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企业办公室行政管理改进措施

2019/09/23 阅读:

摘要:伴随着社会经济的不断发展,在企业规模逐渐壮大的同时企业办公室行政管理工作难度越来越大,在这种背景下,本文分析了企业办公室行政管理工作中存在的问题,根据这些问题提出了改进的措施,希望可以为企业提供参考,以此促进提高办公室行政管理工作的效率。

关键词:企业管理;新形势;行政管理

伴随着社会经济的发展,企业运营过程中办公室的行政管理工作内容逐渐的增多,工作任务也日益加重,由此对企业行政管理工作也提出了更高的要求,在企业行政工作管理和办公室工作管理两方面都要进行不断地改善,来确保行政工作效率的提高。

一、办公室行政事务管理工作的主要特征

办公室行政管理主要是指企业为了日常服务和综合管理,需要企业内部各部门互相配合而完成的,还要将这些事务转变成系统化的行政管理方式。与此同时,办公室是企业对外的一个重要的窗口,在企业日常运营中起着纽带的效果,办公室承担着对外交流、上情下达、下请上报以及后勤服务等诸多的工作,有着一定的服务性、复杂性和困难性的特征。1.服务性企业办公室行政事务管理主要服务企业基层和高层间的部门,因此,最主要的特点就是服务性。主要表现在以下几方面:一是,为领导服务。办公室行政工作主要是为了协助领导确保工作顺利的进行;二是,为企业各部门服务。协助领导保持和各部门间的紧密联系、互相的交流和配合,以此来完成行政工作内容。行政管理工作在各部门间的配合中起着非常关键的作用,企业的发展需要行政管理的高度协调;三是,为企业员工服务。根据员工的日常需要,帮助员工解决工作中的问题,调动员工的工作积极性,为员工创造出良好的工作氛围,使办公室行政工作真正落实到位。2.复杂性办公室行政管理工作具有一定的复杂性。在日常的工作过程中,企业内部的大小事务都需要通过行政管理部门,虽然办公室的日常工作都是一些复杂的小事,可是这项繁琐的事情集聚多了,如果处理不到位,就会严重影响到企业的日常工作效率和质量,从而阻碍了企业的发展。所以,企业要重视行政管理工作,注重细节,不管大事小事都要认真对待。在处理一些复杂的事务时,要注意解决的方式,坚持以人为本的原则,具体问题具体分析,根据企业的全局发展战略来保证各项工作的有序进行。3.困难性在企业行政事务管理方面,办公室工作有一定的系统性和开放性。不但要处理好各种事务的关系,也要适合领导的工作模式,所以,办公室行政管理工作存在任务重、时间紧、困难大等方面的问题。一是,重视行政管理工作的时效性,有些紧急事务需要马上去执行,不能有半点的延误;二是,需要有效的沟通和交流。针对企业方面,行政管理工作人员不断要处理好上下级单位的关系,还要注意协调好企业内部的关系。简而言之,在企业内部要做好上传下达的工作,增加企业内部的凝聚力,对外要塑造良好的企业形象;三是,办公室行政管理工作责任重大。企业行政管理工作上到安排领导会议,下到采购和发放一些用品,这些都要行政部门来完成。为了确保各种工作的顺利开展,行政部门不论是服务领导层还是基层的员工,都需要全面的考虑,认真的对待各项工作。

二、企业办公室行政管理工作现状

1.缺乏制度规范企业的办公室工作内容比较多,在企业的日常运营过程中,办公室的工作内容和任务比较繁琐,在日常工作中很容易出现问题。因此,缺乏科学的管理制度就会使办公室工作不能有序的开展。除此之外,办公室的工作人员压力比较大,在日常的工作中会有工作职责划分不清晰的现象,导致行政管理工作的质量比较低下。总而言之,目前一些企业在日常运营过程中缺少比较合理的行政管理制度,使行政管理工作质量下降,严重影响到企业的整体发展。2.脱离实际企业的行政管理工作会出现脱落现实的问题。企业在制定行政管理工作决策时脱离了实际工作情况,导致办公室在落实领导工作指令的过程中只重视形式主义。有些办公室工作人员并没有根据实际的工作情况和相关的要求,缺少一定的实践经验,工作中只是照章办事,使各个部门之间的配合程度比较低,甚至给企业整体经济效益造成危害。3.个人能力素质偏低企业的行政管理工作人员能力不够,主要表现在以下几个方面:(1)缺乏专业素质。一些企业中的办公室行政管理工作依靠其他专业的人员或者其他部门工作人员兼任;(2)缺乏工作经验。一些企业的办公室工作人员都是新入职的员工,他们缺少一定的工作经验,在实际工作中不能全面的考虑问题;(3)缺乏责任心。一些有能力的行政管理人员出现不作为的现象,或者对薪酬不满足,对工作环境不满意等问题,导致他们的工作态度懈怠,缺乏责任心,不能充分发挥其工作积极性。

