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浅谈会计档案电子化管理路径优化

2019/04/26 阅读:

摘要:会计档案的管理是实现会计监督和反映职能的重要环节,而大数据环境下,对会计档案的电子化管理有其必要性和紧迫性。通过总结会计档案管理的发展历程,发现会计档案管理中存在的问题:领导重视程度不够、专业人才缺乏、安全风险大、管理制度不健全、长期保存乏力和开发利用不合理等。鉴于此,提出大数据背景下会计档案电子化管理的路径:强化会计电子档案管理的认识与保障、健全和完善会计电子档案管理的内控管理制度、构建会计电子档案多维度风险防控体系、培育大数据环境下的高素质会计人员、夯实会计电子档案长期保存基础工作、优化会计电子档案资源的开发利用。

关键词:大数据;会计电子档案;风险管理;多维度安全体系

会计原始凭证、记账凭证、会计账簿和财务报告等是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据,是单位的重要经济档案,也是国家档案的重要组成部分[1]。随着电子计算机和网络技术的发展,档案管理信息化工作代替传统手工工作是必然发展趋势,会计的历史信息也可实现随时调取和使用。企业通过建立档案管理系统来识别和统一保管不同时期的资产会计档案信息,并通过信息系统增加档案模块功能,集中管理和储存所有电子档案,实现会计档案电子化管理。随着会计信息化的发展,会计档案的管理将从传统的纸质档案管理转向电子会计档案的存储形式。然而,我国计算机技术起步比较晚,使得会计档案电子化发展也比较迟缓。自从1958年我国第一台计算机诞生,到70年代末,除个别尖端科技领域外,我国计算机应用几乎是空白。1979年财政部拨款500万元,在长春第一汽车制造厂进行计算机在会计工作中的试点工作;1980年,铁道系统在北京广安门车站和蚌埠铁路分局的计算机系统上开发使用了货票处理、工资核算、材料核算和财务决算汇编等应用程序;1981年8月,我国首次提出了“会计电算化”概念;1983年国务院成立了电子振兴领导小组;1984年,财政部和国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》,并于1998年进行了第一次修订;1988年,全国掀起了计算机应用的热潮,许多企业将财务会计作为应用计算机的突破口,从此会计电算化进入快速发展时期。20世纪90年代,我国会计电算化工作开始进入普及和深化阶段。2012年,以中国联通、中国电信和中国人保三家公司为代表实行的会计档案电子化管理和电子发票归档管理的试点工作,取得了良好的成效,推动了我国会计档案电子化管理的发展。从2014年开始,财政部和国家档案局对《会计档案管理办法》通过多次研讨和修订,形成了新的《会计档案管理办法》,并于2016年1月1日起施行。

