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职业学校文秘专业设置

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1高职文秘专业学生的就业现状及其原因

1.1高职文秘专业学生的就业现状

1.1.1学生就业难

众所周知,高职文秘专业是一个实践性很强的专业。该专业主要培养能适应各类企业(公司)管理工作需要,具有综合职业能力的文秘人员。正因为该专业的毕业生主要在单位的管理部门从事文秘工作,而任何单位对文秘人员都不可能批量需求,所以毕业生就业现状不容乐观。以我们学院为例,每年来我院招聘的企业,每次可以招聘成批的理工类学生,但招聘文秘专业学生的数量一般只有5—8名。从以上的分析角度看,高职文秘专业学生的就业状况不佳。

1.1.2用人单位缺少合格的文秘人员

现代秘书活动的范畴存在于一切社会管理活动,乃至一切重要的生产实践领域和科学文化活动之中。不仅国家机关、社会团体、各类企业设置了秘书机构,配备了文秘人员,而且实业家、科学家、作家、学者、演员等一切需要秘书提供辅助服务的社会人士,都可以聘用秘书。秘书已成为从业范围广泛、从业人数众多的一种社会职业,所以社会对秘书的需求量很大。

然而今年来我院招聘的日本电产科宝(浙江)有限公司负责人说,像他们那样规模较大、发展较快的企业,要选几名合格的文秘人员都很难,其他小企业就更难了。这说明许多企业都很难招聘到符合企业发展需要的文秘人员。

企业之所以难以招聘到合格的文秘人员,是因为企业规模扩大了,对文秘人员素质与文秘工作质量要求就提高了;外向型经济模式的发展,对文秘人员参与外向型经济活动的能力要求更高;企业本身需要经营、管理及掌握市场法规等综合能力很强的秘书人才;企业还需要文秘人员能在维护领导尊严和员工利益上做大量的沟通工作;企业管理也需要文秘人员有创新能力。这些都使得企业难以找到合格的文秘人员。

1.2造成高职文秘专业学生就业难的原因

1.2.1学生的就业意向与社会需求不一致

大多数学生选择高职文秘专业时,意向多是进入国家机关从事文秘工作。然而,随着国家机构改革的深入,公务员制度的全面实施,国家机关招聘公务员主要面向本科层次以上的文科毕业生,高职院校文秘专业的学生大部分很难进入国家机关工作。根据对某事业单位用人情况的统计,招聘文秘人员的起点为本科学历,不考虑高职(大专)类毕业生。而随着我国市场经济的发展,对外开放的深入,企业需要大量精通市场经济规律和本单位日常业务的合格的文秘人员。

据我院2003—2007年文秘专业毕业生就业情况统计,文秘专业共有毕业生846名,通过公务员考试进入国家机关从事文秘工作的学生仅有31人,占总毕业学生数的3.7%;其他学生则进入企业工作,占总毕业学生数的96.3%。上述数据说明国家机关已不是高职文秘专业学生的主要去向,企业成了高职文秘专业毕业生的主要选择。所以,高职文秘专业学生的就业意向和社会需要的矛盾,就成了他(她)们就业困难的重要原因。

1.2.2专业的教学内容与社会需求不一致

随着我国市场经济的迅速发展,经济结构的调整,社会对文秘人员知识结构的需求正在发生深刻的变化,企业在不断崛起的过程中急需商务型、技能型文秘人员。秘书作为一种社会职业,已由单一的机关公务秘书发展为新的商务秘书群体,由传统的办文、办事、办会发展到了公关策划、商务资询、商务管理等诸多方面。

然而,目前我国多数高职院校文秘专业的教育目标依然是传统的思路,将目标定位为培养国家机关的文秘人员。在课程设置方面,以满足国家机关文秘人员所需要的基础知识、基本技能为主,如大量的公文写作、行政管理等内容,缺少计算机、经济管理、法律、商务英语、商务沟通、公共关系及广告等相关的课程;注重知识的系统性和完整性,缺乏企业对文秘人员知识需求的针对性。

而我们的学生除了心理上不愿从事企业的工作外,因学校教学内容陈旧,实际能力上也不能适应其工作。所以高职文秘专业教学内容不适应社会需求,成了高职文秘专业学生就业难的另一重要原因。

