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档案管理与知识产权保护探讨

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[摘要]

知识产权在国际经济中的地位与作用与日俱增,伴随着我国加入世贸组织,企业的科技创新能力和知识成果转化能力成为企业参与国际国内竞争的新要素,增强自主知识产权的保护与利用成为企业发展新战略,本文立足于此背景,探讨企业档案及档案工作与知识产权保护的关系,对知识产权战略下的企业档案工作提出几点建议。

一、知识产权与知识产权保护

知识产权的英文是IntellectualProperty,即智力成果权,是国家赋予公民对其智力成果在一定时期内享有的专有权力。早在18世纪,智力成果权就与物权、债权并列于财产权之中。[1]尤其是进入21世纪,国际竞争的激烈化和互联网技术的飞速发展,促使知识成果的占有、传播、转化和应用进入白热状态,知识产权保护成为国际经济秩序新的制高点。

二、企业档案与知识产权保护的关系

企业档案作为企业生产经营活动中形成的对社会及企业有保存价值的信息集合,其必然包含了企业在研发中形成的智力成果以及智力成果的形成记录,因此企业档案是知识产权的存在形式,是知识产权保护的内容之一。涉及企业知识产权的档案包括科技档案、专利档案、商标档案、商业秘密档案等。其中科技档案的范畴较大,是技术研发过程中形成的具有保存价值的一切图、文、声、像记录,如企业编制的手册、标准、规范、通用图,企业自主研发的软件或程序,企业的工程图纸、设备数据等;专利档案是专利申请、受理、保护过程中形成的直接记录,也是企业科技创新的核心智力资源;商标档案是企业商标注册及管理活动中形成的文件材料,包括注册名称、域名、商标、图形标识等;[2]商业秘密档案是指能为企业带来经济利益且采取保护措施的技术信息、经营信息等,如企业的产品配方、项目设计方案、招投标计划等。广义上说这四类档案都属于企业的科技档案范畴,是企业的科技结晶,受知识产权保护。档案的本质属性是原始记录性,企业档案是对企业活动的真实记录,对企业行为的真实反映。档案的参考凭证价值和法律效力决定了企业档案可以作为维护企业知识产权的有力凭证,是企业知识产权保护的重要手段,企业知识产权保护战略的发展对档案工作提出了更高的要求。

三、知识产权战略下企业档案工作存在的问题

知识产权工作在企业、行业间的发展存在巨大的差异性及不均衡性,知识密集型企业重视知识产权保护工作,视知识产权为企业发展的生命力,但在大多数中小企业中,知识产权意识及保护力度依然薄弱,甚至屡有侵权事故发生。[3]总体来看,知识产权在企业间的运作水平仍然较低,体现在企业档案管理工作中,就反映出诸多与知识产权战略不相适应的问题。

1.知识产权档案范畴界定不清知识产权档案或重要的科技档案较一般档案而言,凝聚了更多的企业智力成果,其经济效用、科技效用乃至法律效用决定了知识产权档案的特殊性,一般涉及知识产权的档案应当采取特别的保护策略。但是目前一些企业档案工作者缺乏知识产权法律知识,知识产权意识淡薄,在归档过程中存在不能将知识产权档案与其他类型档案区分的情况,各类档案无差别保管,给知识产权信息的遗失、泄露或产权纠纷的发生带来风险;[4]有些企业虽然将知识产权档案单独设类保管,但由于对知识产权档案范畴界定不清,会存在归档不全的情况,如只关注各类专利,而对于知识产权所包含的其他涉及到著作权、商标权以及商业秘密的资料未能给予同等重视;另外,不同类型产权资料其保护期限、开放范围以及权利归属的界定都存在差异,档案工作者如果不具有充分的产权意识和产权知识,就难以区分各类技术成果对档案管理的不同要求,对知识产权档案的保密、降密及解密工作也就难以为继。

