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浅谈加强完善行政单位内部控制路径

2019/05/16 阅读:

[摘要]我国为了加强和完善行政事业单位内部控制,从2012年的内部控制规范试行到现在全面推行这一举措经过了6年摸索探究。在这个过程中取得了部分成效,但绝大多数行政事业单位就内部控制这一政策执行和实践中仍有不少瑕疵,需要进一步进行自我规范和外部约束。通过实事求是的内部控制方法改进和创新,使行政单位的管理水平更上一层楼具有十分巨大的现实意义。

[关键词]行政事业单位;内部控制;现状问题;方法策略

随着社会主义事业的不断发展和完善,社会主义市场经济体制发展中对行政体制进人深化改革和创新是一种必然趋势。行政事业单位内部控制的指导方针从无到有,从有到精。在这个过程中,各单位应充分结合自身的状况并把国家方针政策落实到位,把当前单位内部控制的现状和存在问题进行充分研究,并提出行之有效的解决措施。

1行政事业单位内部控制施行现状及存在问题

1.1单位和员工对内部控制理解不到位,流于形式

行政事业单位内部控制的政策已实践了6年,但在各单位中仍有瑕疵,这都是源于单位对政策理解的片面化、形式化,仍停留于表面并未深人。例如,单位中内部控制手段仅从财会制度单一方面人手,对内部控制中确保经济活动和资产的安全性、合法性、有效性等内容进行忽视。单位自身不把内部控制贯彻实行,使得单位内重大事项决策和执行程序没有严格的规范和约束,单位在执行预算时同样没有硬性要求,最终使内部控制流于形式。同时,行政事业单位员工在日常工作中也没有形成科学的内部控制意识,对于单位已拟定的内部控制计划不积极实施。单位工作人员本就是内部控制的主体,主体意识和公共参与意识的缺乏使内部控制难以发展,工作人员不能对内部控制的科学性和合理性形成正确判断,只顾眼前和短期利益是当前各单位的均存在的客观事实。这一现象从表面上看是工作方法和态度的欠缺,实际上是工作人员把自我利益与单位利益分离的表现,同时也是阻碍单位进行内部控制的行为。

1.2内部控制制度缺失,内外监督未能有效统一

各单位在进行内部控制时,仅是为“控制”而控制,制度不切合实际,单位员工在实际工作中缺乏制约,做不到有章可循,长期处于这种情况下,单位的内部控制逐渐被边缘化成为空谈。例如:部分单位里的工作人员为简化工作,常直接以资金预算一项内容替代内部控制的全部功能。然而在实际工作中,资金预算没有相应的制度去评测与监督,最终单位预算规划没有得到落实,造成了单位在资金的使用上不仅没达到预期效果,更不符合单位管理要求。尤其是在行政级别较高的单位内部,单位自身的预算规模庞大,参与预算方案具体实施的人员众多,缺乏内部控制制度的制约,不利于单位科学可持续发展的实现。与此同时,单位内部没有合理的审计制度也造成了单位内部控制的无力,对单位资金的实际使用效果无法进行监管和跟踪,对工作人员的实际工作状况核査也不具备严谨性,一定程度上影响了单位资金运用的合理性和安全性。而单位外部的监督部门,一般仅针对各单位资金用途的合法合规性进行审计和报告,无法对各单位资金使用的实效性进行科学的检测。

1.3单位内部结构失衡,专业能力匾乏

在现行的单位员工结构和配比制度下,单位的岗位设立及调动需要严格的程序,部分单位没有办法把岗位结构设置与单位工作需求相结合。如此以来,对行政单位实行内部控制政策造成了困扰。在各单位中,常出现一人多职或临时兼职的情况,不仅不利于内部控制策略制定的科学严谨性,更不利于实现单位资金使用的效率性,导致内部控制的专业力量大大减弱,不能完全发挥作用。此外,由于单位负责内部控制的工作人员通常不是专业人才而是由财会人员替代或从其他岗位借调而来,非专业人员对内部控制的内容和方向不易把握,对内部控制的核心对象也难以定义;专业能力的缺失使得这类工作人员在日常进行内部控制工作时仅停留在自己熟知或易操作的板块,对整个单位的工作人员进行资金配置时也无法按科学的方式处理,只是停留在进行基本的资金核算,制作预算报表等工作上,然而这些基础工作只是内部控制系统较小的组成部分,并未涉及内部控制的核心内容及价值。依靠这类非专业性工作人员实现内部控制是不合理也不现实的。

1.4信患系统发展滞后,工作人员之间交流不畅

在各行政事业单位中由上而下的内部控制措施实施不彻底或是实施后达不到预期效果的另一主要原因是单位内部各人员沟通不畅,未形成现代化的信息系统。在进行单位规划及目标制定时的要求策略会根据工作需要适时调整,内部控制同样也是,制定内部控制的策略的部门或决策者不能及时地传达单位内部控制的要求及内容势必影响到内部控制的结果,而部分业务分工较为明确或工作地域流动性较大的单位在进行内部控制时更加依赖信息系统的健全化和实时性,单位工作人员的交流没有完善的信息平台支撑造成了较多的信息盲点,也更加催生了内部控制进行中失误且无人担责的状况发生。同样,信息的滞后使业务部门的资金需求和财务部门的下拨计划有冲突,业务部门的积极性受到打击,给全面推动单位内部控制带来了极大阻力 。

