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高校办公室秘书的角色意识分析

2019/01/09 阅读:

摘要:高校办公室是树立高校形象,保障教育教学工作正常运行的重要部门,担负着部署全校总体工作、调节各个工作环节以及制定发展战略等职责。部门职能决定了高校办公室秘书的工作内容既繁杂、琐碎又极具影响力。因此,作为高校办公室秘书,必须要树立正确的角色意识,不断提高自身的能力和职业素质,保障办公室各项工作的顺利开展。本文主要探究了高校办公室秘书应具备的角色意识,并提出了提升自身素质的途径。

关键词:高校;办公室秘书;角色

高校办公室作为高校的综合办事机构,处在学校的中枢位置,既是校内各部门之间沟通平台,也是广大师生的服务平台,还是对外联系的窗口。服务对象的层次性和多样性决定了秘书工作需要集多种角色于一身,既要为学校领导服务,建言献策,还要沟通、协调学校不同部门之间的工作,是学校领导的参谋和助手,也是全体师生的服务者,不仅要求其具备一定的文字基础,还要具备一定的沟通、协调能力。党的从全局和战略高度,强调要优先发展教育事业,特别提出高等教育要实现内涵式发展,为新时期高等教育发展指明了方向,明确了重点,提出了新要求,对本科高校的发展具有重大意义,也对高校全面贯彻党的教育方针,办好人民满意教育提出了更高的要求。这也对高校管理工作特别是秘书工作提出了更高的要求。因此,办公室秘书必须要紧跟新时期发展步伐,树立正确的角色意识,不断提升综合素质,推动各项工作的高效运转,为本校的快速发展提供强有力的保障。

一、高校办公室秘书应具备的角色意识

(一)服务者角色为领导服务是秘书最基本的工作,尤其是新建的本科院校,学校领导要处理的事务较多,秘书的首要职责就是在领导的安排下处理相关行政事务,分担领导的压力,让领导有更多的精力和时间开展学校建设工作。高校办公室秘书不但要为领导服务,还要为全校师生服务,第一,保持学校信息渠道畅通,让全校的师生和工作人员都能及时了解学校的发展和工作动态。第二,主动了解学生的学习和生活情况,及时帮助有困难的教师和学生。在日常的行政工作中,高校办公室秘书的主要工作包括日常行政事务的处理、各类指示和会议精神的传达通知、学校设备采购及资产的管理和使用登记等内容。可以看出,高校办公室秘书的工作内容性质具有辅助性和服务性,辅助性表现在其工作内容包括完成好领导下达的任务,在各级之间进行沟通和联络;服务性可以理解为秘书的工作是为领导服务和为基层服务。在众多种类的内勤工作中,高校办公室秘书注重自身的服务性的角色和做好服务工作尤为重要。

(二)协调者角色工作的特殊性决定了秘书人际关系的复杂性,要求其能准确的揣摩和把握领导的意图,传达并安排好领导部署的工作,协调好领导与教职工之间、各部门之间、与其他院校之间的工作关系。此外,由于本科院校尤其是新建本科院校,办事部门较多,事物琐碎,很容易产生各种矛盾,只有协调好各方之间的工作,才能为学校创设良好的发展环境,为学校的和谐稳定提供保障。高校办公室秘书的协调者角色取决于其工作内容的多面性。高校办公室秘书工作的多面性表现在其内容涉及到会议组织、文件处理、信息收集、公务接待、上下协调、后勤保障等等众多职责。在这些工作中,首先高校办公室秘书要协调好各种工作之间的关系,在涉及内容和范围十分丰富的情况下,理顺各类工作的先后顺序和重要程度,从而顺利完成各种工作。其次,高校办公室秘书的协调工作还包括各方之间的协调和沟通,使各种活动顺利进行。因此,高校办公室秘书必然充当着一个协调者的角色。

