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人力资源在人事档案管理的应用范文

时间:2022-08-03 09:44:08

人力资源在人事档案管理的应用

摘要:

本文以人力资源管理角度,根据人事档案的分类阐述了高校人事管理过程中对人事档案的利用,思考了在利用过程中存在的问题,以期建立有效的机制,提高管理水平。

关键词:

高校人事档案;人力资源管理

高校人力资源管理,是指在以人为本的思想指导下,通过招聘、培训、绩效考核等管理形式对学校的相关人力资源进行有效运用,满足学校的发展需求,保证学校目标实现与教职工发展最大化的一系列活动的总称。其过程是通过对组织人力资源需求的预测作出人力需求计划、招聘人员、组织绩效考核、支付报酬、结合组织与个人需要进行培训提升,以便实现最优组织绩效。高校人事档案是人力资源管理的载体,是其过程的体现。高校人事档案记录反映了教职员工个人学习、工作和生活经历有关情况,呈现了高校教职员工德、能、才、绩各方面的真实表现。他们的工作表现、奖惩情况、家庭历史背景和人生轨迹,与人力资源管理中的招聘、绩效考核、岗位任免等方面息息相关。因此,高校人事档案管理是高校人力资源管理工作的重要基础,是高校“识人、知人、用人”的重要依据。

高校人力资源管理利用人事档案的第一步就是“读档识人”。我们招聘教职工,首先就是要审查其人事档案,审查通过后,进行招聘考察,录用之后,根据人事档案记载,安排提升培训,进行职务任免等人事活动。下面我们从人事档案材料分类的角度,来看高校人力资源管理对人事档案的利用。人事档案第一类是“履历材料”,这一类材料属于总结概括性的材料,表明自己的“三龄两历”,综合地阐述学习过程、工作经历、家庭背景等情况。对这一类材料的利用可以结合第四类第一小类“学历学位材料”和第九类第二小类中的“任免材料”。在招聘时,可以通过这三项了解应聘者具体的学习经历和工作经历,考察其所学专业是否对口,其行业企业经验是否符合招聘的要求。同时,随着高校人才培养水平的提升,越来越多的教职工选择提升学历,在升学过程中会利用已经获得的学历学位材料,考察其是否符合升学标准。第二类材料是“自传材料”,这类材料一般是和第六类材料“党(团)材料”一起形成的。第三类是“鉴定、考察、考核材料”,此类材料包括年度绩效考核登记表,挂职锻炼鉴定表和其他考察材料。这一类材料对人力资源管理工作的开展非常重要。现今高校的职称评聘竞争非常激烈,在职称条件量化的前提下,绩效考核的结果往往会对职称评选有影响,也会对第九类第一小类“工资材料”产生影响。高校中工资的晋升会根据往年的考核情况,只有考核合格及以上等级的结果才能正常晋升,形成档案第九类中的《工资变动审批表》,考核不合格则无法进行薪级工资的晋升。第四类材料是“学历、学位、培训和专业技术情况的材料”的一个大类。第一小类是“学历学位材料”,记录了我们学习的过程,及取得的学历学位;第二小类是“职业资格和专业技术职务材料”,高校教职工属于专业技术人员岗位的比例大多在70%及以上,所以每年形成的职称材料数量也较多,但这类材料平时需要利用的时间较少,主要起保存备份的作用;对于“双师型”的教师此类材料也包含职业资格的记载;第三小类是“反映科研学术水平材料”,第四小类是“培训材料”,人力资源部门会根据教职工岗位和自身需求安排培训,达到专业技术人员提升自身教学能力和科研能力,中层干部提升管理能力的目的。第五类是“政审材料”,多数为入党时,对家庭背景的审查,部分也包括入学时的政审情况和其他需要说明的情况。第六类是“党团材料”,这一类包括加入中国共产党的材料和加入其他派的材料,对某些特殊岗位,需要查看此类材料,并且为组织部党团工作提供数据。第七类和第八类分别是“奖励材料”和“惩罚材料”,具体为县级以上的奖励材料和违犯党纪、政纪、国法等材料,为人事部门和组织部门在人事任免、表彰、推优等方面提供依据。第九类材料是“工资、任免、出国等材料”,第一小类“工资材料”前面已经介绍过。第二小类“任免材料”记录了管理干部任免情况和相关部门的审批情况,只要职级发生变动都会产生相应的材料。人事组织部门根据此类材料梳理干部任免的经历,为组织审查是否符合提拔条件提供依据。第三小类是“出国(境)材料”,记录了干部出国培训、参会等情况。第四小类是“参加会议的代表登记表等其它材料”。第十类是除上述以外,其他需要说明的情况。

根据档案材料的记载,我们从人力资源管理的角度,了解教职工的各种情况,达到“识人、知人、用人”的目的,加强了管理,这其中也存在着一些问题。一是利用率不够,因档案具有保密这一特殊性质,所以能够查阅档案的人员范围较窄,主要集中在人事组织部门或档案管理专员能够查阅档案,这样档案的利用率就较低。同时,在从事人力资源管理工作的过程中,会存在对某些信息的重复查询,增加了管理人员的工作量。部分档案的完整性、连贯性不够,档案中出现时间的断层,某些经历无法从档案中体现,并且某些科研成果不存入个人人事档案,根据“档随人走”的规定,人一旦离开,相关的辅助材料就会随时间失效。在今后工作中,只有健全管理及形成机制,巩固档案审核工作,才能提高人事管理过程中对档案管理的利用率和效率。

高校人事档案是在人力资源管理过程中产生的,高校人力资源管理又是以人事档案为载体,两者相辅相成。人事档案管理工作只有与高校人力资源管理配合进行,才能在其中发挥更好的作用。

参考文献:

[1]武志芳.高论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理,2013(06)

[2]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济,2009(35)

[3]薄祥宇.基于人力资源的人事档案管理[J].兰台世界,2009(11).

作者:刘妍 单位:重庆城市管理职业学院

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