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论医学教育电子管理现状与发展

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【提要】传统的继续医学教育学分采用纸质化管理,纸质版学分证需要人工填写大部分内容,也不利于保管和查询,无法适应日益提高的工作需求,电子学分应运而生。本文通过比较和分析传统纸质版学分管理与电子学分管理的优缺点,提出关于电子学分管理发展前景的建议与思考。

【关键词】继续医学教育;电子学分;信息化管理

继续医学教育指经医学院校基本医学教育后,以新知识、新理论、新技术和新方法为主要内容的终身性医学教育,是医务工作者提高自身知识储备,提高专业技能的重要途径之一[1]。自20世纪70年代从美国引进以来,我国继续医学教育已发展40余年,且整个体系在不断运行中得到了显著改革与完善[2]。继续医学教育管理通常通过学分登记制完成,学员以参加继续医学教育项目并通过考核的形式获取学分,而每个医疗机构将工作人员参加继续教育所获取的学分作为员工年度考核的重要内容之一,并与个人职称晋升直接挂钩。因此,对继续医学教育学分进行有效管理非常重要,并应具有规范性、制度性、效率性、可控性等特点[3]。

1纸质版学分证书的弊端

传统继续医学教育学分采用的是纸质版学分证书,管理模式也一直以纸质化管理为基调,存在一定的弊端。

1.1学分证真实性较低继续医学教育纸质版学分证上需要写明项目编号、项目名称、项目学分、姓名、年龄等信息,并需相关管理部门盖章以证明学分证的真实性[4]。在该操作过程中,管理部门无法进行全程监控,所有学分证从填写到盖章都由项目举办单位相关工作人员完成,所有审核都采用人工审核,虽然管理部门制定了相应的制度和流程以约束整个继续医学教育项目的实施,但苦于学员人数众多,不能有效完成学分证的全程监管[5]。

1.2学分证办理及审核效率较低每个继续医学教育项目学员人数从几十人到几千人不等,每一份纸质版学分证都要进行申领、填写、审核、盖章等流程,工作效率无法有效提高,需用大量的时间。

1.3学分证难于保管及查询在管理措施不断信息化、电子化、精细化的今天,纸质版学分证的保管存在很多不确定因素[6],若没有完善的系统化管理平台,一旦遗失,补办的查验工作将难以进行,需要查询大量的相关资料才能确定某人是否曾参加此项继教项目,并且需要核实其通过考核之后,管理部门才能出具相关证明进行补办。纸质版学分证弊端凸显,已跟不上现代化管理的步伐。在深化医药卫生体制改革,加强医药卫生信息化建设的同时,进一步推进继续医学教育的信息化管理十分必要[7]。国家继续医学教育管理平台和省级继续医学教育网站已使用多年,对国家级和省级继续医学教育项目申报、执行汇报、备案、查询等工作可进行较为系统性的管理,但在项目举办环节和学分授予环节,始终未能解决如何确保项目举办真实有效、如何确保学员完成所需授课时间、如何确保学分授予过程有迹可循等一系列问题[8]。本院作为三级甲等专科医院,每年举办国家级和省级继续医学教育项目近百项(图1),仅2017年,本院继续医学教育项目参与人数近16000人次(图2),将如此数量庞大的人员信息通过人工的方式进行汇总并分析是非常困难的事情。至于省级乃至国家级继续医学教育管理部门,对数以万计的继续医学教育项目进行人工整理,难度将更大。

2电子学分系统的优势

2017年10月,四川省继续医学教育委员会正式启动全省范围内继续医学教育项目电子学分授予工作,并启用一套全新的省级继续医学教育管理平台。电子学分授予系统的推出有效弥补了国家级和省级继续医学教育项目管理系统对学分监督的空缺,完善了整个继续医学教育项目的管理体系和操作流程,对强化继续教育学分管理的信息化和精细化起到了有效的推动作用。下面对电子学分的优势详细阐述如下。

2.1增加了继教项目举办过程的可控性在传统的管理模式中,从继教项目正式批准到执行汇报基本由项目负责人自行掌控,管理部门无法获知项目进度,对于项目最终的授课学时起不到任何监督或审核作用,而现行的继续医学教育电子学分授予系统从源头上改善了这一环节[9]。现在,每个继教项目正式举办2周前,都需将具体的项目通知和日程上传至系统,通知要求提供经单位主管部门批准的证明,日程要求详细录入,省级继续医学教育管理部门在系统中对项目举办时间、地点、授课课程和获得的学分进行审核,审核通过后,项目负责人即可具体实施继续教育培训工作。该管理程序的改革增加了继续教育项目举办过程的可控性,管理部门可掌握继续教育项目的进程,也能在第一时间关注到项目的内容、课程、学分授予情况等。该项监控工作的实施,可以避免继续教育项目实际执行内容与申报内容不同,授课学时、学分不够等问题也得到强有力的扼制。并且,如果系统中学时与学分不匹配,日程根本无法上传,项目无法得以审批,项目实施和学分授予工作也无法开展。一旦无法完成项目申报时的学时及学分,申报单位及项目负责人都会按照相关规定受到相应的处罚。

