论独立学院行政秘书应具备的能力范文

【摘要】随着我国教育体制不断进行改革，独立学院有了很大的发展，为了能够让独立学院更好地发展，对于独立学院的行政秘书要求也越来越高。本文首先通过了解独立学院行政秘书的概念，然后分析独立学院行政秘书所应该具备的能力，最后提出了培养独立学院行政秘书能力的具体措施。

【关键词】独立学院；行政秘书；能力培养

1.引言

随着独立学院的发展越来越好，其行政机构的相关制度和岗位也在不断完善，行政秘书在独立学院的发展，以及上传下达的工作过程中起着非常重要的作用。在新时期下对于独立学院的行政秘书要求越来越高，为了能够让独立学院能够紧跟时代的步伐更好更快地发展，了解在新时期下独立学院行政秘书应该具备的能力是非常有必要的。1.独立学院的行政秘书概念独立学院的行政秘书在独立学院的发展过程中，不是我们传统所说的是某个重要领导的专门秘书，独立学院的行政秘书属于整个二级院系的领导群体，不是为了某个领导服务，而是为全体师生进行服务，有非常大的服务性[1]。与经济岗位和政治岗位的行政秘书职位不一样，独立学院的行政秘书的工作是在学校展开的，服务的对象也非常的多，不像经济和政治的经济秘书，只为某个领导服务，独立学院的行政秘书针对的是全体师生，服务对象的广泛对于行政秘书来说也是一个非常大的挑战。由于行政秘书起着上传下达的作用，不仅仅使这个职位具有很强的服务性和管理性，而且具有非常大的协助性。

2.独立学院行政秘书所应具备的能力

2.1多元化才能。独立学院行政秘书的服务对象和范围非常的大，这就要求独立学院行政秘书具有多元化的才能，在面对不同的人时采取不同的方式，这就对独立学院行政秘书有着非常高的要求[2]。在日常的工作当中，独立学院行政秘书不仅仅要协助办公设备及其办公环境的维护，而且要结算各项行政费用，整理相关的文档，在这个过程中就要求独立学院的行政秘书具有严密的逻辑思维能力。同时，在进行上传下达工作时就要求独立学院行政秘书具有很强的语言表达能力，要保证信息传达的准确性和及时性。

2.2创新能力。一个公司或学校想获得持久的发展就必须要有创新精神，独立学院行政秘书在学院发展的过程中有着非常大的作用，这就要求行政秘书在处理相关事物的时候有一定的创新精神，来促进学院更好的发展[3]。当今世界是一个发展非常迅速的时代，行政秘书要充分发挥自身的才能，不断进行学习，与时俱进，在实践和学习中不断培养自己的创新思维，不断对自身的工作进行改善，充分利用现有的科技水平，在工作的过程中有自己独特的见解，在工作中突破自己，提高工作效率。

2.3组织能力。对于独立学院行政秘书来说组织能力非常的重要，在学院的管理过程中，会有很多的项目和活动需要独立学院行政秘书来处理，在这个过程中就要求行政秘书具有很强的组织能力，能够让项目或活动顺利的开展。同时，由于在组织项目和发展的过程中，需要行政秘书要有全局观念，考虑整体的发展，具有很好的协调能力。

2.4团队合作能力。独立学院行政秘书的服务对象非常的广泛，需要和领导、同事和学生等不同角色的人进行交流，在这个过程中就要求独立学院行政秘书具有很强的协调沟通能力，做好上传下达的工作，保证每项工作的顺利进行。任何一项工作都不应该是独自完成的，而是需要学院的其他的员工共同完成，通过部门与部门之间不同的分工，不仅仅可以加强办事的效率，节约办事的时间，而且能够让所完成的项目和活动更加地完美。

3.培养独立学院行政秘书能力的具体措施

3.1加强学习，提高素养。一个学校要想能够更加持久的发展经营，就离不开人才，只有不断加强学校人力资源的管理，才能够提高整个学校人才的综合素质，提高学校员工在工作过程中的工作效率，实现学校的最终人才培养目标。很多学校在不断完善人力资源管理体系的时候，过于重视理论而忽略了学校的实际水平，最后很多岗位职能和战略规划的报告都成为了空想，没有进行实施，学校在认识到了行政秘书对自身发展的重要性之后，提高行政秘书的进入门槛。要想高效地完成一个项目和保证活动的顺利进行，需要高素质的人才，学校在进行人才管理的时候，要特别注重对人才的引进和培养。

3.2提高独立学院行政秘书的沟通能力。由于独立学院行政秘书接触的人非常的多，而且有着长传下达和协调的作用，这就要不断加强行政秘书的沟通和协调能力，在这个过程中不仅仅要加强行政秘书的语言表达能力，而且在很大程度上要提高行政秘书的各项专业知识的培养。因为接触不同的人，所需要涉及的专业知识也越来越多，这就要求行政秘书不断进行学习，不断丰富自身的内涵，在面对不同角色的时候才会有话可说，这也是独立学院行政秘书沟通能力的一个重要途径。

3.3增强应变能力。由于独立学院行政秘书涉及的角色非常的多，处理的事情种类也非常多，虽然在对于重大事情的处理没有很大的决策权，但是在组织各项活动或者进行命令的传达过程中，会遇到很多意料之外的事情，在对这种事情的处理过程中就要求行政秘书具备很强的应变能力，保证整个学校平稳地运营，项目顺利地开展，避免不必要的损失发生，即使在发生相关意外时把学校的损失降低到最小。结语独立学院行政秘书在学院发展的过程中有着非常重要的作用，在新时期的背景之下，对于独立学院行政秘书也提出了更高的要求，行政秘书要具备多种能力，比如团队合作能力、组织能力和创新能力等，行政秘书要不断加强学习，提高自身的沟通能力和应变能力，提高自身的素养水平，这对于学院的发展有着非常大的帮助。

参考文献：

[1]徐燕.新时期独立学院行政秘书应具备的素质及能力探讨[J].时代教育,2015(15):238-238.

[2]夏玲雅.浅谈二级管理体制下高职院校行政秘书的素质要求[J].文理导航,2015(30):2-3.

作者：孙丹 唐婷婷 单位：大连理工大学城市学院