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怎样做好企业办公室行政事务管理

2019/11/17 阅读:

摘要:电力企业发展影响着各行各业的生产经营用电质量与居民生活起居用电保障,内部办公室行政事务管理一直都是供电局的工作重心,关系着供电企业内各部门的平衡,影响着企业的生产经营与有效运转。目前供电企业办公室行政事务管理仍存在失衡问题,机构构建不完整,影响其日常事务的处理。围绕供电企业办公室行政事务管理进行研究分析。

关键词:供电局;办公室行政事务;行政管理

引言

企业办公室行政事务管理即通过建立行政管理组织,根据供电局发展战略目标与方案规划,利用相应法律法规,建立健全管理机制,理清企业内各部门工作关系,使供电企业出台的各项管理迈向标准化、规范化、科学化,真正落实到各个部门的工作中,全面提高工作效率。目前供电企业办公室行政事务管理效率低,影响了整个企业的发展革新。

1做好企业办公室行政事务管理的重要性

1.1锻炼供电企业凝聚力

企业办公室行政事务管理是供电企业日常工作中的重要部分,影响着供电企业各部门之间的工作配合,能够构建起各个部门间友好交流合作的桥梁。做好供电企业办公室行政事务管理工作,理清各项行政事务,发挥其协调作用,实现供电企业各部门的有机运转,有效提高供电企业工作效率,锻炼各部门之间的凝聚力,帮助供电企业整体经济效益得到有效提升。

1.2帮助塑造良好的企业形象

办公室是供电企业的“窗口”,掌控着各项行政事务的处理与管理工作,服务智能是供电企业办公室行政事务管理部门最重要的职责之一,负责接受领导阶层意见,并根据供电企业实际经营管理情况制定科学合理的行政事务管理政策,能够有效建立完善各项规章制度,并将其落实到各个部门的工作,促进各部门的供电工作有序开展。有效清扫行政事务管理中的乱象,促进行政事务管理流程简化,树立健康、向上、积极的供电企业形象,促进其得到进一步的发展。

1.3有效调整供电企业发展方向

为企业经营生产目标的实现而服务企业办公室行政事务管理中最重要的工作,在日常生产经营过程中,利用办公室行政事务管理,能够保证其生产经营有序开展,保障基本供电工作运转。明确办公室行政管理目标,对供电企业的发展战略及未来发展路径进行全面考量,对供电市场的波动加以深入分析,积极建设坚实的企业文化,制定相应数据表格,汇报到供电企业领导阶层,能够为其提供精确、全面的数据参考,为调整供电企业发展打下扎实基础。

1.4提高供电企业员工素质

企业办公室行政事务管理不仅是利用制度建设及法律法规的完善对企业的发展战略与发展规划进行调整与落实,更是对供电企业内部人力资源管理进行有力约束,使其整体素质得到有效提升,提高供电企业运作工作效率。企业办公室行政事务管理通过采用各种行政管理制度与措施如员工培训制度、年会制度、福利分配制度等调动员工工作积极性,加大员工接受教育培训的机会,提高其业务水平能力,在供电工作过程中能够得到有效发挥,从根本上提高供电服务质量。

2供电企业办公室行政事务管理中存在的不足

2.1相关办公室行政事务管理制度未健全

相关制度未健全影响了办公室行政事务管理在供电企业中有效发挥其重要作用,导致供电企业工作质量得不到显著提升,对供电企业的发展产生负面影响。传统老旧的行政事务管理模式已经不适用于新时期的供电企业生产经营,供电企业办公室行政事务管理流于形式、止于表面,其工作效率低下,不能得到最佳的办公室行政事务管理效果,不利于在供电企业中构建良好的工作合作关系。

2.2办公室行政事务管理机构臃肿

供电企业的运转关系着全国上下各个企业与各地居民的用电质量,由于行业特性及工作需求,供电企业中普遍存在员工基数大、分工部门多、供电涉及范围广的特点,能够有效分担、减轻供电工作任务的同时,也因其工作人员多、部门职位分配不均而引发了供电企业办公室行政事务管理机构的过度臃肿,出现职位设置重复、工作人员“吃空饷”、职权分配混乱的问题,影响了行政事务管理工作的有序进行,不利于行政事务管理真正发挥其扶助作用,对供电企业形象建立与发展目标产生了负面影响。