2.知识产权档案归档质量不高产权档案的详实完备是保证企业知识产权保护工作有效开展的基础,但是由于产权档案的特殊性,在现实管理中,其归档质量往往难以控制。首先产权档案的经济价值致使一些技术人员在归档时不愿意将自己所掌握的全部资料提交档案部门,少数技术人员拖延归档或将核心资料占为己有,以大量的一般性材料或复印件应付档案部门,致使一些高价值的知识产权资料随着技术人员的流动而遗失;其次产权档案的科技价值致使一些部门只专注于科技成果奖的申报或科技成果的推广而忽视了对科技文件的专利申请以及对技术文件的保护,致使一些技术成果长期堆积在技术部门,或被其他企业抢先申请专利;[5]另外档案人员由于专业受限或权利意识不足,对待知识产权档案的归档工作采取被动的态度,不督促项目组及时提交材料,对提交后的材料不仔细检查核对,发现遗漏或问题不及时处理,也会导致大量技术资料伴随项目结束而难以收集。

3.科技档案管理缺乏监督机制科技档案的形成取决于技术资料的积累,技术资料的积累渗透于项目开发的各个环节,从项目的立项、研发,到小试、中试,再到申报、投产,每一个环节都会形成种类繁多的技术文件,技术人员由于工作接替或缺乏档案意识,在日常的文件材料积累过程中可能会存在不规范、不重视或不全面的情况,这就需要档案人员深入课题组,督促、指导技术人员做好技术文件材料的日常积累工作,定期监督、检查项目文件材料的移交和归档。但是许多企业的档案管理部门并没有建立健全的项目监督机制和规范的科技档案管理制度,档案人员与科研项目相脱节,与项目管理人员缺乏沟通,对项目形成过程技术文件材料的积累不能形成有效的过程管理及前端控制,不但影响了科技档案及产权档案的完整性,也使企业产权保护工作受到掣肘。

4.科技档案的利用与保密工作难以协调企业开展知识产权保护工作的目的是为了确保企业内部智力成果为企业专享,并激励企业智力成果的积累和增长。科技档案作为企业智力成果的结晶,由于其价值性与机要性并存,在开发利用方面往往难以掌握好“度”,容易产生极端情况。一般情况下,档案部门出于对安全性的考虑,对科技档案以“守”为主,为了确保科技资料的不泄密、不遗失,通常将归档后的科技档案束之高阁,不开发、不解密、不转让、不销毁。[6]由于知识产权受法律保护具有时效性,同时知识的更新周期日渐缩短,长期搁置的科技档案其知识价值会随着时间的推移而自然流失,因此科技档案的被动保管实际上带来的是资源的流失,与企业知识产权战略的初衷相违背。另一种情况是,企业对科技档案的机要性没有采取应有的重视和特别加以保护,档案部门对技术资料的借阅和利用不加以限制,致使技术部门或技术人员出于利益、职位或评奖等考虑,而随意复制、翻译、传播、转让技术成果及专利,同样造成企业知识资源的损失。

四、知识产权战略下如何加强企业档案管理工作

完善的档案工作是企业知识产权保护的前提。当前企业档案工作中存在的诸多与知识经济要求、知识产权战略不相匹配的问题,如何从法律、制度及技术层面加强档案工作,尤其是科技档案工作,使企业的科技档案真正参与到企业知识产权战略的规划与应用中是知识时代给档案工作者提出的新的要求。

1.提高知识产权意识,增强法律运用能力知识产权意识淡薄是目前大多数企业管理人员存在的问题,也是产权保护工作在企业间应用不均衡,甚至难以为继的思想根源。档案工作者要做好科技档案的管理与开发工作,首先应该具备一定的产权意识和产权知识;其次,科技档案的开发与保护离不开法律法规的支持,产权保护的有效性也是以法律保证为前提的,因此档案工作者必须增强自己的法治素养和法律知识。

