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行政复议应诉工作面临的形势及对策

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【摘要】行政沟通是指行政沟通主体之间通过各种传递渠道对情报、消息、情感、资料等各种行政信息的编码、传递、理解及反馈的过程。行政沟通是行政管理的核心,是决策过程的重要环节,然而由于语言、位差、沟通、信息和组织结构等主观或客观障碍使行政沟通环节常常出现信息失真等问题。本文根据行政沟通中的主要障碍,有针对地提出正确运用语言文字、克服层级障碍、提高沟通技巧、完善信息传送机制和设置科学合理的组织结构的对策不断减少行政沟通中的障碍,提高行政沟通的效率。

【关键词】行政沟通;组织结构;信息沟通机制;行政决策

随着我国行政体制改革的不断深入,行政沟通在行政管理中的地位越来越明显,行政沟通的效率是实现行政组织高效运转的重要保障。行政沟通具有加强行政组织活动的统一性和正确性、改善公务人员的人际关系、克服行政组织中的官僚主义,提高行政效率等作用。但是由于一些主观或客观原因使得当前行政沟通的过程中存在着许多障碍,正确认识行政沟通的障碍并进行对策研究可以帮助提高行政沟通的信度和效度。

一、行政沟通:改进行政决策的基础之一

(一)沟通与行政

沟通沟通是人们之间最常见的活动之一,是指人们之间进行信息及思想的传播。沟通不仅在人类正常生活中极为重要,同时也是社会网络中各种组织、群体等提高效率与促进理解的重要途径。行政沟通通常也称为行政信息沟通,具体是指行政沟通主体之间通过各种传递渠道对情报、消息、情感、资料等各种行政信息的编码、传递、理解及反馈的整个过程,目的是使得行政机关及人员能够更好的与内外部其他单位和个人进行协调合作,同时也可提高政府行政决策的透明度和科学性。

(二)行政沟通的主体

沟通的主体是指沟通过程中的信息发出者、信息传递者以及信息接收和反馈者。行政沟通的主体不同于其他类型的沟通,有其特殊性。这是因为在行政沟通过程中必须有一方或者多方是行政组织结构或者相关工作人员。我们对行政沟通的主体有广义和狭义之分,在狭义的行政沟通中的主体主要为行政体系内部的机构、部门与人员等;广义行政沟通中的主体除了以上的对象外,还包括行政体系外的各类民间组织、社会群体与个人等。

(三)行政沟通的内容

行政沟通的内容和一般沟通相比范围较小,主要是有关行政系统中的行政信息或者具有较大社会影响的一些相关事务与管理内容。这些内容都是与行政系统运作、行政管理、政府职责等有关的信息。

(四)行政沟通的原则

1.高效率原则。某一行政信息完成沟通过程所需要的时间越少,沟通效率则越高。为了实现行政沟通的高效率原则,必须特别注意以下两个方面:一是保证沟通渠道畅通无阻,减少人为干扰和失真现象,尽可能选择最短、最直接、容量适中的渠道进行沟通。二是沟通技术现代化。

2.高质量原则。指行政信息在传递过程中所达到的真实性、准确性和全面性,尽可能地减少信息传递过程中的干扰和失真,注意减少与信息接收者的要求成行政决策活动无关的信息。3.民主化原则。民主化原则就是要扩大行政人员参与决策的机会,创造一种民主、宽容、和谐的沟通气氛。

二、行政沟通中的障碍

(一)语言障碍

语言障碍是行政沟通中最常见的主观障碍之一。语言对行政沟通产生的障碍可以从三个方面加以理解。首先语言的固定性与事物的不断发展间的障碍。语言在沟通传递过程中是相对固定的,而事物是不断发展变化的,因此,当沟通发生时,如果事物已经变化了,很容易造成信息失效的现象发生。第二,语言的高度概括性与行政事务的具体性间的障碍。事务都是具体的,复杂的,而我们通过语言沟通时,对事件都是进行概括的,在概括的过程中可能会遗漏重要信息,无法准确的还原事件,造成信息失真。最后,沟通双方因方言而造成的障碍。这种障碍主要是因为沟通双方有一方或双方因在口头沟通中带有方言而造成的沟通不畅或误解。

(二)位差障碍

位差障碍即行政机关中由于地位顺序上的差异而导致沟通出现的信息阻滞问题。我们可以从上行沟通、平行沟通和下行沟通的过程理解位差障碍。在上行沟通中,下级在上报信息时,出于对上级的畏惧心理、对自己政绩及个人利益的保护等角度,对现实中存在的许多问题隐瞒不报,夸大积极事件,导致信息失真。而且由于上级在职位上的优越,会给下级造成心理压力,也会导致沟通障碍。在下行沟通中,上级官员常常出于个人利益的考虑有选择性的向下级传达信息,同时给予下级的信息不及时、不全面也会严重影响行政沟通结果。在平行沟通中,由于各部门和人员之间不存在隶属和制约关系,所以在行政沟通中常常存在信息沟通不及时或者漏传、误传的现象。

