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行政单位档案安全管理对策

2016/08/29 阅读:

摘要:行政单位档案是政府部门机构工作的记录和凭证,且属于不可再生资源,是国家信息资源的重要组成部门。对于行政单位来说,其档案的安全性是档案管理工作的极为重要的环节。本文主要从行政单位档案安全管理工作存在的问题入手,提出了加强行政单位档案安全管理的对策。

关键词:行政单位;档案;安全管理;对策

多年以来,我国行政单位始终重视档案管理工作,并形成了成熟的档案管理体系。在行政单位档案管理工作中,档案安全管理是最重要的环节之一,对确保行政单位档案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多种因素制约,行政单位档案安全管理仍然存在一些问题,对行政单位档案管理工作造成了不利影响。

一、行政单位档案安全管理存在的问题

行政单位档案安全管理的目标是确保行政单位档案本身的安全,以及行政单位档案管理体系的安全。具体来说,就是要确保档案的完整、齐备、有序归档、安全保管,以及确保档案不被非法利用。目前,行政单位档案安全管理主要存在以下几个方面的问题。

(一)档案安全意识淡薄。部分行政单位领导及档案管理人员对档案的重要作用认识不充分,没有看到行政单位档案在提高行政单位管理水平、促进经济社会发展、提升社会管理能力、增强行政单位对各行业的服务水平等方面的作用,把档案管理工作简单定位成各种文件、材料、报表等的归纳、整理和保管,或重视机关文书、财务档案等的收集整理,导致行政单位档案不齐全等现象严重。而有的行政单位对档案的完整性认识不足,对于事关单位工作的重要会议记录、会议材料、单位领导讲话稿、工作总结等材料,缺少收集和管理,导致档案材料流失,甚至发生泄密事件。

(二)档案安全管理制度不健全。一方面,一些行政单位的档案管理制度不完善,对档案的保管、分类、保密、销毁等的规定不严密,档案安全管理工作无章可循,存在很多漏洞。另一方面,有的单位由于对档案安全管理不够关注,没有建立起必要的档案安全管理制度,也没有对档案安全检查、档案有效保管、档案安全保障、档案安全检查等方面作出明确规定,无法及时发现危害档案安全的隐患。

(三)档案保管设施、设备等条件落后。档案不同于平常的文字或影像资料,尤其是行政单位档案因其特殊属性需要保管环境安全可靠,且防盗、安全,有的甚至要有抗御较大自然灾害和人为破坏的能力。而现实中,由于多数行政单位办公场所紧张,没有配备单独的档案室,有的档案室与办公室、储藏室等合用,导致档案保管场所不安全。而有的单位虽然配备了单独的档案室,但不够规范,“六防”设施不配套,也没有空调机、灭火器等设备,导致档案受潮霉变、虫蛀等现象时有发生。

(四)档案管理人员素质不高。有的行政单位档案管理人员多由其他工作人员兼任,缺少档案管理的专业知识,不仅难以全身心投入到档案管理工作中,也无法对档案进行科学管理,影响了档案管理的标准化和规范化。有的档案管理人员责任心不强、档案安全管理意识淡薄,在档案的交接、归档、管理方面不认真,档案管理不全面、不系统。

二、加强行政单位档案安全管理的对策

一是加大宣传力度,提高档案安全意识。行政单位及档案管理机关要加大对行政单位领导及档案管理人员的宣传教育,增强他们的档案安全管理意识,引起行政单位领导的重视,把档案管理尤其是安全管理纳入到重要议事日程。不断健全档案安全管理责任制,树立服务意识,提升行政单位的档案管理能力,形成人人重视档案安全的良好氛围。

二是健全档案管理机制。行政单位要设立单独的档案管理部门,配备专业的专职档案管理人员,同时建立完善的档案管理机制,从人员、制度两个方面做好档案安全管理的保障。完善归档、保管、鉴定、利用等制度,明确岗位责任制,确保档案业务规范执行。

三是扎实推进档案安全管理基础工作。首先,要抓好档案的规范管理。从档案材料收集整理、档案材料的转入转出、档案的查阅复制、鉴别、销毁等方面,强化基础性工作,保证各项工作科学有序地开展。其次,要做好档案室设施设备建设。行政单位要改善档案室的硬件条件,从独立、规范、安全的角度配备必备的档案管理设施,还要增强档案室抵御外界危害的能力,使档案室符合《档案法》中关于档案保管的标准。

四是强化档案管理中的保密工作。首先要规范档案室管理。要确保档案室与其他部门办公室分开,并指定专人负责管理,禁止无关人员随意进出。同时要配备相应的报警装置、摄录装置等。其次,要严格执行档案保密期限和档案密级调整制度。行政单位的部分档案由于其内容涉及到国家安全和国家利益,必须依据《档案法》《保密法》等法律法规划分密级和保密期限。行政单位要严格划分密与非密以及保管期限与保密期限,对于存在问题的工作环节,要及时处置,最大限度地确保档案安全。五是抓好档案管理人员队伍建设。行政单位要搞好档案管理人员的教育培训,加强对《档案法》《实施办法》《保密法》等的教育,强化档案管理人员的安全意识。要通过参加各种不同层次、类型的档案人员培训班,更新观念、更新知识,提高业务水平。要加强专业人员的引进,通过公开招录的方式增加新鲜血液,实现行政单位档案管理的规范化、标准化、科学化。

参考文献:

[1]李媛媛.应对档案信息化发展趋势更新档案管理模式[J].黑龙江史志,2010(07).

[2]邢莎莎.事业单位档案管理的创新思路研究[J].办公室业务,2012(13).

[3]杨扬.浅谈如何加强机关事业单位档案管理工作[J].档案天地,2015(11).

行政单位档案安全管理对策

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