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浅谈检察机关诉讼档案管理

2019/05/16 阅读:

摘要:检察机关诉讼档案是各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的诉讼文书材料。它具有一案一号、体现诉讼程序和很强的法律效力特点,并在证据证明、案件复查和普法教育方面具有重要价值。本文针对当前基层检察机关诉讼档案管理存在的问题,有针对性地提出解决对策,对做好新时期检察机关诉讼档案管理工作具有积极的指导意义。

关键词:诉讼档案;检察机关;档案管理

概述

2016年,《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》正式颁布实施。根据《办法》的规定,检察院诉讼档案是指“各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的诉讼文书材料”。这些诉讼档案是以案件调查进展过程中形成的各种文证材料为主体,是案件审查的第一手资料,也是记录诉讼活动的重要文献,是检察机关贯彻落实党和国家方针政策、践行法律监督职能的真实反映。

1检察机关诉讼档案的特点

检察机关的诉讼档案保密性、法律专业强,是国家档案的重要组成部分,详细记录了检察机关诉讼活动的全过程。它具有以下鲜明特点:

1.1一案一号

检察机关的诉讼档案突出特点是“一案一号”,所谓“一案一号”,是指一个案件一个案卷编号。检察机关诉讼档案由各级检察机关生成并保管。从案件立案侦查到案件结案处理,在此期间产生的各种法律文书、诉讼材料和证据资料等都会被如实记录在案,并形成一份完整的卷宗材料,实行编号存档管理。检察机关的诉讼档案实行一个案件一个编号,编号存档的形式内容由案卷号、类别和年度共同组成。档号的结构为:诉讼档案代码(SS)—结案年度—保管期限代码(“1”为永久、“2”为60年、“3”为30年)—顺序号(通常为5位阿拉伯数字)

1.2体现诉讼程序化

检察机关办理的刑事诉讼、民事诉讼监督和行政诉讼监督、刑事执行以及控告申诉等类案件都会严格按照《诉讼法》的规定,根据诉讼程序的流程做好档案资料的收集和整理,即案件承办人从案件受理开始收集有关诉讼文书材料,直至结案后时整理,严格遵守《诉讼法》的具体要求,否则检察诉讼档案就会失去其应有的档案功能。与其他领域档案管理形式不同的是,检察机关的诉讼档案管理及案卷组卷形式单一,且要严格按照档案记录时间为序进行归档。

1.3具有法律效力

档案具有凭证效力,而检察机关的诉讼档案则具有很强的法律诉讼效力,具有强制力和约束力。案件的诉讼当事人可以根据检察机关出具的诉讼法律文书维护其自身合法权益,且这种法律效力不因时空变化而受到影响,如某地的法律诉讼文书在另一地同样具有相同的法律效力。此外,检察机关的诉讼文书,如阅卷笔录、庭审笔录、检委会决定等在诉讼过程中具有法律效力。2检察机关诉讼档案的价值2.1证据证明价值检察机关通过查阅诉讼档案,能够及时为追诉累犯、追诉漏罪提供证据。例如,在侦查机关案件移送至检察机关进行审查批捕、起诉时,有时会发现案件中的犯罪嫌疑人构成累犯或之前存在漏罪,而侦查机关在移送的案卷材料中缺少相关的证明材料,这时通过查阅检察机关之前已经办理归档的诉讼档案,调取诉讼档案材料作为认定犯罪嫌疑人是否存在遗漏追诉的罪行或者是否构成累犯的情况,通过诉讼档案强有力的证明价值能够有力维护法律尊严,对于打击犯罪、实现司法公平公正等具有积极的现实意义。

2.2服务案件复查

检察机关的诉讼档案为检察机关办理的相关案件复查提供有效服务。例如,检察机关履行控告申诉法律监督的职能,在接到人民群众的控告、申诉,维护其合法权益时,需要就当事人反映的案件事实和证据进行认真复查,这时通过调阅相关的案件诉讼材料,对于及时答复申诉人、实现息诉罢访、维护申诉人的合法权益具有积极意义。

2.3普法教育功能

在“谁执法谁普法”的理念下,检察机关也承担着法律知识的普及和教育群众职责。在检察机关办理的诉讼案件中,完整地记录了案件的案情和及其理的全过程,无论是案件事实和案件办理对当事人及普通群众都具有很强的现实教育价值。在每年的“12.4”国家宪法日等特殊时期,可以通过调阅案件诉讼档案材料,将检察机关办结的案例作为普法教育的鲜活素材,实现用身边的人和事教育身边人的良好效果。