2行政事业单位实现内部控制的方法策略

2.1坚持并长期在单位内部开展的有关内部控制的思想教育

一定程度上而言,行政事业单位对工作人员施加什么样的影响员工就会产生什么样的行为,工作人员的工作态度和工作内容是可调节可支配的。单位对内部控制制度松懈的默认,造成了员工对既定制度和措施的不作为,不理会,不落实,从而对整个单位的财政资金运用情况不负责任。因此行政事业单位要实现内部控制的合理运作,就应该定时定期定量对单位内部控制的内容及政策向员工进行系统的讲解和教育,把内部控制的重要性、必要性结合单位自身状况进行整合说明,使遵守单位内部控制要求成为员工自发自觉的行为并把实现单位内部控制作为单位的重要建设内容,而不是仅依照学习文件,学习指示搞“标准化”“形式化”等三分钟热度的场面模式。从思想层面去认可接受这一决策要求,才能使内部控制得以全面的展开。

2.2结合单位实际制定科学合理的内部控制制度

没有规矩,不成方圆。要彻底实现和完善行政事业单位的内部控制仅依靠员工的主观能动性是不足够的,还需要有完善和合理的内部控制制度作为补充。内部控制制度不仅是对控制内容的说明,也是对内部控制的具体实施准则作出解释,对工作人员的责任与权力进行清楚的划分。首先,工作人员在有章可循的情况下,才能对内部控制的精神进行领会,以看得见摸得着的行为准则去约束自己的行为,明确权责,把个人行为与单位内部控制相统一。其次,完善的内部控制制度可以对单位资金的用途,安全性及合法合规性进行保障,给单位的财政安全加上有形的安全锁。制度的有效监督和激励,对不按照内部控制制度办事的个人和群体能够及时有效地判定责任或者进行示警惩处;对积极践行自我控制,把单位利益和集体利益放在首要地位的先进个人给予鼓励和嘉奖。最后,各行政事业单位的工作内容和职能目标不尽相同,因而在制定单位内部控制制度时要充分结合单位实际并注意尊重单位工作人员的意见,合理的科学的制度是实践活动的良伴,推动单位内部控制的健康发展。

2.3增强单位人员综合能力,鼓励工作人员提高专业技能

当前行政事业单位中内部控制的实现主要是依靠财会人员,而财会人员在对单位内部控制的内容进行实践时,会遇到业务不熟,权限不够等阻力。为改善这一局面就要求单位各员工在工作中不能故步自封自我设限,而要把自身需求与单位共同利益相结合,把个人发展需求与单位发展需求相统一。在单位工作人员中尤其是财会人员需要注意自己在工作中的专业水平、道德、法律意识的培养。其他员工和管理层也要加强自身思想和业务素质等综合能力提升,不断地学习反思。另外,结合现今行政事业单位内部财会人员的专业技能普遍欠缺和员工对个人综合素质提髙热情不足的现状,单位作为集体建设的共同体应该鼓励工作人员进行专业技能的学习、提髙,为有理想有激情的工作人员提供优质学习环境,鼓励员工在不耽误本职工作的前提下花时间花精力去进行自我提升,对通过自身努力习得高级职称的工作人员进行奖励并定期组织单位员工进行学习心得体会交流,形成互帮互助和追求卓越的单位文化。

2.4运用现代化信息技术,搭建信息化交流平台

信息化技术的髙速发展不仅给工业生产带来了便利,同样适合用于行政事业单位的内部控制中。各行政事业单位在构建信息交流平台时首先要明确单位的职能责任和内部控制的需要,以此为基础把单位内在职人员都纳人到信息交流平台中,按照一定的划分,给予不同的管理权限,例如:对财务人员的权限划分要符合单位实现内部控制的实际需求,不能把财务人员隔离在决策之外。此外,现代化信息平台并不是传统意义上的记录,汇报,交流平台,而是智能化的能够对单位业务数据进行分析的全面服务型平台。行政单位在实施内部控制的过程中要充分利用现代化技术的特点,把单位内的准确情况:资金预算,预算执行,资金预警以实时数据的形式进行录人,使用信息化平台,从而解放部分财会人员的精力和劳动力并及时纠正内部控制中出现的问题与不足,提高内部控制的执行效率。对现代化信息技术和平台的运用是新时期行政事业单位实现内部控制的必然趋势和要求。

3结论

本文就如何加强和完善行政事业单位内部控制结合个人经验进行了综合探究,主要从当前行政事业单位内部控制的现状问题及其相应的解决措施两个要点进行分析。总体而言,要对行政事业单位内部控制的实践活动进行贯彻和落实,就离不开单位、工作人员、制度和平台等软硬件三者的高度统一,从思想到行为的系统转变。行政事业单位对内部控制的不断加强和完善本质就是在不断的实践过程中摸索出最适合自身的发展规律和方式,因此单位要有思想髙度,要有人才队伍,要有合理制度及信息技术平台,把这几点要素融会贯通。因个人的见识具有一定的局限性,本文的解析未能做到深人浅出,面面俱到,仅供同行业人员参阅,以期能对各行政单位早日全面实现内部控制尽绵薄之力。

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作者:罗宇洁 杨磊 单位:内蒙古科技大学

浅谈加强完善行政单位内部控制路径

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