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医院行政会务工作流程探析

2019/08/27 阅读:

摘要:医院在开展行政会务时,为提高工作效率,应当对具体的工作流程及各部门的职责加以明确。基于此点,文章从医院行政会务的主要内容分析入手,论述了医院行政会务的工作流程及管理制度。期望通过本文的研究能够对医院行政会务工作水平的提升有所帮助。

关键词:医院;行政会务;工作流程

1医院行政会务的主要内容

对于医院而言,行政会务是一项较为重要的工作,具体是指与医院行政有关的会议事务,是以确保会议顺利进行为目标,以提高会议质量为宗旨的综合性组织活动。医院通过行政会务,可以解决行政管理方面的各种问题,有利于推动医院的持续发展。医院行政会务的内容主要与医疗事务有关,由于涉及医院的一些重要决策,所以部分会务需要严格保密。医院行政会务具体包括:院务会、院长办公会、医疗例会、部署会、总结会等等。从会务的内容上看,有的是传达精神、有的是现场办公、有的是决策、有的是考核评价。医院通过行政会务,能够使领导与各科室及各部门之间的沟通更加顺畅,有助于工作的协调和进度的督查。因此,医院应当对行政会务的开展予以高度重视,并采取有效的方法和措施,保证行政会务的有序进行,提高会务质量。

2医院行政会务的工作流程及管理制度

2.1医院行政会务的基本工作流程

(1)提出申请和审批。此项工作可由会议组织科室负责,具体的要求如下:会议组织部门应当在会前对本次会议的主题进行确定,并在办公室的公告栏上提前写明。然后由医院的主管领导或部门负责人对会议申请进行审批,需要注意的是,院长办公会、院务会以及全院职工大会等必须由本院的高层领导进行审核。(2)排程与协助。会场的排程可由办公室全权负责,相关工作人员按照30天内所有的会议申请进行会场排程,若是需要办公室协助,会议组织部门应当在会议室使用申请表中对此进行注明,并提出相应的申请,由办公室进行审批。当需要在医院外设置会场时,会议组织部门应当在会议室使用申请表进行注明,并提交给院长办公室,由其负责联系会场。(3)会场布置与准备。当会议中需要使用多媒体等设备时,应由医务科和后勤科共同负责所需设备的准备工作。对于大型的正式会议,如院务会、全院职工大会等,可由院长办公室负责对会场进行统一布置。会议准备主要包括相关资料的准备、议程及与会人数的确定、住宿及餐饮安排以及会议通知等等。此项工作可由会议组织科室与办公室共同负责。(4)会议召开。不同类型的会议应当由相应的人员负责主持,大型正式会议,如院长办公会、院务会等,必须由医院领导进行主持;工作协调会和一系列的专题会议则可由主管领导或部门负责人主持,办公室则应进行协助,要求所有与会人员必须进行签到。(5)会场服务与记录。为确保会议能够顺利开展,必须保证会场服务有条不紊地进行,可由会议组织科室与院长办公室共同负责会议资料的发放,领导席茶水的供应和补充、会议过程拍照等工作。同时,还要正确填写会议记录。如果是院长办公会则应进行会议纪要,并由办公室主任负责起草,报院长签发。(6)会议室整理。当行政会议结束后,应当由办公室和会议组织科室的相关工作人员负责对会场进行整理。(7)会议宣传报道。对一些重要会议活动应根据工作需要及时通过有关宣传载体在一定范围内做好有关信息的宣传,以增进职工群众和社会各界对医院工作的了解。(8)会议决议跟踪。可由会议组织科室对会议决议进行跟踪,如有必要可以采用立项督办的方法,对于之前未能及时发现的一些问题,应当采取积极有效的措施进行补救,并对相关事宜进行协调处理,从而确保会议各项决议、决定及决策能够顺利地贯彻落实。

2.2健全医院会务管理制度

对于医院行政会务工作而言,完善的管理制度是会议正常召开和有序进行的基础保障。为此,医院应当对会务管理制度进行逐步健全。具体措施如下:一是当医院承办一些具有社会影响力的大型会议或是开展重要的外事接待活动时,应当由院长办公室负责或是配合有关主管部门对接待事宜进行拟定,并对会议议程进行合理安排。同时,可将会务接待工作进行层层分解,落实到各个职能部门,当各部门接到任务后,应当根据具体的内容和要求,开展相应工作,并且各部门之间要紧密配合,确保会议的顺利召开。二是医院各部门承办会议时,必须提前到院长办公室进行登记,按登记情况对会议时间安排表进行编制,并及时报院长审批,在每周的周末将会议安排情况及时下发给全院的各个科室,而各科室则应当根据会议安排按时参加会议。三是会议的承办部门应当拟定好会议议程,并在会议前一天呈送给会议主持人,及时通知领导及相关人员参加会议,并提前到达会议现场,对到会人数进行清点,对于未到者应进行催请。四是应当由院长办公室负责对医院会议室进行统一管理,在未经登记的情况下,任何部门及个人不得对会议室进行随意使用,以免影响会议议程。如果某个时期内的会议较多,在时间上发生冲突时,院长办公室可根据会议的重要程度进行协调。五是会议活动的宣传报道应按照医院信息公开的原则做好宣传信息的审核把关,确保宣传的质量和效果。

2.3会务工作的注意事项

医院行政会务工作进行的过程中,偶尔会遇到一些突发的状况,为避免这些突发事件对会议的正常进行造成影响,必须采取有效的方法加以应对:首先,在突发状况出现时,负责会场秩序的工作人员应当做出快速反应,分析状况的成因,积极采取行动,协调各方力量对问题进行快速处理。其次,可在会议开始前,制定合理可行的应急预案,当意外出现时,及时启动应急措施,避免对会议的正常进行造成影响。再次,要不断总结经验,对会务工作流程进行优化,最大限度地避免各种问题的发生,从而确保会议顺利完成。

3结论

综上所述,医院行政会务是一项较为复杂的工作,由于其中涉及的内容较多,一旦某个环节或是细节出现问题,都可能对会议过程造成影响。为此,除了要对行政会务的具体工作流程加以明确之外,还应当制定合理的会务管理制度,以此来确保会务工作的有序进行。

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作者:孔德宏 单位:江苏省泰州市第二人民医院

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