。前不久,我们又就档案升特级及布置陈列室的问题,把市档案局领导和专家请来,进行指导。局党组今年还专题召开档案管理晋升省特级会议,研究投入资金购买档案室所需的一切设备等。

(二)加强队伍建设,不断提高档案人员业务素质。为尽快提高档案人员的整体素质,更好地适应新时期档案工作的需要,我们将思想作风好、工作扎实认真、工作责任心强的人员调整充实到档案工作岗位上,安排了专职档案员,各科室还明确了兼职档案员。在此基础上,我们坚持采取多种有效形式组织学习和培训:

一是适时组织专(兼)职档案人员学习。我们结合单位实际,组织专(兼)档案人员重点加强对《档案法》、《**省档案管理条例》等法律法规和有关专业知识的学习,并进行了专门考试。

二是积极支持档案人员参加上级档案部门组织的培训。我局历任专职档案员均多次参加过档案部门组织的培训活动,取得了较好的成绩和上岗资格。

三是走出去取经,请进行送宝。采取请市档案局专家现场指导和走出去到档案管理先进单位参观学习相结合的方式,开阔档案人员视野,找出工作差距,改进工作方法,不断增强档案人员的工作压力和动力,调动其搞好档案工作的积极性和主动性。近年来,我局档案员及责任部门还多次到市直机关档案管理先进单位参观学习,进行多途径、深层次、宽领域的学习培训,使我局档案工作人员牢固地掌握了档案管理的基本知识和技能、综合素质,专业水平得了不断提高。

(三)加强基础设施建设,不断改善档案工作条件。我们针对我局办公条件改善之前存在的库房偏小,设施陈旧,档案管理自动化、科技化程度低,库房内部环境欠佳的问题,立足高起点,严格按照省特级标准,大力加强档案基础设施建设。**年我局在兴建法律援助综合楼时,就按照档案综合管理的要求与规范,聘请有关设计人员对档案库房进行了专项设计,做到了档案库房与办公室、阅文室、陈列室四分开。新的档案库房投入使用后,我局又先后投入10多万元,购置密集架、空调机、复印机、除湿机、防磁柜、温湿度自动记录仪等设备,并落实了防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫措施,有效改善了档案库房的软硬件条件。目前,我局档案库房整洁、宽敞,仅使用面积就达到了60平方米,密集架达到3列9组,能够保障近20年的档案资料的安全保管与利用。同时为提高档案现代化管理水平,**年5月,我们围绕档案升省特级目标,又投资5万多元,增添了空调、电脑、除湿机、防磁柜等设施,扩建了荣誉室,安装了“档案管理系统”,聘请专门技术人员将我局所有的文件档案全部录入计算机,实行了档案电子自动化管理,使档案资料的查找利用更加方便、快捷。

(四)加强制度建设,不断促进档案管理制度化、规范化。近几年来,我们以《档案法》为准绳,不断对档案管理等制度进行修订、补充和完善。一是制订了档案管理工作五年规划以及年度计划,将档案管理工作与司法行政业务工作同部署、同安排。二是把档案工作列入各科室和相关人员的职责范围,并按照职能分工,负责做好本单位文件资料的收集、整理与归档工作。三是建立健全文件材料的归档制度。我们组织人员及时修订和完善了囊括档案归档范围、档案归档时间、档案借查阅、档案保密、档案统计和档案鉴定与销毁等档案管理全过程的《文书档案管理实施细则》,以及《电子文件归档与电子档案管理规范》,从而确保了档案归档及时、完整,档案整理规范,档案保管妥当、安全,档案利用方便、快捷。四是建立了专(兼)职档案人员岗位责任制。明确了档案人员的工作职责,并将其工作情况纳入年度工作考核范围,有效地提高了专兼职档案人员的工作积极性。五是进一步完善了相关制度。我局认真落实省、市档案主管部门的意见,结合我局业务工作实际,对相关制度进行了全面修订、完善。我局分文书、科技、专业、电子、声像、实物6大系列进行收集、整理与保管。归档门类更加齐全,归档文件、资料更加丰富,档案期限划分更加科学合理。

(五)加强业务建设,不断提高档案工作质量和管理水平。为进一步提高案卷质量,我们狠抓了档案资料的收集、整理、立卷、归档、保管等基础环节的规范化。

一是从文书处理抓起。我局行文按照《国家行政机关公文处理办法》的规定,严把起草关、审核关、签发关、打印关,并实行层层负责制,从而有效地避免了不规范公文现象的发生,提高了卷内文件的质量。

二是根据形势的发展和工作职能的转换。及时修订完善立卷归档范围、分类方案和保管期限表,严格按要求收集文件资料,确保了档案齐全完整,不断丰富了室藏。认真细致整理文件材料,做到了各种载体的档案准确、及时归档,卷面卷内规范美观,排放科学整齐。

