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论银行授信档案管理中的问题及对策

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摘要:银行的授信档案区别于一般档案,有产生机构的复杂性、存在状态的动态性、载体形式的多样性三个方面的特点,因此在授信档案的管理中存在着收集难度大、保管方式陈旧、信息化程度不高的问题,通过在实际工作中的研究和总结,提出采取加强整体规划、制定标准规范、构建信息化平台三个方面的对策来解决授信档案管理中的问题。

关键词:授信;档案;管理

1授信档案的特点

授信档案是银行在对各类企业或个人客户授信活动中形成的,反映信贷业务工作情况并具有保存价值的文件资料的总称,一般包括受理、调查、审查、审议、审批、放款、授信后管理资料。它是银行与企业(个人)双(多)方债权、债务关系的原始凭证及银行依法催收的重要法律依据,是银行核心业务档案之一。授信档案不仅具有一般档案所具备的属性,同时还具备“产生机构的复杂性、存在状态的动态性、载体形式的多样性”等特点,特点的分析是我们解决问题的立足点。

1.1产生机构的复杂性。授信档案,不同于一般档案的重要特点就是产生机构的复杂性。授信档案,顾名思义,是在授信业务过程中产生的文件资料,授信业务从贷款受理直到授信后管理,需要调查、审查、审批、放款等多个步骤才能完成。根据授信工作“审贷分离”的原则,一定是由多个部门共同完成的,而且根据不同种类的授信业务,产生的部门也不尽相同。授信档案的产生,要涉及公司业务部、个人业务部、授信审批部、授信管理部、风险合规部等部门,因此,银行授信档案的来源是复杂多样的。

1.2存在状态的动态性。授信业务的流程较为繁杂,其授信工作也是一项漫长且不断完善的过程。授信业务在贷款受理、调查、审查、审批之后,客户部门还会定期召开授信后工作例会,信管部门还会开展风险预警、风险分类、放款审核等工作,仍然产生大量应归档的文件资料。有些贷款虽然已还清归档,但由于后期该项贷款做了“倒贷”的处理,仍然还会认定不良贷款,那么还会产生应归档资料,因此授信档案从形成之始到归档保存均处在动态变化中。

1.3载体形式的多样性。随着银行风险把控越来越严格,对于授信业务的担保管理也越加重视,担保人或客户可以通过提供抵质押物品,来获得银行较高的授信额度,银行也因暂时获得抵质押物品的所有权而降低自身风险。因此在授信业务中,除了文件资料以外,还有各种载体形式的抵质押物的证明资料需归档保存。如各种房屋产权证、保险凭证单、有价值的实物等。

2授信档案管理中存在的问题

2.1产生资料部门多,集中收集难度大。一般而言,授信业务各环节产生的文件由各部门自行保管,部门保存文件时,往往从自身角度出发,将自以为具有保存价值的资料保管好,不重视归档范围内文件的积累,容易造成归档文件的缺失。同时部门之间缺乏沟通,各自为政,导致授信业务的冗长和不连贯,档案收集工作难度很大。如何实现授信各个部门之间工作的有效衔接,保证归档文件齐全完整是档案部门面临的首要问题。另外,银行授信文件形成的动态性也加大了档案室的收集难度,档案室经常要向业务部门催收文件材料,而且部门之间也会在提供归档文件时出现扯皮现象,档案收集工作难以齐全。

2.2载体形式多样,保管方式需创新。授信档案不仅有纸质材料,而且还有抵质押物品的登记文件原件、保险原件以及存单、国债等重要有价单证。随着银行风险防控越来越严格,这就要求借款人提供足额的抵质押物,归档保存的各种有价单证的数量也会随之增加。文件材料的整理可以按照归档文件整理规则,装订、编号、装盒、上架进入档案室保管,而有价单证只是因为贷款抵押的需要而暂时存放单位保管,待贷款还清后还需归还给借款人,因此,与银行其他档案相比,需要找到合适的方法做好这部分单证的保管。

2.3信息化程度不高,实体和电子需匹配。商业银行为了提高授信审批的效率,近年来在业务中大多增设了前端影像平台,从发放审核提交的审批材料到业务发起的文件材料进行扫描上传,实现授信从流转到审批过程的全部业务在线完成。而客户信息的更新、贷后管理过程中还会产生大量的文件资料需要保存,但根据我们对多家银行调研结果显示,大部分系统设计的流程没有将这部分文件资料进入系统保存,使得系统数据和实体不能一一对应,并且档案系统和前端影像系统也不能兼容,导致授信档案查找工作仍然依赖于档案实体的查找,业务人员要花费大量的时间在档案数据的查找上,档案利用服务的满意度较低。

