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探索实践构建档案管理工作长效机制

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档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个单位管理水平的重要尺度。近年来,湖北省民宗委认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》等法律法规,本着围绕中心,服务大局的原则,紧密结合基层工作实际,积极掌握新方法,努力探索新途径,不断总结新经验,较好地实现了中心工作与档案管理同步推进,同步发展,实现了档案管理工作规范化、科学化、信息化、专业化目标,为全省民族宗教工作的良性开展提供了强有力的保障。2011年、2014年先后两次通过省级档案管理特级复查,2017年档案文件全面实现电子化、数据化,并顺利通过省级评审。

坚持三个到位,在夯实管理基础上下功夫见成效

坚持制度建设到位。从完善档案管理制度入手,坚持把档案管理工作放在机关规范化管理的重要位置,与中心工作、机关管理和党建工作同部署、同推进、同考核,先后出台一系列规范性文件,使档案工作有章可循。成立以委主要负责同志为组长的“档案管理工作领导小组”,全面负责档案收集、整理、利用等工作。领导小组下设“办公室”,落实档案管理的日常实施工作,形成了委分管领导牵头,办公室主任和分管副主任主抓,专(兼)职档案员具体负责的档案工作机制。坚持队伍建设到位。专门设立档案室,配备专业档案管理员,在各处室(中心)指定一名兼职档案员,形成以档案室为主,各部门齐抓共管的档案工作网络体系。通过专题讲授、以会代训、实践考察等方式,积极组织机关干部参加内部和社会上的档案知识学习培训,学习掌握国家档案法律法规和机关档案管理要求,印发《档案工作五年规划》《湖北省民宗委机关档案管理办法》《档案管理工作情况通报》,强化档案管理工作的法规意识、责任意识。坚持设施建设到位。将档案工作专项资金列入年度预算,并逐年递增,在财力物力人力上给予充分保障。针对办公楼的内部结构特点,专门配备档案用房,做到办公室、阅文室、档案库房、荣誉室四室分开。目前,湖北省民宗委档案办公用房总面积达到145平方米,并配置空调、除湿机、密集架、电脑、打印机、扫描仪等档案保管设施,安装铁门、铁窗、铁柜、消防烟感器等安保基础设施,确保档案实体及库房安全。

聚焦四化目标,在提升管理水平上下功夫见成效

目标管理科学化。坚持把档案工作纳入目标管理,实行单位主管领导、办公室主任、档案管理人员三级连带责任制,根据《目标管理考评办法》,结合部门职能职责制定档案奖惩制度,形成分管领导负总责、办公室主任日常管、专职档案员具体抓的档案管理责任运行机制。同时,加强系统档案管理工作的分类指导,建立全省民族宗教系统机关档案工作基础台帐,编制县民族宗教部门档案工作基本情况统计表,档案目标管理达标升级情况自查汇总表,每三年对系统单位的档案达标情况进行通报,确保职责明确、责任到人。流程管理规范化。根据档案管理办法和有关制度要求,采取“请进来,走出去”的办法,多次邀请省档案相关业务部门的同志现场指导,学习借鉴兄弟单位档案管理工作的成功做法,从各类档案的收集、整理、移交、保管、借阅等各个环节严格把关,做到纸质(电子)档案收集齐全,保管期限划分准确,卷内文件排列有序,卷面标识填写齐全,借阅台帐清晰规范。档案管理信息化。一方面,不断完善档案室室藏六大门类目录和文件级数据库,增配电子文件在线归档软硬件设施,对委机关10年的文件档案进行扫描归档整理,并对六大门类档案实行数字化管理。另一方面,加大经费投入,大力开展档案在线归档建设。在省档案局的指导下,投入专项资金20多万元,与武汉翰旺科技有限公司联合开发电子档案在线归档软件,实现电子文件的在线归档,提升了档案管理信息化水平。开发利用专业化。高度重视档案资源的编研开发和利用,为方便查询和提高效率,同步编制纸质和电子目录,编研了组织沿革、全宗介绍、大事记、基础数字汇集、发文汇集、调研论文和重大会议汇编等各类资料1700余卷(册),出版《难忘的二十年》《民族宗教工作法律法规政策汇编》《湖北民族工作30年》《全国推广湖北省对口支援民族地区发展经验交流会资料》《全国推广湖北对口支援民族地区发展经验交流会及湖北省实施“616”对口支援工程新闻集锦》《和谐荆楚五教同光》《湖北省民族工作大事记(1979-2010)》等汇编资料,较好地为中心工作提供了服务和保障。据统计,三年来档案室为各方面提供档案利用4000多人次,查阅资料1000余卷3000多件,为服务决策、编史修志、解决矛盾提供了重要依据。

强化三个意识,在提高管理质效上下功夫见成效

强化监督意识。档案管理人员每月初对当月该移交的归档资料进行提醒,月底进行信息反馈,督促各部门完成资料移交。办公室主任不定期抽查,每半年对资料全面检查,做到“三查、三看”,即:查卷宗目录,看是否有破损材料齐全完整;查明细分类,看材料归类是否准确;查装订整理,看是否有破损材料并及时补救。及时发现和解决档案工作中遇到的疑点、难题。目前。湖北省民宗委档案库房室藏文书档案21799件;科技档案20盒;会计档案2783卷;出版物档案138盒;声像档案115盒(卷);电子档案光盘类71盒,移动硬盘类1件;实物档案219件,不仅解决了历史遗留问题,也使各级干部在整理基础资料的过程中得到业务学习和锻炼。强化质效意识。注重加强对档案管理基本知识、档案归类方法等级内容的学习培训,提高档案管理人员档案知识的业务素质。切实抓好档案收集整理环节,对每一类档案的立卷、移交时间明确规定,并将档案材料收集责任落实到具体工作人员,制定统一的档案整理标准,保证档案存放科学规范。不断创新档案管理的方法和手段,从收集到分类、从归整到立卷,从录入到每一份卷宗系统自动生成电子码,直接归入相对应的档案盒,实现档案收集的系统性和完整性。目前,湖北省民族宗教系统档案目标管理达“省特级”的单位2家,达“省一级”标准的单位有65家,达“省二级”标准的单位有9家,5个宗教事务服务中心有3个达到“省一级”,2个达到“省二级”,总达标率为93.8%。强化底线意识。湖北省民宗委坚持把档案管理纳入单位的“保底”工程常抓不懈,管理人员落实每天清扫档案室,查看温湿度记录仪,并做好详细检查记录,确保库房温湿度达到满足要求。出门或下班时关掉电源、关好窗户,放下窗帘,锁好铁柜、铁门,定期对灭火器、电源、线路、开关插头等进行安全检查。同时定期举办档案工作交底会,组织相关人员学习《档案管理工作制度》,明确档案编制及移交要求。针对业务主管部门检查过程中发现的问题,及时制定整改措施整改到位,并举一反三,避免类似问题重复出现,促进了档案管理水平的不断提升。编后:创新是当今社会生产力解放和发展的基础与标志,是中华民族几千年来生生不息、发展壮大的重要动力。没有创新,就没有人类的未来。创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉,档案工作者只有与时俱进,破除传统观念,大胆探索,勇于和善于在实践中创新,才能不断推动档案工作向更高层次迈进,才能适应经济社会发展的需要、适应和服务于社会各项事业,才能使档案工作充满生机和活力,促进档案事业可持续发展。

作者:何庆良 李智 单位:湖北省民宗委

前进杂志责任编辑:张雨    阅读:人次
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