2.2避免了可能存在的人为差错继续医学教育纸质化管理模式中,纸质版学分证需要手工填写很多重复信息,例如项目编号、项目名称、项目起止日期等等,工作量很大,且因手工填写人为影响因素多,很容易填错,给学员造成麻烦。部分学员对纸质版学分证进行姓名涂改、相互借用,因此学分证不能真实反映学员实际参与情况。电子学分系统可以避免人为因素造成的很多混乱现象。电子学分系统要求学员携带身份证,在项目开始前及结束时各刷1次身份证,系统根据身份证刷取情况核定学员是否完成相应学时,这也是学员取得学分的前提条件[6]。采用电子系统刷取身份证信息,刷取时间不能更改,可真实反映整学员参训情况,获得的学分也对应身份证持有者本人,无法进行转借或涂改。最为重要的是,电子学分系统可直接、自动核定学时是否符合要求,避免了人为审核或填写资料有可能存在的错误[10]。

2.3健全了继教项目管理的规范性电子学分管理系统有一套已设定完善的程序,每个环节间紧紧相扣,完成上一步才能继续进行下一步,每一步都需要通过系统和人工双审核,才能最终拿到授予的学分,使整个继续教育项目的流程管理更加规范。采用纸质版学分证,无需刷取学员身份证信息,无法真实反映学员接受培训的时间;纸质版学分证不需要通过上级管理部门审核,项目负责人在项目培训前以预估人员数量到管理部门领取学分证,培训后直接发放学分证,管理部门无法确切了解学员上课情况,也无法对学分郑的数量进行控制,极易出现学分证流失的情况。电子学分系统启用后,学员所有上课信息直接反映到系统中,考勤和考核同时合格之后,系统自动显示获得的学分,否则会提示不合格,并提交上级管理部门审核,人工审核通过后,学员可通过自己的账号及密码登录到个人界面查看学分授予情况。整个管理过程一气呵成,步骤流程清晰可循,学分授予规范便捷。管理部门在对系统中的项目及学分进行管理时,可以快捷查询相关信息,也不会出现纸质版学分证存在的极易遗失的情况[11]。

3关于电子学分系统的建议

电子学分系统具有极好的发展前景,管理模式科学,杜绝了人为因素的影响,减少了工作量,也大量减少了对纸张的需求。然而,电子学分系统也存在一定的问题,就此提出以下建议。

3.1进一步规范学分考核制度电子学分系统需要在学员考核结果审核环节采用更强有力的监督手段。系统可增加考试模块,项目负责人在提交项目通知的同时提交试题,并采取差额题目导入模式,系统自动随机选择考题组成试卷,学员登录自己的账号后进行在线考试,系统自动判断正误、确定得分,并提交至上级管理部门进行审核。采用刷取身份证信息登记线下学习情况、在线考试评估学习效果的管理模式可确保绩效项目考核环节的管理更加规范[12]。

3.2进一步完善电子学分查询及认证通道上级管理部门应出台更多的、可行的电子学分查询及认证通道,将电子学分的认证加入单位人力资源管理信息系统中,职工通过个人账户即可生成相关继教项目电子学分的二维码,人力资源部门扫码即可将职工的电子学分录入系统,并计入其年度考核中。整个过程全自动化、高效化,无需进行额外的审核,不仅可节约工作时间、简化办事流程,也有助于继续医学教育电子学分的管理具有可持续性。继续医学教育电子学分系统发展机遇与挑战并存,存在很多能够升级和完善之处,只有在不断的实践中发现、解决问题,才能让其发挥更大的作用,使继续医学教育惠及更多的医务工作人员。

参考文献

[1]许玉玲,黄云超,路健,等.继续医学教育管理系统的应用体会[J].中国当代医药,2009,16(20):154⁃155.

[2]张红妹.医院继续医学教育管理存在问题及实践探讨[J].中国医院管理,2013,33(12):71⁃72.

[3]邢冉,王亚军,马新明.医院继续医学教育管理的实践与探索[J].中国医院,2016,20(8):62⁃63.

[4]王珩,陆华,李念念,等.继续医学教育学分管理系统在医院中的应用探讨[J].安徽医学,2015,36(11):1409⁃1411.

[5]白琳茹,郭晓霞.继续医学教育管理系统的实践效果及应用体会[J].继续医学教育,2011,25(1):1⁃4.

[6]尹照玲,胡伟,陈希.应用继续医学教育管理系统的效果及体会[J].当代医学,2009,15(18):38.

[7]归纯漪,傅瑾,席淑新.基于手机APP的护理继续医学教育管理实践[J].护理学杂志,2017,32(7):60⁃62.

[8]孙勇,时广利,黄艳伶.专科医院继续医学教育现状分析与管理[J].继续医学教育,2017,31(11):3⁃5.

[9]韩爽.继续医学教育的重要性及其重要作用[J].人力资源管理,2016,19(4):138⁃139.

[10]杨全新.加强继续医学教育管理促进医院持续发展[J].中国继续医学教育,2015,7(1):2⁃3.

[11]魏慧芸.医院继续医学教育管理模式的探讨[J].河南医学研究,2015,24(11):61⁃63.

[12]袁江,朱学平,周自琴.浅谈继续医学教育管理中存在的问题及对策[J].人人健康,2015,24(23):240⁃241.

作者:贾璟轶 王慧卿 张聪 陈楠 黄莉君 单位:四川大学华西第二医院教务部

汕头大学医学院学报责任编辑:张雨    阅读:人次