3授信档案管理的建议和对策

3.1加强授信档案管理的整体规划。商业银行应该结合行内现有的授信业务管理体系和现状,从宏观和微观两个方面,即从授信业务的管理和管理所需的要素两个方面,对授信档案的管理进行整体的设计与规划。从宏观角度,重点查看授信档案的管理是否融入现有的授信业务管理之中,档案工作流程和业务流程是否能够有机地结合起来。要做到这一点,档案人员要充分地了解掌握授信业务的工作流程,根据授信业务的工作流程,规划授信档案管理以及提出档案管理系统的功能模块设计。管理所需的要素是以授信档案管理活动为对象,从微观角度对管理活动中涉及的管理系统、规章制度、管理人员等要素进行规划研究。授信档案的特点,决定了对授信档案的管理具有了不同于其他档案的管理行为。对授信档案管理从微观和宏观两个方面进行规划是管理工作有序开展的重要保障,是提升管理水平的有效途径。

3.2制定授信档案的标准和规范。目前国家档案局和中国银监会对授信档案没有一个具有针对性的、明确的制度和规范。这就要求我们必须根据上级主管机关的有关制度规范,结合实际情况,制定授信档案的标准和制度,可以参考的制度和标准有《企业档案工作规范》(DA/T42—2009)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《金融企业业务档案管理规定》(档发[2015]3号)。以上这些标准规范提供了一个总体的框架和原则,但它们只阐述了档案某一方面或者某一部分的管理要求,并未就授信档案的概念、管理流程、操作标准等内容进行全面且详细的定义和规范。因而,制定出切合银行自身实际的、详细可操作的制度标准,是保证授信档案规范化管理,提升授信档案管理质量的前提条件。在制定制度规范时,首先应坚持全过程管控的原则,鉴于授信文件产生机构的复杂性,授信档案管理的标准规范必须能覆盖授信业务的全流程,在制定管理制度时,必须考虑档案工作与业务工作之间的关联,保证它们之间协调统一。其次应规范文件材料的整理,在业务管理制度中要充分体现归档文件的范围以及文件收集、归档的标准,归档的标准不仅涵盖普通文件的整理,还要针对证照、单证这些载体文件制定出整理规范,在文件归档的前提下保证档案实体不被破坏。最后应落实文件归档的责任制,将授信档案工作落实到业务工作的具体岗位和具体人员,要求各岗位人员严格执行制度、履行工作职责、严格操作流程、提高档案意识,在贷款申请、调查、审查等各环节中做到材料收集齐全、文件定期整理并及时立卷归档,确保档案资料齐全完整。

3.3构建授信档案信息化的平台。银行档案信息化,是银行发展对档案工作的要求,也是档案管理自我提升、发展壮大的根本出路。目前银行档案信息化的主要形式是建立档案管理系统,横向上,将文书档案、业务档案、实物档案、声像档案等银行所有的档案门类纳入统一平台,实现银行档案资源的集中、统一管理;纵向上,应实现档案从收集、整理、利用到鉴定销毁的全生命周期管理,保证了档案管理流程的规范性和档案信息资源的安全性。同时,利用网络传输的便利条件,实现信息资源的共享,开发信息资源的价值。在授信档案信息化方面,档案管理系统应与授信业务影像系统建立接口,或在业务影像系统的后端增设档案管理模块,这样影像系统中已有的影像可以及时为档案系统或档案模块所用,不必重复录入、扫描。建立完善的用户权限分配机制,除满足内部查询外,外部监管部门检查,也可以开放系统查询用户的功能,提高外审人员查询,可避免调阅纸质档案时的丢失、混乱等现象发生,提高档案利用效率和满意度。

参考文献:

[1]王敏.对新常态下加强档案管理工作的思考[J].中国城市金融,2015(09).

[2]吴晓东.转型期银行会计档案管理化的思考[J].兰台世界,2014(06).

[3]王秀云.商业银行档案管理集中化、电子化与编研深化的思考[J].科技与企业,2012(15).

[4]贾焕梓.提高商业银行档案管理水平的思考[J].黑龙江档案,2017(04).

作者:桑晟 单位:中国医学科学院放射医学研究所

论银行授信档案管理中的问题及对策责任编辑:陈老师    阅读:人次