三、企业办公室行政管理工作主要内容和所扮演的角色

1.主要内容企业的行政管理工作主要有以下几方面:一是,文件管理工作。主要有接受、整理和发送文件,在办公室工作中文件比较繁多,因此对文件进行合理的保存,为领导和工作人员的查阅提供方便。除此之外在文件管理工作中要主要做好保密工作;二是,会议管理。具体工作内容就是准备、报批、记录和管理企业各类会议的会程以及参会人员的具体安排;三是,内部事务管理。具体包括办公室工作管理和财务工作管理,还包含一些接待客户、工作督查等比较特殊性的工作管理2.所扮演的角色在企业的行政管理过程中,办公室是非常重要的部门:(1)办公室行政管理工作有着非常重要的辅助作用,为企业的领导人员科学安排各类文件的处理,相关数据的分析和汇总等工作,并且要协助领导合理地安排相关工作。(2)办公室的行政管理是一项执行的工作,包含分担领导工作任务、传达领导下达的命令、为各项命令落实做好铺垫等具体工作内容;(3)办公室的行政管理工作具有后勤作用。虽然办公室不属于后勤部门,可是为领导和工作人员的后勤起到了有效的保障作用,除此之外,办公室行政管理工作要为企业营造出良好的工作环境,确保员工的工作环境整洁和有序。

四、新形势下改进办公室行政管理的措施

1.完善行政工作管理系统缺少科学规范的工作管理制度是办公室行政管理工作出现失误的主要原因,因此要注意完善以下几点:(1)建立科学完整的工作管理制度,引用先进的企业管理制度和行政管理模式,结合企业的自身发展情况制定出科学的行政管理体系;(2)明确办公室行政管理工作人员的工作职责,避免工作中出现权利交叉的问题,防止工作人员出现工作懈怠的情况;(3)制定合理的办公物资管理制度,严格规定办公物资的购买、保存和发放,减少办公用品不科学使用或者利用职务侵占办公物资的问题出现。2.加强行政管理人才的培养在企业办公室行政管理工作中,工作人员的个人能力是非常重要的,提高工作人员能力主要包括以下几方面:(1)积极引进专业知识水平高和工作能力强的高素质人才;(2)对办公室工作人员要进行专业知识的培训工作,不断提高员工的工作能力和水平;(3)充分调动工作人员的积极性,经过评级考核和奖罚机制来激发工作人员的工作热情。3.培养团队意识,加大企业内部合作力度提升行政管理工作的工作效率不仅仅是依靠办公室一个部门,企业的管理者更要重视内部行政管理队伍的建设,制定出科学合理的管理体制,确保办公室行政管理工作的有序进行。在企业日常运营过程中,行政管理工作渗透到了企业的整个运营过程中,需要企业各个部门共同协调,积极配合,形成企业内生动力。

五、结束语

总之,本文详细论述了办公室行政管理工作的具体内容、担任的角色、面对的问题,同时提出了合理的完善措施,旨在提高办公室行政管理工作的质量和工作效率,从而使企业可以健康的发展。

参考文献

[1]史俊.新形势下办公室行政管理工作的思考[J].办公室业务,2018,(10):7-8.

[2]刘翠贤.浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J].办公室业务,2012,(19):33-34.

[3]赵文忠.新形势下做好办公室行政管理工作的几点思考[J].办公室业务,2012,(23):19.

[4]刘雪锋.新形势下加强企业办公室行政管理的路径选择[J].企业改革与管理,2018,(23):26-27.

[5]田涛.浅议新形势下企业管理的创新要点[J].中国盐业,2018,(17):50-53.

作者:屠翠 单位:神华宁夏煤业集团有限责任公司烯烃一分公司

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