2.3缺乏行政事务民主化管理

供电企业办公室行政事务管理职权过于高度集中,再加上相关监督机制的缺乏,将处理办公室行政事务管理工作的职权集中于领导阶层,容易因领导阶层的官僚主义作风影响供电企业办公室行政事务管理工作的民主性与全面性、公平性,未能971考虑到基层员工的意见与建议,导致行政事务管理工作失去科学性,挫伤了员工的生产积极性,使供电企业整体组织结构松散,不利于领导决策的执行,影响了供电企业发展战略目标的实现。

2.4办公室行政事务管理机构工作人员业务水平低

工作人员业务水平高低与供电企业办公室行政事务管理效率与质量有着直接密切的联系,行政机构工作人员业务水平低,对行政事务管理工作了解不深入,不能够根据供电企业的发展规划与发展目标结合实际生产经营情况进行调整和落实,在各个部门的工作中未能建立起稳定、友好的合作关系,对办公室行政事务管理效率提高产生负面影响,延缓供电企业发展战略目标的实现速率。

3做好企业办公室行政事务管理工作的举措

3.1建立健全相关管理制度

相关监管制度的匮乏,削弱了办公室行政事务管理的执行力度,行政事务管理在供电企业各个部门中得不到有效落实,不利于行政事务管理模式的更新,影响着供电服务工作的有序进行。为进一步提升供电企业工作质量效率,扎实推进办公室行政事务管理工作,必须建立健全相关管理制度。以监管制度的制定与落实为例进行说明,为加强对办公室行政事务管理工作的监督,供电企业相关部门可设置奖惩结合的监督制度,对办公室行政事务处理部门的各项工作进行监察,保证其对供电企业近期发展目标与各项工作完成状况有一定了解,并要求根据供电企业经营状况与市场经济局面制定年度计划,并加快落实。办公室行政事务管理部门要加强各部门之间的交流联系,上级领导部门应派设人员成立专门小组,针对办公室行政事务管理工作中的服务工作完成度进行审核,当行政工作得到高质量的完成效果时,适当给予相关工作人员福利奖励,激发其工作积极性,当行政工作进度缓慢、各部门之间工作配合质量差时,要严加惩治,督促供电企业办公室行政事务管理部门加强新时期下行政事务管理模式的开发与研究,保证供电企业有力运转。

3.2简化办公室行政事务管理机构

要提高办公室行政事务管理效率,从真正意义上推动行政事务管理在供电企业中发挥优势作用,必须将工作重心放在简化行政机构上。例如,供电企业相关部门要做好人力资源管理工作,保证各部门各司其职,定期做职位清扫工作,防止职位挂空、职位重复、职权混乱现象的出现,避免因此带来行政事务责任追查困难的问题,影响行政机构的办事效率。

3.3推动办公室行政事务管理职权分散

过度集中职权容易造成供电企业行政事务管理专制,使相关制度与机制设置缺乏科学性与合理性,不利于其落实到供电企业基层工作岗位中。为解决这一问题,供电企业相关部门必须加快推动办公室行政事务管理职权分散工作。例如,相关部门可将办公室行政事务管理职权分阶段划分,基层工作者、中层管理者、高层领导者各派出1个代表,针对行政事务管理的各项因素如相关文档资料管理制度、行政制度的修订与落实、日常办公物品的采买与库存等进行讨论,研究出科学合理的决策,并给予基层工作者充分发表意见的机会,推进供电企业迈向决策民主化、管理科学化,真正激发工作人员建设供电企业的活力与效率。

3.4全面提升行政机构人员工作素质

全面提升行政机构人员工作水平与综合素质,有利于提高工作效率,落实行政规章制度。针对这一情况,相关部门可建立健全相关制度,如设计竞争式录用考核制度,给予行政机构各员工同台竞争的机会,优胜劣汰,以适度的竞争激励员工不断完善自我,提高自身综合素质。除此之外,还要定期组织员工培训制度,保证员工能够灵活运用最新的行政事务管理知识开展工作,保证供电企业各部门间的工作得到有效管理运转。

4结语

供电企业办公室行政事务管理服务于企业各个部门,通过理清行政事务,出台并完善相关管理制度与措施,对各个部门的工作形成严格约束,帮助供电企业各部门建立良好的合作关系,朝着共同的建设企业目标而前进。对此,供电企业应致力于精简行政机构,保证工作人员的综合素质,保障行政事务管理效率,促进电力企业办公室行政事务管理质量提升。

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作者:彭伟乐 单位:广东电网有限责任公司

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