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浅谈办公室行政管理问题及建议

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【摘要】本文对国有企业办公室行政管理存在的问题进行探讨,讨论行政管理工作实施的具体措施和对策,保证国有企业高效、稳定、快速发展。

【关键词】国有企业;办公室;行政管理;问题;有效策略

国有企业办公室要求相关工作人员具有较高的政治文化水平和较高的道德文化素养,还要具备高水平的政治鉴赏能力。工作中需要协调上级和下级的关系,扮演好工作枢纽的角色,要体现领导的意图,不可以擅作主张。行政管理工作具备很强的办公程序,要想做好这项工作,需要积极探索国有企业行政管理工作的方法,不断创新管理的理念。

一、国企办公室行政管理工作存在的问题

(一)办公室的行政效率不高。到目前为止,各大国有企业的行政管理效率普遍比较低,这跟传统落后的管理模式有很大的关系。国有企业的行政效率不高将会直接影响国有企业的发展,包括各项决策判断、方向目标等。通过分析,国有企业效率不高的原因如下:国有企业内缺乏规则化、标准化的新型管理制度,造成员工工作积极性不高、岗位职责不明确、缺乏规范可行的规章流程,使得国有企业办公室的行政管理工作一直处于被动的状态。如果没有行之有效的规章制度,国有企业的运转不会顺利,具体的流程也不会完善。加之国有企业的管理人员没有高度重视企业自身的发展,追求形式主义造成员工工作积极性下降,行政管理的效率低下。

(二)企业档案文档保存不规范。办公室文档管理是国有企业行政管理工作中非常重要的环节。企业经营过程中文献资料的整理工作非常繁重,信息量十分大,资料的数量和内容也很庞大,相关工作人员的工作负担大。如果这些文献资料不加以分类,清理起来就会非常麻烦。在国有企业部门中,有很多专门的档案管理室负责专门的纸质文档保存工作。在实际的工作中,档案管理部门还存在着很多的缺点,文献档案的保管存在不科学的现象,档案室虽然很多但是工作效率并不高,更多的只是形式和摆设,并没有发挥实际的作用。针对此现象,相关国有企业应该给予高度重视,按照国家相关规定对文档进行保存,提高档案管理的工作效率。

(三)相关行政人员的素质低下。国有企业办公室的行政管理工作对于办公室职员的综合素质要求很高,这是由其工作特殊性所决定的。但是目前国有企业的职员理论素质并不高,也缺乏相应的专业素养、良好的学习态度以及好的服务意识,工作效率比较低,无法很好地胜任本职工作,工作中态度懈怠的现象也很普遍。国有企业应该提高职工人员的综合素质,提升实际操作业务。

二、提高国企办公室行政管理工作水平的策略

(一)建设企业文化。国有企业要想提高办公室的行政管理工作,必须要建立符合企业经营理念的文化特色,设定符合企业的发展目标。针对国有企业目前缺少标准化、制度化管理的现象采取相应的措施,发挥企业应有的作用,营造出良好的企业文化,建立积极向上的企业文化。将企业的管理制度精化和细化,提高办公室行政管理的工作水平,提升国有企业办公室相关职员的精细管理意识,弥补以前办公室管理方式的不足和缺陷,树立正确的思想观念。积极向上的企业文化能够促进办公室行政管理的工作水平,提升实际操作能力。

(二)明确岗位的职责,优化办公的流程。国有企业在经营发展过程中受到国家的支持和帮助,其业务和办公部门有很多的不同之处,其办公室的行政管理工作具有一定的复杂性,实际工作起来较为繁杂。在这种情况下,国有企业行政管理部门应该将繁杂的工作进行精细化,将办公室的流程进行转化、缩短办公的时间、为职工提供良好的工作岗位。遵循科学合理的规章制度,认真做好企业办公室行政管理工作,把每项业务落到实处,责任到人,增强员工的责任意识,保证各项工作能够满意,提高行政管理工作的质量和工作效率。

(三)信息化技术在办公室行政管理工作中的应用。随着社会经济的快速发展,信息化技术在企业经营中的应用越来越广泛,企业部门之间的竞争也日趋激烈。要想提升国有企业的市场竞争力,必须要积极应用现代化信息技术,使国有企业能够走在新时期发展的前沿。建立科学合理的内部管理信息系统,提高国有企业行政管理组织结构的灵活性和有效性,积极掌握企业的发展方向,让相关的企业管理人员能够多方位掌握企业发展的相关信息,能够根据市场环境作出最正确、最科学的判断,切实提高行政管理效率。信息化技术的应用还能够提高文档管理的效率和质量,降低工作人员的工作压力,促进企业办公室行政管理工作顺利进行。

三、结语

建立科学的行政管理制度,提高国有企业的工作效率,不断创新国有企业的经营理念和管理方式,发挥国有企业办公室行政管理工作的实际效益,将国有企业办公室行政管理工作进行细化和标准化,落实好工作过程中的每一个环节,不断完善办公室行政管理工作的运行机制,协调好办公室的管理工作,提高工作人员的综合素质,增强管理人员的责任意识,提升国有企业的实际操作业务,提高国有企业的综合竞争力,促进国有企业持续快速发展。

【参考文献】

[1]段绍斌.办公室精细化管理模式的应用分析[J].办公室业务,2013(22).

[2]谢辉祥,郝钦伟,陈立.基于"全员育人"理念的高校办公室精细化管理研究[J].教育教学论坛,2015(16).

作者:柴晓华 单位:金川集团电线电缆有限公司

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