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浅析企业养老保险档案管理途径

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【关键词】企业;养老保险;档案管理;有效途径

引言

党十八大报告之中有明确的提到有关于民生建设等多方面的内容,提出要统筹推进城乡社会保障体系建设,加快惠及城乡全面覆盖,在这一战略引导之下,我国社会养老保险事业相较于之前的发展可谓是十分显著,而且其覆盖范围相较于之前也有了显著的扩大,企业在整个参保人员所占比例较多。身处在这种环境之下,企业之前所存在的社会养老保险档案管理方式也应无法再满足我国保险事业发展需求,如何对其进行有效创新与完善,也成为目前我国养老保险档案管理工作中较为重要的任务,而为了做好这一项工作,笔者也从现状着手,提出了具体的建议。

一、企业养老保险档案管理现状

就目前企业养老保险档案管理工作现状来看,其主要存在着以下几个问题:首先,档案信息来源十分的复杂。分析我国已有的养老制度我们能够发现,其最开始出现在上世纪80年代中期,而其当时的特征则是资金少、覆盖小,可是在不断发展过程中,保障范围有了明显的扩大,保障形式也发生了较为显著的变化,而这一过程中所形成的各类档案材料也可谓是五花八门、各式各样,这自然也就加大了企业养老保险档案管理的难度。其次,尚未实现系统化管理,我国养老保险档案管理系统化起步进程较晚,企业职业养老保险档案管理甚至存在资料残缺不缺等现象。最后,缺少专业化的管理人员。就目前企业养老保险档案管理工作实施情况来看,企业内管理人员专业素质有待提升,很多管理人员甚至都没有参与系统化的档案管理培训,在这种情况下自然很容易会出现管理档案丢失、管理效率以及质量不高等问题。

二、企业养老保险档案管理的有效途径

(一)对组织领导机构进行完善,强化目标责任管理上述分析中我们提到了现如今企业养老保险档案管理过程中存在的问题,而要想有效改善这些问题,首先还是需要对组织领导机构进行完善,只有企业管理人员加强领导,真正将养老保险档案管理工作纳入到企业管理规划之中,才能为之后的管理质量提升奠定良好的基础与保障。具体而言,企业在管理过程中可以专门为这一项工作来构建专门的管理小组来对其进行管理,同时在管理过程中还可以定期召开管理交流会议,对于管理过程中存在的一些问题及时进行处理与纠正,这样就能为之后的工作发展奠定良好的基础。另外,还需要坚持对养老保险档案管理工作进行监督与检查,这样也能进一步提高这一项工作的质量。

(二)做好基础建设,完善现代化管理手段在信息技术环境下,企业养老保险档案管理工作质量要想得以提升,还需要在发展过程中做好基础建设,加大对硬件的资金投入,对企业养老保险档案管理设备进行更新与完善,创新落后的管理手段,以此来更好地实现现代化档案管理,从而有效提高企业养老保险档案管理效率和质量。具体而言,首先,在对硬件设施进行完善与建设的时候,可以积极建设出标准化的库房,在档案库房之中配备好相应的设备,像是配备灭火器、密集架、温湿度计、防盗门等等,这样才能让库房形成良好的防盗、防火以及防潮等效果。另外,为了更好地实现现代化、信息化档案管理,企业在这一过程中可以加强信息化设备建设,像是计算机、扫描仪、打印机等等,这样才能有效提升企业养老保险档案管理工作质量,确保企业档案管理以及信息检索工作的有序开展。

(三)健全管理制度,规范养老保险档案管理程序企业养老保险档案管理工作在实施过程中,还需要对其管理制度进行完善,以此来对养老保险档案管理程序进行规范,确保这一项工作的科学化实施与开展。在对管理制度进行健全与完善的时候,可以按照《档案法》以及企业实际需求来制定出相应的养老保险档案管理制度,像是《立卷归档管理细则》《文书档案管理细则》等等,以此来形成较为完整的规章体系,从而提高企业养老保险档案管理工作的效率和质量。另外,在这一过程中还需要对管理方式进行规范,及时创新落后且传统的手工管理方式,积极借助于信息技术、新设备来对档案进行创新管理,以此来实现档案实物载体与档案信息载体的有效分离,从而更好地落实现代化档案管理,便于之后的统计、管理以及检索等功效。最后,还需要强化企业档案管理工作的服务效能,结合企业实际情况来构建出网络检索、上门服务等一系列立体化的服务体系,这样才能将养老保险档案管理的价值有效的发挥出来。

(四)加强管理人员培训,提高管理人员综合素质企业养老保险档案管理工作要想有序的实施下去,除了上述几点之外,笔者认为还需要加强对管理人员的培训与教育,进一步提高养老保险档案管理人员的综合素质,这样才能真正推进档案管理工作的进步与发展。对于这一点,首先,我们可以聘请养老保险档案管理专业人员,像是这一方面的专家、教授等等,以此来对企业养老保险档案管理人员进行理论知识培训与教育,借由这一方式来让其掌握最为先进的档案管理专业知识以及管理理念,促进之后管理工作的有序实施。其次,还可以积极组织企业养老保险档案管理人员,参与到省市档案部门所组织的一些培训以及教育活动之中,这样也能进一步提高其对于档案管理工作的认识,同时有效完善其自身管理技能以及专业素养。最后,还可以在发展过程中结合企业实际情况来制定出针对性的培训计划,聘请专业人员为其讲述档案管理工作相关知识,以及软件操作使用方式。

(五)做好电子档案信息化建设在现如今这个时代背景下,人工方式进行企业养老保险档案管理无法满足时代发展需求,需要在管理完善过程中加强电子档案管理与落实,积极借助于信息互联网技术来进行科学的档案管理与存储,这样才能有效避免纸质档案的使用,减少因此而产生的管理问题。档案电子信息化管理,能够更好地便于档案查询以及使用,管理人员只需做好分类阶段的工作,对档案信息检索进行完善,就能有效提升便利档案的查询与管理。

三、结语

综上所述,在市场经济不断提升的环境下,档案管理工作成为了企业发展关键举措之一,档案管理工作重要性也在不断凸显,同时也面临着全新的形势以及发展机遇,企业养老保险档案管理工作质量要想得以提升,一定要先把握好问题,然后及时转变管理理念,不断拓宽服务范围、创新服务措施、构建高素质的管理队伍,这样才能真正有效促进企业健康和谐发展,为企业职工提供保障服务。

参考文献:

[1]贺玉慧.提高社会养老保险档案管理的有效途径探析[J].管理观察,2014(18):55-56.

[2]张玉凤.如何加强企业职工养老保险档案管理工作[J].黑龙江档案,2013(3):83.

[3]王英忠.机关事业单位养老保险档案管理需把握的几个问题[J].兰台内外,2015(4):52-52.

作者:张银红 单位:聊城市社会劳动保险事业处

浅析企业养老保险档案管理途径责任编辑:张雨    阅读:人次
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