一、会计档案管理的相关文献综述

电子会计档案具有存储范围大、可视性和存放方式严格等特点[2-3]。已有研究主要围绕会计电子档案的使用优势、会计电子档案存在的风险、会计电子档案使用的保障措施等方面展开研究。在会计电子档案使用优势研究方面。有研究认为,会计电子档案在管理和利用方面具有较好的优势,如高速检索、远距离传递和交流,同时电算化会计档案的在线利用方式可以实现用户和资源拥有者的双赢,将原始凭证通过扫描转化成电子文档,便于查询[2]。而利用Excel表格功能可以简化会计档案手工统计工作,提高工作效率和质量[4]。张春茹则提出,使用电子档案,有利于节省人力物力,便于检索,办公效率大为提高,有利于行政事业单位全面把控单位的资金状况,提高资金的利用效率[5]。在互联网应用技术成熟的大环境下,实施电子会计档案有利于现代化会计大数据事业的发展和会计工作的健康运行,也有利于推动会计档案管理的精细化、准确化和高效化[6]。在会计电子档案风险研究方面。有研究认为,会计信息化档案管理存在安全和维护隐患,需要进一步改进;电子档案管理不受重视,导致会计档案管理的难度增加,且存在管理制度不完善、电子会计资料不全、安全隐患和能力不足等问题[7]。电子档案管理的不足,如信息被复制篡改、损毁丢失、保存介质等问题,制约了电子发票和电子档案的推广使用,因此应建立有效的风险防范体系[8]。也有研究认为,推广应用会计档案电子化系统可以实现对异地核算原始凭证的适时审核,强化财务管理的监控作用,防范财务风险[9]。在会计电子档案使用的保障措施研究方面。有研究认为,完善内部控制制度,建立会计电算化档案管理规章制度,可以有效地保证会计档案的安全和可靠,促进行政事业单位财务工作健康有序发展[2]。通过建立电子会计档案数据源泉管理机制以及一系列电子手段来动态跟踪和管理档案信息处理过程,保证电子会计档案管理系统数据的完整性和安全性,同时推进会计电算化与档案信息化的融合是规范会计档案管理的重要手段,依托大数据技术提高行政事业单位会计电子档案的管理水平[10]。双套制则能够保证电算化会计档案作用的实现,因此,对会计档案资料要实行电子文件与纸质文件共同管理,做好会计电子档案的安全工作,确保审阅内容不被修改,制定严格的认证制度来确保会计电子数据资料的安全。同时应建立收集移交和接收体系,提升电子会计档案长期保存的效率,重视会计档案电子化管理,充分发挥会计档案信息的价值,为企业决策和发展提供保障[11]。在大数据环境下基于财务共享模式的电子会计档案管理框架模型和管理价值,能够帮助企业进一步加强电子会计档案的管控能力,提升经济效益[12]。通过以上文献综述可看出,已有文献对会计电子档案管理进行了较持续的研究,这些研究成果对于今后会计档案管理的发展和研究奠定了坚实的基础。然而,已有文献较少涉及大数据环境下,会计电子档案管理存在的问题以及会计电子档案管理的实现路径,而本文力图弥补以上缺憾。

二、会计电子档案的优势及其管理中存在的问题

(一)会计电子档案的优势会计电子档案与传统档案相比具有较好的优势。首先,能够实现信息共享和协同。大数据时代下,会计电子档案的采集和数据的处理都是通过计算机网络进行,时间短、速度快、可实现线上远距离传输和多人同时查阅同份档案,信息资源共享性高、协同性强[7]。其次,工作流程简化。会计电子发票通过网络可以实现购买、开具和领取等一系列功能,解决了传统纸质财政票据印制成本高,避免管理不规范和出错等问题,使得工作流程简化,工作人员工作量减轻[13]。同时,电子档案出错易修改、重置和纠错,监督检查方便。最后,可操作性强。会计电子档案只需通过计算机就可实现信息查询、多方位检索和复制拷贝等操作,还可对数据进行精确计算、分析和快速查找等,形成科学的会计档案资料。另外,会计电子档案还可对数据进行备份保存,防范自然灾害、意外事故和人为破坏等问题的出现[9]。

