唐代文书档案制度对行政工作的现实意义范文

唐朝规定政府各部门都要定期向史馆送交档案材料，这样就保证了史料的来源。大量的档案得以在史馆中统一保存，史馆也成为了唐朝时期国家最大的档案保管机构。最后，地方也要将行使效用后的重要文书保存在各官府中。县级管理机构中，长官为县令，下设主簿、录事的官吏复杂文书、档案工作。镇、关也都设有专门负责文书、档案方面管理事务的官吏。

档案管理制度与行政工作

唐朝档案管理机构设置十分成熟，档案种类也相当完备。按照性质和作用，档案的主要种类有政务档案、起居注、时政记、天文档案、甲历档案、户籍档案、记账档案、地图档案八大类。这些不同种类的档案是国家行政管理的重要工具，其严格的档案管理制度保障了国家管理的有序进行。

1.为建立健全国家的法律体系提供了借鉴。对于新建立的国家，统治者需要尽快制定国家的律法，为建立健全的国家统治制度奠定基础。唐朝的统治者在政治变动的时期，就非常注重搜集和整理前朝的档案，以满足完善本朝统治制度的需要。如唐朝的《武德律》就是以《开皇律》为蓝本制定的。

2.为政务处理利用提供方便。唐代的档案管理制度将具有参考价值的资料都保存起来，这样，统治者在处理一些政务时就可以作为参考。如，在审理案件时，如果律法的规定不是很明确，就可以翻阅前判案档案查阅相似案例作为参考。中书舍人在起草文书时，也要参照存档制敕旧本。处理公务过程中形成的公务文书，是对历史真实的记录，还具有凭证的作用。若公务处理事后发生争执，或发生纰漏官员推诿责任时，可以将以前有关文书档案拿来查证权责。

3.提高了唐王朝政府工作的效率。唐王朝在当时文治武功卓著，经济发达，是世界上最富强的国家之一，这与严格的勾检制度有紧密的联系。首先唐朝的勾检官必须依照律法的规定以律令格式为依据进行勾检制度，而并非以自己的意志为参照行事。勾检工作的准绳客观而统一。其次，唐朝定下了严格的“程限”制度，以律法的形式规定了官员的办事程限，还设置勾检官督促付诸实现，这样就保证了行政效率，避免了拖延现象。在勾检制度和律令的约束下，唐王朝国家机关行政管理十分高效。

为唐王朝国家管理提供积极的保障

1.人事档案与行政管理。唐王朝是我国封建社会的鼎盛时期，君主贤明，人才济济。这与唐朝的甲历档案管理制度有十分重大的关系。唐王朝以官员的人事档案甲历作为量才授官的重要依据。为了保证甲历的真实性，每届铨选前，都要由门下、中书、上书三省的官员与本部门的甲库令共同核验甲历，三省甲库中的甲历资料完全相符的人才能报请吏部授官。三省甲库互不隶属，互相牵制，这样的人事档案管理为铨选作弊起到一定的制约功能。

2.地图档案与行政管理。统治者要完成对国家的治理，对内就必须对国家的地域分布和风土人情有一定的了解，对外就要了解他国的区域分布和风土人情，这些都要依靠地图来完成。统治者历来重视对地图资料的收集。如隋在统一战争中，就十分重视收集这些图集。统一后，隋朝将州郡重新划分，为了说明这些州郡的地理位置、隶属关系以及重要的河流道路关口等情况，需要编制并借助大量的地图档案。地图档案的存在除了以上作用外，还为统治者各项政令的实施提供了依据。如唐王朝时划分全国行政区域的《十道图》、《海内华夷图》等，这使得唐王朝在治理天下时更有针对性。

3.户籍档案与行政管理。封建社会，人口的数量直接关系到国家的财政。建立完善的户籍制度，据此征收赋税是国家的重要管理方式。唐朝在人口盘查和登记上十分严格，以便获得国家人口的真实数据。若出现瞒报或错误的情况，相关人员还会受到严厉的惩罚。唐朝对户籍的管理也十分完备，户籍的编制、呈报、保存都有详细的规定。户主根据政府的规定对自己家里的人口及受田亩数情况如实登记到登记簿。这个登记簿在当时称为“手实”，乡里将“手实”交给县里作为编造户籍的依据。为了防止隐匿农业户口现象，唐代的僧人也有固定的户籍。严格的户籍制度使得国家直接控制的人口数量大大增加，为推行以人丁为标准计税的“租庸调”制奠定了基础。唐中期以后，政治混乱，户籍紊乱不堪，无法再推行“租庸调”制度，改为实行以资产为宗的“两税法”，其实，这种征收税赋的方式还是以户籍为依据的，也需要借助户籍档案来实行。

4.对唐朝修史事业发展起到促进作用。唐朝完善的档案管理为修史事业的兴起提供了可能。唐王朝非常重视对档案的收集和整理，并将各部门定期移交资料作为规定，大量的档案资料集中起来，成为修史的原始材料。在唐统治者的提倡与支持下，唐代史学异常繁荣，诞生了“二十四史”经典史学名著系列。

唐代档案管理制度的问题与局限

1.唐代将档案工作的有关规章提升到法律的高度，对我国古代档案管理工作作出了极大的贡献。但是，对档案的立法律令具有依附性，在《唐律疏议》与《唐六典》中可以看到是作为国家法典的附属部分存在的。另外，档案的立法，是出于维护统治者封建专制的需要，为了维护统治阶级的利益，其约束对象只能是那些被统治者，即那些社会底层的广大人民，对统治者和管理者是不起作用的。

2.唐朝时期，将甲历作为选官的重要依据。这就成了一些人钻营的目标。在管理严格的情况下，营私舞弊的出现几率要小些。一旦管理松懈，甲历选官的制度将会迅速滋生腐败。唐中期，政局动荡，甲库管理也受到冲击。利用甲历营私舞弊的局面迅速滋生并蔓延，铨选混乱，甚至有官吏操纵铨选大权的现象产生，给唐王朝的治理埋下了隐患。武太后临朝时期，不再重视甲历选官的制度，而“委令史句直，以为腹心”，造成官员补授失序，铨选混乱。有冒名顶替的，有花钱买的，还有“试判之日求人代作者”。天宝十一年（752），右相杨国忠在自己家里就进行选官。一些人为了获得高官厚禄，贿赂档案管理官员。档案管理官员便利用自己的职务之便，涂改、伪造甲历。从唐中期开始，极端混乱的甲库管理状态，给铨选工作带来了极大的影响。

档案是对社会实践的最原始的记录，对社会管理具有重要的参考价值。唐王朝在借鉴前朝档案管理经验的基础上，加入自己的实践经验对文书档案管理进行了完善，开启了档案管理的制度化和系统化的先河，为后世留下了宝贵的档案管理经验，提升了档案管理在行政管理中的影响力和地位。虽然档案管理还存在着诸多的问题，但是，它独具的优越性是不容抹杀的。如独具特色的甲历档案铨选制度，在唐朝前期起着举荐优秀人才的良好作用，这为我国的档案利用和官吏管理工作都提供了一个全新的思路。后代的封建王朝都采用同样的制度与方法来对国家的事务和官吏进行管理。同时，不同于以往的从档案史的范畴着手，从历史的角度来研究唐代的档案管理工作的做法，为我们的研究提供了一个新的视角。（本文作者：谷新忠单位：河北大学）