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企业行政管理

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论文关键词:企业行政管理功能

论文摘要:企业的行政管理体系,是企业的中枢神经系统。在现代企业制度下,如何做好企业的行政管理工作·使之为企业的核心业务服务,为企业的经济效益服务.就必须明确其功能和实质,把握好它所具有的特.点和要求,结合实际,创造性地开展工作。

企业的行政工作涉及到企业内部卜上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的厂‘度,涉及到一个企业的全部运作过程;行政管理的深度.又涉及到许多局外人难以想象的细微末节;行政管理的重要,是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁;行政管理的敏感,是因为它涉及到每个人的切身利益。

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。概括起来说.行政管理在企业中主要有管理、协调、服务二大功能;其中管理是主干.协调是核心,服务是根本。概言之,行政管理的实质就是服务。

行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作,把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来,可以集中精力、轻装上阵,研究国内外市场形势,考虑公司的发展战略,探讨公司的组织架构,任用公司的各级十部.实施公司的经营方针,解决公司所}印商的重大问题,以及专心做好每一笔重要业务等等。行政部门的领导应该有‘.泰山崩于前而色不变”的定性,不管风吹浪打,胜似闲庭信步,有自己的主见,能够根据事情的轻重缓急,做好安排,指挥若定。为了能达到这种境界.必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等,从而建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是,要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍;同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来,整个行政管理体系在很大程度上就会像一部自动机器一样运转,只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以”人治”。

然而,行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平,那还是不够的。行政部门还必须在“管理”、“协调”和’服务”三方面做好工作,才算是一个合格的现代企业的行政管理者。从“管理”方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考,并且在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的”高参和臂膀”。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者。

从“协调”方面来说,行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足;也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使,以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通,在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不是真正的协调。

从“服务”上说,行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色,毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作,特别是后勤服务工作,永远不要奢望成为企业关注的“中心”。行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。行政部门最忌讳处处显示自己的存在,与其它部门抢镜头、争荣誉。行政部门应该像一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来;其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内,切忌为自己评功摆好,四处张扬,浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为,特别要反对把行政部门变成“门难进.脸难看.事难办”的官府衙门。

企业的行政管理至少有以下特点:

(一)企业的行政管理是为经济效益服务的。企业的行政管理如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源,不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性,不利于开源节流,提高企业的经济效益,加快企业的发展,那也是没有价值的。简言之,企业行政管理服务于企业的根本目的.即通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。

(二)企业行政管理注重内容和实质。通常,企业的行政管理往往根据公司实际需要,对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整,使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省钱。

(三)企业行政管理要讲究实效。虽然我们不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为,也就是说,不能直接对某个具体的行政行为问“你这种做法能为企业赚多少钱”;但是,企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源,提高员工工作积极性,开源节流,提高企业经济效益,加快企业发展。

(四)企业行政管理具有很强的灵活性。企业的行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通,因而带有很强的灵活性,比较能符合时代的发展和公司实际。

(五)企业行政管理要为企业的.’前线”服务的色彩比较明显。企业行政管理部门及其人员在企业中比较“低调”,行政部门为技术、业务等一线部门服务的关系一般比较明确。

企业行政管理的上述特点就给企业的行政管理人员提出了这样一些要求:企业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务,反对”为管理而管理”;必须坚决摈弃形式主义,切实讲究实效;必须大力讲究勤俭节约.反对大手大脚;必须根据公司实际需要和可能,采取灵活变通的方式方法,一切以公司利益为最高原则,反对食古不化、因循守旧;最后,企业行政管理最终要落实到确立服务观念,克服老爷作风和衙门习气,切实搞好服务上来。

在企业的实际操作中,往往存在两种倾向。一种是完全摈弃“机关习气”.完全凭主观意愿办事的”游击作风”。企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序;或无章可依.或有章不依;由于没有制定出成文的“公道”和”规矩”.造成企业中“公说公有理,婆说婆有理”,互相扯皮.互相推诱;你争我夺,辩论不休;或遇事不议.或久议不决,或决而不行,或行而不果;重复讨论,重复决定.重复劳动;朝令夕改.朝秦暮楚。企业处于一片“打乱仗”状态.严重影响工作效率和员工士气,造成人、财、物的极大浪费。

另一种倾向,是一些“机关作风”较重的企业行政管理干部,完全不考虑公司的实际需要和企业行政管理的特点,搞形式主义、表面文章;把一个企业的行政管理部门变成了旧时代的“衙门”。这同样造成极大浪费.降低工作效率和员工士气,影响企业效益。

以上两种倾向,都是我们应当大力反对的。行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务,为企业领导和各个部门、干部员工服务,而决不可本末倒置,否则同样会降低员工士气和工作效率.损害公司利益。

企业行政管理普遍存在一种现象,即行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉,管理时常脱离各部「1实际,发布的规定无法推行或根本不宜推行,引起其它部门的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚.甚至是手脚太长,除非有什么必须要行政部门帮助解决的事,否则宁愿与行政部门老死不相往来。行政人员也往往或是很知趣地尽量不去打搅其它部门,或是对其它部门有一种抵触情绪。这样就陷入了恶性循环:行政部门对其他部门的工作接触越少,就越不了解,管理就越脱离实际;反过来,行政管理越脱离实际,就越遭受各部门的排斥,从而也就越不了解各部门情况。为了改变这种行政管理与各部门业务“两张皮”的现象.行政部门除了要转变观念、转变作风外,还要强化行政管理部门的企业管理职能。

将企业管理职能注入行政管理部门、增强其企业管理职能后,行政部门深入各部门工作,就成了自然而然、顺理成章的事情;行政管理部门为了所制订的管理制度符合实际并切实可行,为了考察各部门执行制度的情况,为了使管理能够切实有益于各部门的业务、就必须要深入、跟踪各部门业务的进展,并且与各部门保持良好的合作关系。

反过来说,行政部门在通过增强企业管理职能而深入了解各部门工作之后、也就能把行政工作做得更好。比如说,由于深入了各部门的业务,对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入.这对搞好人员考核和任用显然有很大助益;再如.行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等、就能解决各部门自身难以解决的一些问题,甚至起到公司高层领导都难以起到的作用;等等。这一切,显然都有利于搞好行政部门自身与各部门的协调,改善双方的关系,改善行政部门的形象。

企业行政管理责任编辑:李老师    阅读:人次