(三)沟通障碍

现实生活中有多种多样的沟通手段,如何选择正确的沟通手段对提升沟通的效果至关重要。不同的沟通手段都有其优点与缺陷,在什么时候选择什么沟通手段最为有效往往是行政人员在沟通中面临的难题。常见的沟通手段有语言沟通、书面沟通、“开会”等。行政沟通手段单一、僵化会制约行政沟通的进行。除此之外,提高沟通技巧也有利于提升行政沟通的效度。政府很多人在日常工作流程中缺乏沟通技巧,上下级同事之间、政府和群众之间信息的不对称,影响正常政府信息的上传下达,相互交流,致使工作效率低下,人与人之间隔阂、误解冷漠,影响机关和谐人际关系的建设。

(四)信息障碍

信息障碍是阻碍行政沟通的主要障碍,我们可以从信息沟通渠道、信息沟通机制、信息公开与反馈机制三个方面阐释信息障碍对行政沟通的影响。首先信息沟通渠道不够通畅,由于政府内部往往是等级森严的科层制,信息无论是轻重缓急都要按照规章流程一层一层进行上报或者下传,在这种信息传递过程中容易出现语言沟通障碍以及人员对信息判断不准确而导致信息不能及时上传或下达等问题,这种单一的沟通渠道往往造成信息阻滞。其次,信息沟通机制不够健全,尽管近些年来我国政府也做出了积极的努力,但仍然缺乏独立的信息管理机构和相关处理系统。最后信息公开及反馈机制不够完善,在对外的行政沟通中,我国政府主要是信息发出者,而媒体、其他组织和公众是信息接受者。这种单向传播的沟通方式造成了公众缺少信息反馈渠道以及反馈信息严重滞后的结果。其次,公众向政府和主流媒体的反馈渠道单一,网络反馈信息尽管迅速,但通常内容繁杂、难辨真假,正规渠道又需要层层过滤而造成延时,这不仅会造成信息阻塞,也会影响公众对政府信息的信任度;最后,政府对于反馈信息的处理和解决不够及时,层层上报的信息需要经过筛选过滤往往难以到政府重视,引起重视的信息和问题又由于时间的滞后而延误最佳的问题解决时机。

(五)组织结构障碍

如果组织层级设置不合理、不科学,会对行政沟通产生不良影响。相关调查内容显示,在整个行政组织中,每通过一個层级將造成20%的信息丢失,因此层次越多,信息通道越长,信息在传送中被过滤、被遗漏、被歪曲的可能就就会越大。但是,我国当前的行政组织机构中的沟通周期非常长,长周期会使信息在传递过程中失真或丢失。同时,由于行政沟通渠道的单一,行政沟通的信息反馈不及時,这会影响行政机构的行政工作效率和信息传达的及时性。

三、消除行政沟通障碍的措施

(一)正确运用语言文字

首先,在沟通过程中注意选用对方便于理解的语言和表达方式,尽量避免使用方言或晦涩难懂的表达方式。其次,在描述事件时要注意实事求是,客观的表达,尤其是注意抓住事情的关键信息,既要简练的表达,也要充分概括事件的情况。最后,一定要注意信息的时效性,并且密切关注信息的变化。

(二)克服层级障碍

首先,上级在工作中,应尽可能获取第一手材料,避免信息经过若干层级后被过滤被加工的现象。其次避免官僚主义,官僚主义会使下级更加敬而远之,因此,作为上级应平易近人,广纳言路,从而拉近干群间距离。除此之外下级应该勇于表达,实事求是,不畏上级权威,为上级提供真实有效的信息。最后,平级机构部门之间应该打破部门间的信息壁垒,互通信息。

(三)提高沟通技巧沟通能力可以通过学习和实践来提高。我们在沟通过程中首先要学会因人而异,因事而异的选择沟通方式。其次注意沟通中掌握的一些细节和要领,事前问清楚,事后负责任;接受批评,不犯重复错误;及时汇报,反馈总结;给领导选择题而不是回答题等,这些沟通技巧不仅有利于提高自身的能力和人际关系,而且有利于提高整个行政组织的沟通效率。

(四)完善信息传送机制

建立良好的信息沟通网络。在行政组织各部门设明确负责信息报送的岗位和职责,比如信息的报送、反馈、交流、通报、考核制度等,特别是紧急突发事件时进行临时性授权情况,建立临时的行政沟通和信息报送渠道,提高信息工作人员的紧急应变能力。要明确细化沟通交流的途径,建立健全机关内部信息收集、传递信息制度。通过加强信息交流和行政沟通渠道,营造浓厚的团结合作、积极融洽的氛围。

(五)设置科学合理的组织结构

行政机构应该根据精简高效原则,在行政组织设置中要注意避免层级过多,职责交叉,机构重叠导致信息传递中出现的信息的拖沓延误和失真。科学合理设置组织结构有利于畅通信息传递的渠道。

四、结语

行政沟通是行政管理过程中的血液,不可或缺的部分。信息化时代的到来以及我国行政体制改革的浪潮既为我国行政沟通的改进提供了机遇,同时也带来了挑战。我们应该不断探索,不断学习,根据行政沟通中的障碍,积极应对,不断提升我国行政机关行政沟通的能力。

参考文献:

[1]黄艳燕.浅议行政沟通的主观障碍与对策[J].理论观察,2014(05):33-34.

[2]李云端.行政沟通中常见障碍与对策分析[J].管理观察,2014(05):177-179.

作者:黄燕 单位:南昌大学

行政复议应诉工作面临的形势及对策责任编辑:张雨    阅读:人次