(二)会计档案电子化管理过程中面临的问题1.会计档案电子化管理工作重视不够在会计电子档案管理实践过程中,许多单位的领导认为留存会计档案是应付上级检查或者审计使用等形式化的工作,对单位自身建设没有多大作用。这就使得会计档案管理过程中,重凭证、账簿管理和纸质实物档案管理,轻辅证材料、磁性介质等以电子形式储存的电子档案管理。由于人为等原因,会计档案管理工作出现细节不规范,未能及时将会计资料存储备份到外储器中,或不能正确对电子文档进行收集、整理、备份、保管和检查等,造成会计资料备份不完整,系统数据丢失或破坏,工作效率不高[3][14]。此外,部分单位对档案保管经费投入甚微,没有设置专门的档案室和存储设施设备,更没有专职的工作人员。资金的不足致使软件的更新、维护和升级得不到保障,导致新兴电子财务管理技术得不到有效应用。2.管理体系不健全存在安全隐患在会计电子档案管理的过程中由于管理体系的不健全,会计档案管理存在较大的风险。具体表现为:一是管理制度不健全,工作人员职责不明确,管理流程不规范,致使工作人员工作随意性大,在管理中出现随意修改数据、泄密、丢失、归档不及时或归类错误等人为破坏档案的现象和自然损坏现象的发生[7]。二是会计档案立卷归档整理不规范,出现会计凭证填写不全、装订不规范;文件资料存放混乱,保管期限划分不明确,移交手续不齐全和销毁档案不及时等问题,导致后期工作难度大。三是没有对会计软件的版本、配置和运行情况进行系统地监控和维护,致使软件升级后,不同版本下的会计数据不匹配和兼容,从而影响会计档案的完整性。四是在日常工作中,没有及时把会计档案数据备份,导致原始电子数据损坏或丢失。会计档案电子化管理体系的不健全使得整个管理流程中都存在风险。会计电子化档案在形成过程中,电子资料容易被人为改动而不留痕迹,使得会计档案信息失真。而计算机和储存介质易遭受病毒侵染或黑客窃取,如果不及时备份,就会造成会计档案信息被窃取、泄露或毁灭[7]。同时,存储介质的质量、兼容性、人为管理和自然灾害等因素都会影响存储时间长短,造成电子档案管理工作保存难度大,数据的完整性得不到保证。3.会计人员专业胜任能力有待提升大数据环境下,对会计人员以及档案保管人员的综合素质要求大大提高,这就要求档案保管人员应该具备足够的专业胜任能力。会计电子档案管理包括电子档案的收集、整理、归档、软件系统安全和计算机网络维护等一系列专业问题,需要工作人员熟悉和了解会计专业、计算机和档案管理知识[15]。然而,实际工作中,三者兼备的会计人员很少,出现缺乏了解档案管理知识致使会计档案管理混乱。或仅限于操作,对后期的管理和维护知识薄弱,导致操作错误,工作效率低,造成数据丢失的现象发生[3]。大数据环境下,电子化会计档案是以电脑、磁盘或光盘技术为支撑的,易遭受病毒的侵入,造成电子档案数据被修改、窃取或公开,致使管理人员对电子档案在传输和使用过程中的真实性、安全性、原始性和保密性无法进行保障。因此,对会计档案管理人员的专业胜任能力提出更高要求,而这也是当前面临的重要问题。4.会计电子档案保存技术和管理有待加强新《会计管理办法》规定,会计档案保管年限为10年和30年两类,这就要求电子会计档案信息需要长期保存,然而由于技术的不断更新和系统的升级,原有的数据被覆盖,或者不同版本生成的数据不兼容,将导致原有档案信息不能识别。会计电子档案需先保存在计算机中,然后借助磁盘或光盘的形式存放,两者缺一不可,这就可能出现保存不当、介质破坏或电脑中毒,导致数据无法读取和损坏。此外,由于对会计电子档案的输出格式和数据源也未做统一要求和专门保管措施,并且在数据提取和使用电子版会计信息时可能出现数据损毁和信息不完整等情况,所以会计电子档案长期管理也有待加强[16]。5.会计电子档案经济价值开发利用不充分会计电子档案与传统会计电子档案相比,其经济价值尚未得到有效地开发。大多数单位认为会计电子档案是纸质会计档案的辅助补充资料,对单位的发展影响不大,并没有意识到电子档案的经济价值和作用,造成会计档案资源的浪费。而电子档案的查阅和借用有严格要求和限制,使得部分电子档案不能发挥其功效和作用,经济价值没有被开发利用。同时,部分单位的会计资料收集不全,无法用数字信息分析和比较单位的实际情况,使会计电子档案发挥不到应有的作用。

三、增强会计档案电子化管理的路径

(一)强化会计电子档案管理的认识与保障对于会计电子档案的管理需要从思想上加以重视,强化会计电子档案的管理的保障措施。各级财务部门应该充分运用媒体和网络等宣传渠道,加强对《档案法》《档案工作条例》《会计法》《会计基础工作规范》和《会计管理办法》等相关法规的的宣传工作,让各级部门、公众和管理人员认识到会计档案工作的重要性,重视和接受会计电子档案,提升会计档案管理工作的效率和质量[14]。同时,根据工作岗位实际需要,公平选择职业道德强和业务水平高的会计专业人员,提升会计电子档案管理工作水平。各部门要重视对会计档案电子化管理人员的业务培训,提高专业素质,以科学化、规范化管理会计档案。此外,各部门应该保证资金投入,对配置进行定期更新,对系统进行定期维护,为会计电子档案的推广运用提供有力的资金保障。