2.建立健全科技档案管理制度科技档案是涉及企业技术核心的专有档案类型,其专业性的特点及价值对于企业的知识积累及知识创新具有重要的意义,也是企业知识产权保护工作密切联系的对象。为了保证科技档案的完整、准确、系统、安全,需要从制度层面上给予更严格的管理与控制。首先是归档制度,这里值得说明的是,档案部门应当根据企业科技成果的类型对企业科技档案的归档范围给予明确的界定和说明,以防止由于档案人员的主观认识差异而带来的差异化归档,归档制度还应对归档时间、归档手续、归档内容的连续性和完整性进行严格的控制,以便将科技档案归档工作落实到具体的阶段、部门乃至人员,从而使归档工作有据可凭、有据可查。[7]其次是监督制度,档案工作者应该在项目开展之初就对技术部门提出文件质量控制要求,在项目进行过程中实时跟进,定期监督、检查文件收集情况;在项目结束后清点全部文件,对遗漏的文件应及时催补,并就项目的文控工作进行总结报告。另外就是关于科技档案的安全制度,如档案的复制、借阅、利用的程序控制和手续控制,对涉密或涉及产权的文件材料的保密控制等,都应纳入到安全制度规范内。

3.提高电子文件的技术保护手段网络技术的飞速发展使电子办公更加便捷,文件的形成、传递、加工都更加高效,电子文件与档案之间的联系也更加密切,但信息技术的发展也给电子文件的安全带来了更大的风险,恶意篡改、删除、盗取信息的情况屡见不鲜。因此对于企业科技档案乃至产权档案的保护,除了实体的安全控制外,更要注意信息在个人IP端和局域网系统中的保护。一般的技术保护分为宏观保护和微观保护,[8]宏观保护即防止外来计算机对用户计算机信息的获取,主要通过加强网络信息管理的“防火墙”系统来实现,除此之外文件系统过滤驱动技术也可以实现对文件的访问控制、对重要文件的还原处理以及对机密文件的加密操作;另外加强网络监测系统对于控制内部人员的规范化操作,防止对机密信息的有意传递和泄露有监督作用。[9]微观保护即对电子文件本身的保护,在其被恶意访问或窃取后仍能保持内容的机密性,目前微观保护的主要手段即数字加密技术。

二十一世纪是知识大爆炸的时代,知识产权对于企业的重要性不仅是保护自主技术的问题,也是企业创新能力和竞争力的一种体现。企业档案是企业高价值信息的凝聚,其中技术档案和产权档案更与企业知识产权战略息息相关,既是产权保护的对象,也是产权保护的依据,同时是产权开发利用的基础,档案工作者应当从知识产权需求角度出发,思考如何通过完善档案管理工作,促进企业档案在推动企业科技进步、技术创新方面发挥更大的价值。

参考文献:

[1]李红,罗军.企业知识产权档案战略性管理刍议[J].档案学通讯,2010(3):88-90

[2]刘春田.知识产权法[M].北京:中国人民大学出版社,2002.3

[3]冯晓青.企业知识产权管理基本问题研究[J].湖南社会科学,2010(4):59-63

[4]何京芳.企业档案管理工作中的知识产权保护问题[J].陕西档案,2008(3):34-35

[5]林园子.论企业知识产权档案管理工作[J].科技情报开发与经济,2007(7):83-85

[6]牛万福.知识产权保护与档案管理[J].黑龙江史志,2013(21):136

[7]罗军.将档案工作纳入现代企业知识产权管理中[J〕.档案学通讯,2005(5):79-80

[8]常宁,赵岩.浅谈档案管理机构在保护知识产权工作中的重要作用[J].黑龙江史志,2009(23):72-73

[9]向媛媛.论新的经济环境下企业知识产权档案管理[A].“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集.[C]2009

作者:吴京单位:航天档案馆

档案管理与知识产权保护探讨责任编辑:杨雪    阅读:人次