电子信息档案管理技术探究范文

《传承杂志》2014年第七期

一、档案信息数字化标准研究

（一）完整性标准完整性标准指电子信息管理能保障被数字化的档案文件具有完善的结构和内容，保障在互联网上可以查到文本档案所记载的关联文件，为客户提供有价值的关联信息。同时又要保障数字化结束后档案信息在逻辑上的独立性和精准性，保障数字化档案信息具有易理解性，使用户能清楚地明白任何一份数字档案内容里面蕴含的信息。完整性标准能够使电子信息档案保存较为完善，为日后的查阅、使用等工作提供便利。

（二）共享性标准信息数字化一个重要目标便是提升档案利用率，也就是实现共享性标准。档案信息是社会沉淀下来的结晶，数字化档案信息利用的普遍性和高效性有非常大的联系，所以共享性标准需要档案信息数字化确立完善的数字化保障体制，有效对信息进行了解、传送和使用。可利用技术来辨析，对社会财富和经济收益影响比较突出的档案信息尽可能地提高使用的效率。在互联网技术高速发达的时代，共享性功能是必不可少的，共享性标准提高了电子档案的使用效率。

（三）安全性标准档案信息数字化的来源可以分为两类，一是依靠采集电子文本和收藏纸质档案信息，二是通过机器人来收集以及录入档案馆的相关资料这两种方法。以上数字化档案信息和老式的档案信息不同，因为它的媒介是电脑储存技术，所以会有无法预料的不稳定因素，数字化信息的内容和位置会发生改变。所以，一定要保证在档案信息数字化处理时的安全性。首先，利用载入或者扫描方式来取得档案信息，一定要做好相对的检测和约束工作，从而保障信息档案的安全性。其次，在数字化档案信息储存和处理的时候，必须确保档案信息的内容和初始档案相同。再者，做好初始档案的保密措施，保障涉密档案信息不被违规浏览和阅读拷贝。最后，灵活运用现有的计算机安全技术，如防火墙软件、杀毒软件等做好防护措施，保证档案信息在数字化网络存储与利用过程中的安全。

二、档案信息数字化的影响

（一）工作重心的变化纸质档案信息的工作内容偏重于档案的贮藏和整理。其实档案工作的一大目的除了保护好珍贵历史资源之外，主要还是要提升档案的利用价值，这是档案工作生存与发展的基石。如何使这些档案信息能够对今后的社会建设与发展起到重要作用是档案管理人员不断探索和努力的方向。数字化档案信息可以利用计算机网络远程技术实现不同地域上的资源共享与使用，给需要资源的人提供快捷方便又全面的路径。因此，信息档案管理人员要转变工作方向，从纸质档案的保存整理工作向电子信息档案的使用和共享工作转移，提高使用效率。

（二）档案信息的资源共享由于互联网技术日新月异的进步和各领域信息一体化的实现，档案信息的数字化整理作为重要的组成部分慢慢成为档案管理的一个重要发展方向。档案信息数字化是加快全球各行业信息共享的重要筹码，其本质也是确保档案信息共享，实现资源共享与利用是管理的最基础工作。电子信息档案的一个重要特色就是资源的共享性，与以往纸质档案有着较大的区别，电子信息档案注重于资源共享。

（三）珍贵档案的保护工作档案的独一无二、初始性以及利用性决定了档案是记载过去事件的重要凭证。所以，保证档案能安全使用是管理档案工作人员的责任。将档案进行信息数字化整理后，档案使用方法从直接使用初始档案改变成利用数字化的档案信息，而不是从档案馆里面直接观看纸质档案。尤其对于蕴含着档案保存价值的文件，电子信息技术可让它更好地被保护起来。无论是纸质档案还是电子信息档案都是珍贵的历史资料，都要做好保存和保护工作。尤其是电子信息档案，由于是数字化信息，要做好数字化信息的保护工作，因此要对管理人员作出严格的要求。

（四）信息的多次利用借助网络信息传输的高效化、信息技术存储的方便化，利用信息技术在进行档案信息存储、管理、使用的一系列过程中，能够实现对档案信息的共享、及时更新，使得信息资源能够高效快速地被合理使用。在数字化档案中根据档案媒介的差异，可以把文策、音频、视频、相片等媒介的档案信息通过数字技术转换和处理，实现不限次数的阅读和收听,这能使档案信息的利用实时性和档案价值得以充分利用和反映，提升档案工作价值。

（五）响应无纸化办公随着国家电子政务法律法规的慢慢成熟、节能减排观念的深入以及电子文档的普及，国家对电子文档的指标进行调整和规范，在法律准许的范围内，电子文档可使用数字技术进行保存，和以前纸制档案的数字转化信息一同形成数字档案信息资源库。

三、档案信息数字化的问题与对策

（一）档案信息数字化标准档案信息数字化的目的之一是为了实现资源共享，而档案信息资源存在的分散性导致各式各样部门的档案文件媒介、情节、储存形式等千差万别。故在进行档案信息数字化过程中有必要遵守有关档案管理规定和信息管理标准，这是当前数字化整合过程中需要解决的问题。在当前计算机和网络通讯技术迅速进步的大环境下，各种现代化的新方法新思路和档案管理模式层出不穷，当然前提是必须顺应社会发展需要，及时更新和制定各类管理标准与方针，确保现代档案管理工作能适应时代变化的大潮。

（二）档案信息数字化受网络安全的影响信息时代的资源共享介质是网络技术与网络环境，也是现代档案管理的必然趋向，档案的相关维护人员主要任务就是要确保档案信息的安全性。档案管理人员当下的重要责任不再是仅仅对原始文件信息的安全性和完整性负责，还需要对信息技术带来的不可预知的威胁进行防范，这就需要对网络安全技术有所了解，以确保档案库的正常运营与维护。

随着各行各业档案资源规范化的不断深入，行业间信息联系日益密切。在进行档案信息数字化管理过程中应该认真谨慎地研究档案信息数字化中存在问题的相关对策、方案，还有各种不稳定因素，尽最大的可能利用计算机网络和数据库的一些开放接口实现跨越产业行业，跨越地域地界的信息资源共享，以此来帮助实现行业产业之间的信息数据库的资源整理与合并，提升档案使用效率、方便用户获得档案资源，真正实现信息资源共享，从根本上提升档案信息整体服务成效和质量。

作者：黄小玫单位：福建省邵武第一中学助理馆员