(三)决策参与者角色为学校领导在决策方面提供参谋服务,发挥助手作用是校办秘书工作的重要部分。领导要做某项决策时,提前对有关事项进行全面深入的了解,做好资料的收集、整理和分析,把准确详实的信息报告给领导,站在全局的高度考虑事情,并提出合理的、有参考价值的建议和解决方法,辅助学校领导做好学校的各项工作。除服务者和协调者角色外,高校办公室秘书的工作还包括信息搜集和文件草拟的工作,因此,在学校的日常决策制定的过程中,校办秘书会参与到拟定、总结、公布、施行的各个环节中。由此看来,高校办公室秘书也承担着决策参与者的角色。(四)监督者角色“一分部署,九分落实”。要紧紧围绕高校中心工作,做好工作任务分解,推动学校各部门贯彻落实是校办秘书的一项重要职责。在领导做好决策之后,秘书就应该及时监督和检查工作落实情况,任何工作只部署不落实就达不到预期的效果,作为秘书就应该保障领导决策的实施和落实,推动学校的发展。由于高校办公室秘书承担的工作涉及到多个方面的内容,同时为避免出现错误决策等问题的出现,需要高校办公室秘书承担对决策者和执行者等多方面主体的监督职责,在多种方面的工作中认真落实和监督,从而确保各类活动和会议的顺利进行。

二、提升高校办公室秘书能力与素质的策略

(一)提高政治素养,保持清醒的政治鉴别能力高校办公室秘书的基本素养就是道德修养,工作中,必须明确政治立场,树立正确的价值观和人生观,坚持党的领导,遵守国家的方针政策和学校的规章制度,保持清醒头脑,这样才能抵御各种风险和考验。由于高校办公室秘书承担工作的复杂性和重要性,同时校办秘书是领导重要的助手和参谋,具有举足轻重的行政地位,因此,高校办公室秘书需要具备优秀的道德素质和政治素养。首先,高校办公室秘书需要有强烈的责任感,在各项工作中始终保持一丝不苟的态度,对待业务应当精益求精,在作为服务者、协调者、决策参与者和监督者的工作中,高校办公室秘书都应当能够充分了解其职责和角色期待,在组织会议、文件决策传达、信息搜集、参与决策、协调组织等各类工作中,都要具有强烈的责任意识。其次,高校办公室秘书应当保持无私奉献以及服务至上的意识和修养,在高校办公室秘书繁多且复杂的工作中,常常会需要临时性的加班,从而需要高校办公室秘书保持着一种吃苦耐劳、无私奉献的精神,并且能够承受一定的压力和挫折,全心全意的投入到工作之中,进而能够准时完成相关工作,同时保证行政工作的顺利进行。

(二)不断学习,提升综合素养秘书工作对专业能力要求较高,综合性较强。在党的报告中强调:“我们党既要政治过硬,也要本领高强。”要做到这两点,必须增强学习本领,善于学习。校办秘书人员要坚持“干中学、学中干”,要坚持做到缺什么补什么,不断提高自身的专业水平,努力使自己真正成为行家里手。要结合各自工作,在学习中深入思考,把学习与岗位职责紧密结合起来,与分析工作中遇到的问题结合起来,真正把所学的知识消化吸收,转化为解决实际问题的能力和本领。作为校办秘书不仅要有扎实的文字功底,掌握一定的专业知识,还需要掌握大量不同学科的理论知识,应对工作中的各种状况。此外,随着办公室信息化水平的不断提高,高校办公室秘书还应该具备较高的信息意识,有较高的现代化办公系统运用能力。因此,我们应该坚持学习各个方面的知识,不断提高自身的综合素质,以胜任工作。

(三)注重提高自身的组织协调能力秘书的工作内容和人际关系是十分复杂的,这就要求高校办公室秘书必须要具备良好的组织协调能力,能将有限的资源合理分配到各部门中,面对工作中产生的分歧时,能统筹兼顾,协调好各方关系,能有条不紊的面对各种紧急工作,能有效解决工作中各种问题,使全体工作人员形成一个高效的集体。因此,高校办公室秘书必须要注重提高自身的组织协调能力,使每个人都能在自己的岗位上做出应有的贡献。综上所述,高校办公室工作是一项复杂繁琐的工作,高校办公室秘书能力和素质的提升不是一朝一夕的事情,需要强化自身角色意识,充分认识到工作的重要性,不断通过学习给自己充电,把牢正确的政治方向,切实提高自身的综合素质和组织协调能力,更好的发挥职能作用,提高高等院校行政管理水平,更好的服务于学校。

【参考文献】

[1]饶晗.论高校办公室秘书能力的提升[J].中国市场,2018,(16):123-124.

[2]王新华,梁妍.浅谈如何做好高校党政办公室秘书工作[J].办公室业务,2018,(10):98.

作者:薛磊 单位:浙江水利水电学院

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