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行政单位档案管理工作创新思考

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摘要:在经济社会稳步发展的进程中,行政事业单位对于档案管理工作的重视程度日渐提升,为了更好的迎合信息时代的发展,主张对行政事业单位档案管理工作路径加以创新,使其可以符合当代社会的发展要求,满足行政事业单位的发展需要。本文重点探讨的就是信息化背景下行政事业单位档案管理工作的创新的途径,结合着行政事业单位的特殊性,分析开展档案管理工作的意义,在明确现阶段工作状况的基础上,提出较为可靠的建议。

关键词:信息化;档案管理;行政事业单位;创新途径

行政事业单位涉及到的工作内容较为繁琐,拥有着复杂的工作流程,尤其是档案管理工作的开展过程中,需要面对多个部门的具体工作情况,针对于部分资料主张积极的整合到位,由此才能为后续的使用提供可靠的参考。传统的人工管理方案无法适应信息化时代背景下行政事业单位的实际需求,需要对实际的工作模式加以创新,采取科学的创新思路,确保档案管理工作的实效性能够稳步的提升。[1]

一、行政事业单位中档案管理工作开展的意义

在经济社会稳步发展的进程中,市场经济的脚步日益加快,行政事业单位对自身的发展方向和基本的要求等做出了较为合理的调整,同时开始将关注的重点适当的转移至档案管理工作上。积极的落实档案管理工作,能够为行政事业单位的发展创造良好的效益,单位想要实现稳定的前进,必然需要档案管理工作有条不紊的开展,这是整体工作中的关键组成和可靠保障。档案管理工作现已逐步的渗透至多项工作中,必须要结合着信息化时代的发展进程,对档案管理工作的路径进一步创新。单位的进步和发展需要多种工作的协调配合,无论是哪一个环节出现问题,都会影响到单位整体的发展进程,因此必须要切实保障多个环节的有效配合,在综合分析工作流程和模式之后,采取合理化的方案,保证相关工作的进展对单位的长远发展起到积极的影响。当前,档案管理工作正处于改革、创新的关键时期,因此需要寻找到合理的落脚点,积极的收集相关的信息,将档案整理工作落实到实处,同时针对于档案的基本内容展开合理化的分析,依照时代的发展状况,对企业展开科学的评估,由此更好的确定企业的未来发展方向,保证单位能够与时代共同进步。科学合理的档案管理工作能够让企业获取可靠的保障,强化企业的发展水平,使其经济效益能够上升至新的高度。

二、信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新途径

(一)逐步的改变传统的档案管理模式传统档案管理工作中常常接触到的工作内容是管理照片、录音以及纸质资料等,很多资料的收集与管理都需要人工操作,这对于档案管理人员来说具有较大的工作量,所涉及到的步骤繁琐且复杂。[2]在传统的档案管理工作中,如果受到相关因素的影响,档案管理部门将无法对储存的资料进行信息的提炼,这就使得很多的资源被浪费,难以实现合理的利用,对于档案管理工作十分不利。现阶段,信息化时代的影响使得多媒体技术、光盘刻录等诞生,给档案管理工作注入了新的活力,主张档案管理部门积极的了解未来的发展动向,逐步的转变传统档案管理模式,实现实体管理向着信息管理模式的转变。应该在行政事业单位中积极的学会利用现代化信息技术,让多种档案资料实现信息化加工,通过科学的整合,完成对档案资料的数字化处理,保证资源被充分的运用到位,不会出现被浪费的情况。另外,档案资料的信息化管理可以让档案资料服务更加的全面,由此推动社会经济的稳步发展,逐步的实现最优化的社会效益和经济效益。

(二)稳步的构建档案信息管理系统为了让档案管理工作真正的体会到信息化时代的深刻影响,主张在行政事业单位中构建起档案信息管理系统。首先需要及时的对档案管理的流程逐步的优化并改进,确保符合当前档案管理的实质性需求。其次则是开发档案信息化系统功能软件,使得文件管理工作在实际开展的时候,能够真正的发挥出高效的利用价值。最后则是建立健全档案管理内控制度,由此给档案管理工作的开展提供相对于可靠的保障。在运用电子档案的时候,应该密切的关注电子档案的安全程度,在信息化时代的背景下,档案管理工作虽然提升了相应的效率,但是面临的危险因素较多,需要在构建起相对于完善的档案管理系统之后,强化计算机的防范力度,避免黑客的攻击和病毒的侵入,使得电子档案的信息被严格的保护起来。电子档案的真实性也是需要重点关注的问题,因为电子文档在生成到存档的全过程都无法确保元数据的完整,所以需要行政事业单位逐步的完善电子档案的管理办法,同时结合着国家现阶段尚在完善的法律条文对其实施合理的保护。

(三)进一步实现档案管理的安全化信息安全素质对于信息化背景下档案管理人员十分的重要。在行政事业单位中,参与档案管理工作时,相关人员需要积极的重视信息安全素质的提升,这样才能符合档案管理工作特殊性的基本要求,使得相关的信息得到可靠地保障。[3]面对繁琐的新技术和新载体,档案管理工作的模式呈现出多元化的发展趋势,行政事业单位中的档案管理工作迎来了新的机遇和挑战。档案管理人员需要具备发展的眼光看待新的事物,积极的将服务观念和服务意识等逐步的深化,确保档案管理的实效充分的显现。需要正视新时代背景,更新服务的观念,通过逐步的拓展服务领域,使得服务方式有效变革,推动经济的进一步发展,同时促使社会实现全面的进步。

三、结语

二十一世纪是信息化的时代,多种工作的开展开始重视信息化手段的融入,在行政事业单位中档案管理工作也不例外。为了让工作的效率稳步提升,保证将档案管理的工作成果逐步优化,主张积极的利用信息化时代的优势,将传统的档案管理工作模式加以改变,使其更符合新时期新时代的要求。

参考文献:

[1]谢岳峰.基于新形势下行政事业单位财务档案管理工作的研究[J].办公室业务,2018(19):92.

[2]王静.探讨行政事业单位大数据时代信息化档案管理[J].办公室业务,2018(08):74-75.

[3]李东宾.行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策[J].时代金融,2018(06):260.

作者:刘兆丽 单位:内蒙古兴安盟科右前旗公安局科尔沁派出所

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