2高职文秘调整专业设置的必要性

高职的培养模式必须以职业为基础,以能力为本位,它的目标与规格必须根据社会的发展需要,根据不同职业岗位的具体要求来确定。对高职文秘专业来说,应根据市场的需求,以企业秘书需培养的能力为本位,确定其专业设置。具体来说,高职文秘调整专业设置的必要性体现在以下几个方面:

2.1秘书队伍格局变化的需要

自古以来,我国的秘书几乎都是行政秘书。解放后,全国的数百万秘书从业者也是以行政秘书为主。一般人对“秘书”概念也多指行政秘书。迄今为止,我国的秘书论著多以党政秘书活动为研究的主要对象。

然而,随着社会主义市场经济的日益繁荣,企业对文秘人员的需求急骤增加,这就使得“秘书”这一概念发生了本质的变化。也促使秘书队伍结构发生了巨大变化——除传统的“行政秘书”外,“企业秘书”所占比例在迅速增加。可以预见,我国传统的以行政秘书为主的秘书队伍格局,将会被以企业秘书为主的模式所取代,在市场经济的舞台上“企业秘书”必将唱主角。所以,高职文秘专业必须适应时代发展的需要,及时地调整专业设置。

2.2“秘书”内涵变化的需要

随着我国市场经济的发展,作为文秘人员,除了应具有一定的专业理论知识和专业技能以外,还应具有一定的计算机、英语、广告、市场信息、国家相关政策等知识。这就使“秘书”一词的内涵发生了重大的变化。具体体现在以下几个方面:

1)知识方面。随着社会主义市场经济体制的逐步完善,社会对文秘人员知识要求越来越高,文秘人员逐渐向“复合型”通才方向发展,其知识体系趋予庞大和复杂。

2)能力方面。随着现代企业制度的建立,为适应市场经济发展的需要,企业秘书工作必须向改革型、经济型、外向型转变。因此,企业秘书必须具有特定的能力。包括计算机操作能力,协调能力,应用文书的撰写及处理能力,英语应用能力等。

所以,“秘书”一词的内涵已经实现三个转变:由“中文”型向“管理”型转变;由“从政型”向“从商型”转变;由“外脑型”向“专业技能型”转变。“秘书”内涵的转变,使高职文秘专业必须及时调整课程设置。

2.3秘书行业细化的需要

随着市场经济的深入,秘书行业越来越细化,《秘书国家职业标准(2006年版)》把秘书层次划分为高级秘书(三级秘书和二级秘书)、中级秘书(四级秘书)、初级秘书(五级秘书)。

高级秘书主要指秘书部门负责人、助理、首脑的专职秘书等。他是重要领导人身边的高级参谋助手。要精通各项秘书业务,又要具有全面指挥、综合协调的领导才干,独当一面,圆满完成任务的工作能力。中级秘书从事的工作既有操作性事务,又有辅助管理事务。中级秘书必须具备综合性管理知识和综合办公能力,还必须熟练掌握打字、速记、电脑操作等技能。初级秘书需要熟练的办公技巧,特别要掌握打字、速记、接待、整理和保管文献资料、应对电话及礼貌礼仪。

在国家劳动部的职业资格认定中,本科文秘被定位为高级(三级)秘书;高职文秘被具体定位为中级(四级)秘书。因此,高职文秘专业设置必须纠正模仿本科学科建设的倾向,按照中级秘书的技能要求进行专业设置。

所以,针对秘书队伍格局的变化,“秘书”内涵的变化,秘书行业的细化,作为培养文秘人员的高职文秘专业,必须对其专业设置进行调整,以适应秘书职业发展的新要求。

3高职文秘专业设置的具体措施

3.1针对高职特点准确进行专业定位

对高职文秘专业的设置来说,要针对高职的特点,按照国家劳动部对高职文秘层次的定位,主要培养能适应各类企业(公司)管理工作需要的,掌握文秘工作基本技能,具有一定的文字工作能力,能熟练操作办公自动化设备,掌握汽车驾驶技术,具有综合职业能力的中级文秘人员。只有这样才能真正办出高职文秘专业的特色。

