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行政部门档案信息网络建设综述

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近日,笔者参与了对全省各级档案行政管理部门档案信息网络建设情况的一次摸底调研。通过调研,谈些体会,希望能起到抛砖引玉的作用。

建立档案信息网络是一项系统工程,不是简单的购置软硬件就可以一蹴而就的。作为档案信息化建设的一个重要组成部分,各级档案行政管理部门应充分认识档案信息网络建设工作的重要意义,为做好这项工作奠定思想前提。首先,从定位上来看,档案信息网站是各级档案行政管理部门传播档案信息的重要途径,也是档案工作走向数字化、网络化,进而实现高效率服务经济社会发展和社会民生的有效载体,它极大地改变了档案工作者的工作方式。第二,从功能上来看,档案信息网站是档案行政管理部门服务民生和经济社会发展的窗口,其建设情况直接关系到档案行政管理~1"-I的形象。第三,从目的上来看,通过建立档案信息网络,可以实现档案信息资源的共享,加快档案行政管理部门与社会各界的沟通,也能从网络上进一步扩大宣传档案工作的范围,进而提高全社会的档案意识。第四,从效率上来看,利用现代网络信息技术的高效便捷等特点,有助于档案行政管理部门创新思维,改进工作方式,提高工作效率,更好更快地做好服务32作。第五,从经济角度来看,档案信息资源远程提供利用,必然会因节约利用成本而相应地产生经济效益,即访问者通过网络检索就可以足不出户地对开放的档案信息资源进行查找利用,这一方面方便了群众,节约了实地查阅成本,另一方面也节省了档案行政管理部门的服务成本,是一举两得的好事。

调研中我们了解到,到目前为止,全省145个市地县区共建立84个档案信息网站或网页(不含省局网站),这些网站或网页分为以下几类:一是独立的档案信息网站,如哈尔滨档案信息网、黑河档案信息网等市(地)级网站,这类网站内容丰富,板块设置科学,资讯更新速度快,界面设置友好,便于浏览和查询信息,能够充分反映各地档案事业发展、服务社会民生情况,占网站总数的32.1%;二是挂靠在当地政府网上的网站,如尚志档案信息网,这类网站在板块设置、界面设定、内容更新等各方面都与独立的档案信息网站相类似,唯一不同点是没有独立网站必备的独立服务器,这类网站占网站总数的14-3%;三是挂靠在政府网站的网页,这类网页内容多以介绍档案工作职能、介绍档案法律法规、告知局馆办公地址联系方式等为主,占总数的50%;四是借助其他方式建立的网页,如鹤岗市在龙志网内建立的网站、塔河县档案局使用手机申请建立的网站,桦川I县档案局使用新浪博客建立的网页,巴彦县档案局在“爱帮网”上申请的网页,这类网站仅占总数的3.6%。

从版面内容来看,各市(地)级档案行政管理部门(除鹤岗、七台河外)和一些县(市、区)均能做到及时更新内容,发布信息。佳木斯市、大庆市、双鸭山市、伊春市、黑河市、大兴安岭地区档案局网站中图片新闻、滚动图片占版面篇幅很大,吸引眼球;哈尔滨市、牡丹江市、黑河市还在版面上安装了计数器,便于统计访问人数和网站流量。

从互动性来看,哈尔滨市档案局网站通过网上查询、在线办事、公众参与等板块,体现了档案部门服务民生、服务经济社会发展的理念;/.L运行状况来看,除齐齐哈尔市、鸡西市网站遇到问题无法访问和七台河市档案网站属于内部局域网无法从外界访问之外,其他市地档案局网站均可以正常浏览和访问。

从检索速度来看,查阅用户使用“百度”搜索引擎,键入“某某市档案局”和“某某市档案信息网”均可以找到市地局网站或网页的,有哈尔滨市、牡丹江市、大庆市、黑河市、绥化市、大兴安岭地区。从交换链接来看,牡丹江市、佳木斯市、大庆市、绥化市档案局不同程度地与下属部门、平行部门、上级部门或国内知名网站建立了的交换链接,体现了网站的完整性和内容的丰富性。

总体上看,我省档案信息网站建设取得了一定的成效,但同时也存在一些问题。主要表现在:一是还有61个档案局(馆)没有建立网站或网页,无法从网络上访问,这就造成档案行政管理部门网络宣传和服务阵地的缺失;二是个别档案行政管理部门虽已建立网站,却因为服务器瘫痪等原因而无法访问;三是一些地区的网站或网页流于形式,内容单一,长期不更新,已失去了网站或网页宣传档案工作、服务民生和经济社会发展的意义;四是个别网站版面设计互动性差,缺少与相关部门的交换连接,更缺少与访问用户的互动交流平台如在线答疑等,形成了“信息烟囱”和“信息孤岛”的问题;五是由于部门改制等原因,造成了个别部门的网站或网页被政府网站取消链接的情况。

基于上述调研,笔者认为,档案信息网络建设是彰显档案事业服务社会发展的崭新途径,各级档案行政管理部门应提高认识,高度重视自身档案信息网络建设,采取有效的措施,切实解决网站建设中存在的问题,不断提高网站建设和服务水平。具体来说,~,-j-没有建立网站或网页的,可以采取向当地政府网站申请空间建立档案信息网络的方式,这样做可以节省成本,tO.可以购置软硬件设施独立建立网络,至于建网的具体形式可以在参考借鉴其他地区优秀的网站或网页,建立符合自身特点的网站或网页,这样可以少走弯路;x''''l-网站或网页遇到问题无法访问的,应及时找出造成问题的原因,并及时维护,有效解决问题,提高网络运行的稳定性和兼容性,保证网站正常运行;对版面设计形式单一的,应丰富版面设置,网页模块或栏目应做到科学合理、突出实用性和动态性,如可以设置馆藏介绍、档案信息利用效果、在线检索档案信息等多种具有服务性和指导性的版块,也可以安装FLASH等动态形式的照片,以增强观赏性和吸引力;对网站内容方面匮乏的,建议积极整合和开发档案信息资源,建立科学合理的档案信息数据库及其检索体系,实现对不同级别、可开放档案信息的在线提供利用,同时还应设置与相关档案信息资源的交换链接,丰富网络信息内容;对互动性差的,应建立与访问用户交流的信息平台或版块,如在线服务、有问必答等。此外,也可以在网站上链接论坛等附加版块,增添与在线用户互动的空间;对因为其他客观原因造成的档案信息网络缺失的情况,档案行政管理部门应积极协调当地政府,争取早日恢复或重建。

行政部门档案信息网络建设综述责任编辑:陈老师    阅读:人次