三是切实加强对档案库房内部环境管理。专职档案员坚持每天查看温湿度数据,在温湿度达不到档案管理标准的情况下,及时运用开空调机和去湿机进行调节,坚持节假日检查防高温、防火装置,对达不到要求的及时进行修复和更换;坚持每半年对档案保存情况进行一次全面检查,发现档案破损情况及时进行维护和修复;坚持每年更换一次防虫剂和灭火器,防止物品失效,保证了档案资料的完好无损。

四是进一步加强了编研工作。坚持把加强编研工作、提高利用效果作为进一步做好档案管理的重中之重,集中时间,集中精力,进行编研工作,先后形成了“基础数据”、“制度汇编”、“岗位职责汇编”、“大事记”等多个门类的编研材料,编研工作有了新的进展,取得了一定成绩。同时对原有的全宗介绍、组织沿革等编研材料作了进一步的补充和完善。

(六)加强档案资源开发与利用,为司法行政工作发展服务。开发档案信息资源,提供良好的档案利用服务是档案工作的根本目的。我们注重开发利用档案资源,积极为司法行政工作发展服务。近年来,先后编制了各种载体的全引目录、归档文件目录、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案(6种)、编研材料(8种)、全宗卷等索引工具12本,清晰规范,能够从多个角度进行快速、准确的检索。我们还围绕全局中心工作,积极开展编研工作,编写了全宗介绍、机构沿革、大事记、年鉴、各类专题档案资料汇编等多种参考资料(88本)。为了发挥实物档案直观、形象的作用,增强全局干警的责任感、荣誉感和自豪感,我们在**年已建荣誉室的基础上,改建扩建了实物档案室,将原来仅40平方的荣誉室扩建为60平方米的实物档案室,将近10年来,我局干警团结奋斗、开拓创新所取得的成绩、受到的各级党委、政府和上级部门表彰的锦旗、匾牌、奖杯、奖章、证书等共122件,加上近10年来我局干警编撰出版发行的教材、理论研究成果等全部搬进荣誉室展示,极大地激发了广大干警的工作热情和创造力,为全市司法行政工作改革、创新和发展提供了不竭精神动力。我们坚持主动利用与被动利用相结合的方式,积极宣传档案利用的价值和意义,广泛挖掘档案信息资源,主动为全局各项工作服务,为促进全市经济发展服务。从**年到**年的10年间,我局档案室先后为局机关提供近百次资料查询服务,其中,有20余次查询资料的情况被详细记载。**年,为了争创市级文明单位,落实有关目标责任,撰写系列申报材料,局争创工作领导小组及其办公室分别借阅了部分照片、荣誉证书及卷宗档案,为我局申报并被授予市级文明单位发挥了积极作用。

**年初,为了完成市政府交办的《**志·司法行政篇》的撰稿任务,我局方志工作编撰人员在半年的时间里,先后近百次在档案室查阅档案、摘录资料,制作资料卡片5000余张,为顺利完成“司法行政篇”撰稿任务奠定了坚实基础,局机关档案室真正发挥了智囊、资料库、数据库的作用。

三、对照省特级标准的自查情况

通过多年的不懈努力,我局机关档案管理在省一级的基础上有了质的飞跃,从整体上看,我们认为已经达到了省特级标准,主要表现在以下几个方面:

(一)组织体系健全

1、体制完善。局党组将档案工作纳入了议事日程,建立了局档案工作领导小组,办公室配备有一名副主任具体负责;确定了专职档案员,建立了综合档案室,有明确的工作职责,制定了档案工作计划,履有效地进行了对局档案工作的指导管理,实现了各种门类和载体档案的集中统一管理,形成了较完备的档案工作网络。

2、制度健全。加强了对档案法规的学习和宣传,制定了各项档案工作制度。近年来,我局根据上级的要求,结合本单位的实际,对各种规章制度进行了重新修订、完善和汇编,使档案工作有章可循。

3、档案人员相对稳定。我局档案员一直坚持在档案工作岗位上,思想素质高,责任心强,爱岗敬业,并坚持定期培训持证上岗。

(二)设施建设配套

1、收集归档及时齐全。文件材料符合规定要求,每年都实行了双套制。

2、档案整理严格按照上级的要求进行分类。立卷、组卷相对合理,排列有序,编目比较规范。

3、库房防护效果好。温湿度基本达到了国家标准,从未发生丢失、损毁档案现象,坚持日常测试记录温湿度。

4、配备了微机。购置了档案管理软件,并建立了**年至**年档案数据库,即传统方式2096条,简化方式3624条,共5720条,照片502张、设备34条、科技档案351条,为档案管理现代化奠定了基础。

(三)档案服务到位

编写了组织沿革、全宗介绍、大事记,基础数据、专题档案、规章制度等多个门类的编研材料,档案利用取得比较明显的效果。

严格对照省特级标准,我们还存在着档案鉴定与统计不够及时,档案现代化管理管理水平不够高等问题。

各位领导,如果评审组批准我局档案管理晋升省特级,无疑对我局档案管理工作起到极大的推动作用,我们将以此为契机,切实强化措施,加强管理,弥补不足,进一步提高我局档案管理水平。

司法局档案管理总结

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