3.2全面调整课程内容

在高职文秘专业课程体系中,不能再沿用以往以“行政秘书”需求为主的课程设置模式,应更多的增加企业(公司)发展所需的相关知识。具体来说,可从以下几方面作好课程的调整工作:

(1)适应外资企业对学生综合素质,尤其是对英语应用能力的客观需要,增加英语教学课时,强化听力和口语的训练,切实增强其作为交流工具的实用性。

(2)按照专业基础课为专业主干课服务的原则,根据两者之间在内容上的对应关系,增加经济管理、计算机、商务英语等专业基础课内容,确保其为秘书实务、秘书写作等专业主干课服务,增强专业基础课的实用性。

(3)增加办公自动化、摄影、汽车驾驶等技能训练的课时,突出实践性教学。

3.3注重能力培养

提高学生的综合素质,培养适应生产、建设、管理和服务第一线需要的,德、智、体、美等方面全面发展的高等技术应用性专门人才,这是国家教育部对高职院校的培养目标的诠释。高职文秘专业就应以此为目标,以能力为先导,全面培养企业(公司)所需的文秘工作人员。具体来说,高职文秘专业设置需主要体现的培养能力有以下几方面:

(1)计算机实际操作能力。随着社会的发展,办公自动化在文秘工作中有着重要的地位。所以对高职文秘专业设置来说,注重计算机应用能力非常重要。其中有三大项尤为重要:

一是高速录入文字的能力。多数单位在招聘时,都把打字速度要求放在突出的位置。要求120字份钟的不在少数,最低要求也在80—100字/分钟。所以高职文秘专业在设置时,必须强化录入文字技能的训练。

二是熟练操作office软件的能力。文秘人员每天都要和大量的应用文书打交道,而大多采用计算机输出WORD文档的形式。企业的报表现在也都是由EXCEL文档的形式来实现。所以高职文秘专业的学生应达到能够熟练操作WODR、EXCEL等Office软件的要求。

三是熟练操作办公室常见的其他现代化设备的能力。如复印机、打印机、扫描仪、传真机等办公自动化设备,要求高职文秘专业的学生能够熟练操作。

(2)较强的协调能力。做好领导的参谋和助手,必须拥有较强的协调能力。所以高职文秘专业设置应注重培养学生的协调能力。因在企业中文秘人员经常需要做好以下的协调工作:

一是文秘人员作为企业联系上下左右内外的中心枢纽,比上司更了解员工,可根据员工的兴趣爱好安排工作,在授予一定责权的过程中充分发挥目标激励、信任激励的作用,可及时疏导员工的不良情绪,调动其工作的积极情感,采用措施实行情感激励。超级秘书网

二是文秘人员经常要和客户打交道,要会区分和确认不同的客户及需求,及时发现客户的需要,掌握协调与不同客户关系的方法。随着市场经济的深入发展,秘书还会越来越多地遇到网络的沟通协调和企业团队的沟通协调问题。

(3)应用文书的撰写及处理能力。“秘书”这一职业经常要和大量的应用文打交道,高职文秘专业毕业生在企业工作中,经常需要撰写通知、请示、批复、经济合同、意向书、商业函电、定货单及商品说明书等应用文书,同时还需要把这些应用文书及时地加以处理。所以撰写应用文书及处理应用文书的能力也是高职文秘专业设置的一项重要内容。

(4)商务英语的运用能力。随着我国加入世界贸易组织,对外开放的深入,企业对外交往越来越多。所以对企业秘书来说,商务英语的运用能力就显得非常重要。其中包括撰写常用的英文函电能力,运用英文进行交际的能力等。所以作为培养企业秘书的高职文秘专业,就要重点加大商务英语写作、英语口语和听力等课程的设置力度。

4结语

高等职业技术院校要在办学思想上、办学模式上、办学机制上、办学政策措施上,坚持以就业为导向,推动高等职业技术教育制度创新,这是国家教育部对高职院校提出的办学原则。我们要遵循这些原则,在高职文秘专业设置方面,以学生就业为导向,以当代企业(公司)文秘工作所需技能为指导,合理设置高职文秘专业的理论及实践课程,使高职文秘教育越办越好。

职业学校文秘专业设置责任编辑:李老师    阅读:人次
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