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行政中心档案数字化管理必要性分析

2019/06/24 阅读:

【摘要】为了确保行政服务中心档案管理质量,要科学引入数字化管理模式,通过数字化管理,不仅提高了档案管理效率,也进一步保证档案人员工作质量,本文分析了行政服务中心进行档案数字化管理的作用,结合进一步工作实践,提出了几点有效的策略,希望分析能进一步助力行政服务中心档案管理工作有效开展。

【关键词】档案数字化;管理策略;分析

引言

在行政服务中心,档案利用率十分高,为了进一步提高档案管理能力,工作人员要结合具体工作实际,采用先进的数字化管理方法,以提高档案管理水平。通过不断总结,相关工作人员应该提高档案数字化管理的认识,并积极加强专业能力,以不断提高档案服务能力。

1.行政服务中心档案管理数字化的作用

1.1提升了档案的利用率。

针对档案管理的相关工作,目前我国的行政服务中心仍然采用传统的方式为主,即以纸质化档案放置在档案馆之中,档案被固定化地保存在相应的位置。然而,伴随我国行政服务中心的有效拓展,档案的数量也随之有所提升,因此传统方法下的档案储存势必会遇到诸多的问题与困难,原有的空间无法满足契合档案存放的需求,服务中心也不能压缩其他的办公正常空间,使得档案的储存率与利用率都较低。

1.2提高了办公效率。

通过将原有的纸质化档案数字化,能够切实快速完成档案的归档处理,提升其利用率。这一点在相对较为大型的形成服务中心的价值更高,一旦涉及到退休、入职等各方面的问题,为了能够做到第一时间的信息取用与数据查询,数字化档案能够发挥更大的作用,而传统纸质化档案的步骤较多。不仅能够有效减少工作人员的任务,还能够进一步提升人事调动信息的准确率,避免人为误差的现象发生,使得相应的职能人员无需二次离开工作岗位,即可快速、效率地获得信息,提升效率。

1.3提高了经济效益。

对目前我国所实行的社会主义制度而言,信息成为越发重要的载体与数据,传统的工作方式已经难以跟上社会的步调。尤其是形成服务中心的档案处理工作,传统的纸质化档案为了有效跟上当前的社会需求,需要职能单位耗费大量的经济成本,而新型的数字化档案模式的出现,相较于传统的传统模式能够有极大的作用与优势。首先,由于不需要纸质化档案,因此在原材料上得到了极大的节省,并与此同时减少了储存空间所需要的成本。最为重要的一点在于,由于信息化档案更为便捷、操作更为迅速,因此专职档案管理的人员工作强度也能够有效降低,最大程度上节省了经济成本,提升了经济效益。

2.行政服务中心档案数字化管理策略

2.1创建行政服务中心档案数字化管理系统。

正如前文中所提及的,对目前行政服务中心的数字化档案工作而言,传统的纸质化档案方法已经无法满足日常需求,数字化档案是发展的必然走向与趋势,而为了满足数字化档案管理首要任务,即为建立专门的管理系统。相关的职能工作人员,应当充分考量自身日常工作过程之中的实际情况,选择契合性更高的设备与系统用以设计专门的数字化档案管理系统,用以对相关软件的整理、扫描,并且针对已有的档案做好数字化的转变工作,尤其是针对重要档案内容,进行额外的备份、安全处理,从而更好保证档案的全面性,针对需要变动的档案,也要做好实时的调整和更新工作。

2.2做好文书处理工作。

就日常行政服务中心档案管理工作的经验来看,文书处理是最为重要的一个工作环节,文书的质量会直接影响到整个行政服务中心的日常工作。因此,针对现有的档案处理工作、文书处理工作,必须做到积极主动的调整和完善,用以更好契合全面地数字化档案更新工作,推动行政服务中心更好发挥作用。数字化文书处理不仅仅是将原本的纸质化内容,转变以数字化、信息化内容为载体的文件,而是要将文书传递的方式,也以数字化信息化的方式运作,保证其处理的效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度,及时清理和解决琐碎的档案管理问题,保障档案管理的有效性。过去对于文书的处理方式必须要耗费很长时间,而计算机数字化背景下可以更好的解决这一问题,更好的处理档案信息和文稿,对于工作效率提高具有重要意义。

2.3不断优化性能。

针对目前我国行政服务中心的而言,数字化档案能够有效提升相应档案的工作效率,而为了进一步保证系统的稳定性与多元化价值,还需要做好其相应的优化工作。首先,要全面给予数字化档案的升级能力。随着我国信息化科学技术的进一步发展与提升,我国的各类信息化系统也得以多元化的发展与更新,而对于行政服务中心而言,还要保证其所使用的档案系统也能够更新,从而更好契合社会工作的发展变化。其次,要根据工作的实际情况,提升系统的可靠性。传统的档案仅以文字内容为主,而伴随信息化技术的持续发展,档案内容形式也更丰富,包括音频、视频等内容也能作为档案内容,因此系统必须拥有完善的可靠性,用以更好满足不同需求的档案,达到最佳的效果。

2.4做好完善衔接工作。

需要注意的是,尽管数字化档案管理工作是目前行政服务中心发展的必然趋势,但在纸质化档案向数字化档案的转变过程之中,应当做好相应的衔接工作,不仅是档案的衔接,相应的工作人员也要做好完善的衔接。首先,需要做好相关规章制度的更新与完善,给予相应职能人员更好的指导,做到有依可循。其次,服务中心还要做好专门的培训工作,帮助广大工作人员及时掌握全新的数字化档案处理方法,以最高的效率和质量,落实相应的数字化档案处理工作。结束语总之,随着时代的发展,数字化技术被广泛运用,在行政服务中心档案管理过程中,引入数字化管理模式,不仅能够提高工作效率,也进一步保证了事业单位服务水平,要结合以往工作经验,积极引入数字化管理模式,从而进行科学优化,促使档案管理工作有效开展。

参考文献:

[1]李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风,2018(32):93.

[2]刘晓慧.新时期档案数字化管理的内容与方法探究[J].兰台内外,2018(06):35-36.

作者:孟庆华 单位:就职于杜尔伯特蒙古族自治县行政服务中心

行政中心档案数字化管理必要性分析

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