3当前检察机关诉讼档案管理面临的问题

3.1档案意识不强

检察机关办理的诉讼案件有着明确的时间要求和规定,加之案多人少的矛盾在基层较为突出,检察机关的诉讼档案工作者以及办案人员的档案意识不强,导致诉讼档案资料收集不及时、不完整。此外,由于案件办理需要一定的时间,也就不可避免地出现诉讼材料被随意放置的情况,随之拖延了归档时间。

3.2专业人员不足

从基层检察机关档案管理现状来看,普遍存在非专业人员从事专业性工作的情况。即诉讼档案的管理者多从办公室、技术科、政治处等综合部门抽调,而兼职档案员、有档案学专业知识背景的人员不足。专业人员的不足在一定程度上影响和制约了基层检察机关诉讼档案工作规范化进程。

3.3开发利用不充分

档案的价值在于开发和利用。检察机关的诉讼档案也应坚持“服务办案、服务领导决策和服务社会”的宗旨,但由于业务素质不强、专业人员不足、档案信息技术条件薄弱等因素的影响,导致检察机关的诉讼档案开发利用不够充分,重保管轻利用的现象十分普遍。

4检察机关诉讼档案管理对策

4.1强化人员保障,加强档案管理队伍建设

随着司法体制改革的深入,以及案件办理数量的上升,检察机关尤其是基层检察机关要高度重视诉讼档案管理工作,切实加强诉讼档案工作的领导,成立诉讼档案工作领导小组,设立档案工作机构负责统一管理领导诉讼档案,并根据检察机关的实际,配备一定数量的专职档案工作者。此外,要定期组织档案人员开展业务培训,既要熟练掌握档案专业知识,又要掌握一定的法律业务知识和计算机软件操作技能,提升检察机关诉讼档案人员的综合素能。

4.2完善制度体系,增强档案管理规范化

随着对司法办案规范化的要求越来越高,检察机关的诉讼档案管理也应不断提升规范化管理水平。具体来说,要严格贯彻《诉讼法》《档案法》《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》等法律法规和规章的要求,确保检察机关诉讼档案收集及时、完整、全面。此外,要完善诉讼档案移交制度,档案员要在接收档案前,指导办案部门严格做好诉讼资料的收集整理,统一编制目录,并及时将诉讼档案录入档案数据库,做好诉讼档案上架,确保诉讼档案管理的规范、有序和高效。

4.3加大投入力度,提升档案管理信息化

随着办案办公系统的信息化应用,检察机关档案管理应加大经费投入力度,切实提升诉讼档案管理的信息化水平。遵守《数字档案室建设指南》,做好数字档案室建设。要提供专门的数字化档案管理场所,并为数字化档案室添置计算机、扫描仪、刻录机、装订机等,使用独立的网络线路,每年的案卷归档月,及时做好诉讼档案资料的收集和整理,并通过计算机信息网络技术实现诉讼档案管理的信息化、网络化。此外,通过物理隔离、双备份以及密钥等,以及购置恒温机、配备温湿度自动调节系统,为诉讼档案的网络安全和信息安全提供保障。

4.4激发活力,注重档案资源开发利用

新形势下,随着公众对公权力、司法程序的关注度持续升温,对自身合法权益的保护要求更高,各级检察机关要高度重视诉讼档案资源的开发利用,以公正司法和普法宣传教育需求入手,加大诉讼档案编研力度,充分挖掘档案资源,不断提升服务能力和水平。例如,通过典型案例的汇编,将其印制成宣传手册,在普法宣传,法律“六进”中进行宣讲,对群众预防犯罪、认识犯罪手段、提升应用法律手段维护自身权益等能力方面有重要作用。此外,随着新媒体技术的发展,要善于应用微信、微博、新闻客户端、案件信息公开网等平台和载体,加强诉讼档案知识的宣传和普及,提升档案资源的利用价值。

结语

检察机关的诉讼档案工作是一项基础性、长期性的系统工程,不仅需要一支高素质的档案管理队伍,而且需要完善的规章制度予以规范和保证,加大信息化投入力度,加强档案知识的宣传、普及,最大限度地发挥诉讼档案的价值和作用,更好地服务于检察事业发展和司法体制改革的现实需要。

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作者:郝志桃 单位:文水县人民检察院馆员

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