(二)健全和完善会计电子档案管理的内控管理制度为保证会计电子档案的安全与完整,必须健全和完善会计电子档案管理的内部控制制度。按照《会计档案管理办法》要求,凡是单位相关账簿、会计报表、记账凭证、现金日记账和银行存款日记账等都属于档案,需要打印和立卷归档。电子会计信息未形成纸质档案时,要求进行副本备份。各单位应该建立电子会计档案科学保管制度,选择高品质磁盘介质储存和备份电子会计档案,实行备用盘和存储盘共同保存、分离存放,并对电子档案进行分类编号,便于方便查找。做好存储介质的保管措施,确保电子会计档案在适宜的环境中存放[2]。同时,编制档案检索工具和索引目录,利用计算机进行检索,确保调档及时准确。建立会计电子档案管理认证制度,对电子档案实行加密技术,采取指纹、口令和验证码认证,确保电子会计数据的安全性。建立授权操作制度,设立系统管理员或操作员等岗位,实行专人操作,避免越权操作[2]。建立借阅手续制度,负责人批准方可查阅,出具证件办理借阅手续,避免档案丢失、泄密和毁损。建立档案定期备份制度,电子档案不仅要求对数据备份,对相应的软件版本也要求备份,由专人定期把数据备份到磁性介质,对备份档案进行定期检查和维护,避免会计信息损坏[2]。建立会计电子档案接收制度,在电子档案接收前,先检测电子会计档案是否准确、完整、可用和安全,符合要求才可接收。此外,建立电子会计档案销毁制度,工作人员统计销毁档案台账,单位负责人签字后即可进行销毁,纪检部门派人监销,销毁后监销人员在销毁清册上签字,并将监销情况报告单位负责人。

(三)构建会计电子档案多维度风险防控体系大数据环境下,会计电子档案管理依然存在多元风险,需要强化风险的防控。各单位应该从计算机系统、电子数据和人为管理等多个维度构建安全体系,消除系统漏洞,杜绝安全隐患。在使用会计电子档案过程中,针对不同的管理者和使用者授予不同的操作和管理权限,禁止越权使用,确保每个工作环节和流程都安全。后台操作人员在安装软件中,应在系统设置安全参数,根据不同的需要设置不同的模式,如在电子档案的形成、保存和传输过程中,设置可读模式、可下载模式和禁止拷贝模式,避免修改、删除各项数据和参数。在数据管理过程中分级保存,确保数据的一致性。在数据传输上设置加密程序,建立重复归档检测程序,避免重复归档。在数据移交时签订保密承诺书,设立见证人员监督工作机制。同时,建立人员分离制度,确保任何一名工作人员无法独立对电子档案进行修改和操作[3]。同时,各单位应选用高配置的计算机储存会计电子档案,在软件安装上选择正版的杀毒软件,设置高安全级别防火墙和安全监测预警系统,定期对计算机进行杀毒和检测工作,防止病毒的感染和黑客的攻击破坏。此外,做好会计电子档案的日常安全和规范管理人员的操作工作,对电子档案实行及时和双备份,且备份要注明时间、日期和备份人姓名,年终要把本年度的会计档案进行分类整理归档,注明档案内容目录、日期和备份人姓名等,方便查找、保存和维护[17]。另外,做好应用存储光盘、硬盘和U盘等以磁性介质保存的电子档案基础环境工作,选择高品质的磁性介质来储备和备份电子档案和软件[3],并对历年存放的介质会计档案进行定期检查、复制和储存工作,确保电子档案安全和完整。

(四)培育大数据环境下的高素质会计档案保管员大数据环境对会计档案保管员提出了新的要求,要求会计档案工作者不仅要有良好的职业道德情操,又要精通会计专业知识,掌握档案理论知识和计算机操作技能,这就需要通过设岗招人、岗前培训和在职进修学习三种方式实现[3][14]。在岗位招人时,除了专业要求外,还应将熟悉计算机操作技能和档案理论知识作为附加条件。同时,强化对会计档案管理人员进行岗前培训。对档案、会计和计算机专业工作人员进行岗前交叉培训,采取理论与实际操作相结合的培训方式,从源头上规范会计档案收集、整理、保存和归档工作,减少会计电子档案的电子化风险[15]。此外,对会计档案管理员还应进行继续教育和培训进修以优化知识结构,提高专业水平,为会计电子档案管理工作奠定基础。

(五)夯实会计电子档案长期保存基础工作大数据环境下,实现对会计电子档案的长期保存需要做好相应的基础工作。首先,选择正版的财务软件,版本要与会计电子档案格式保持一致,即使升级也可以兼容。其次,对电子档案实行同步备份和两分离存放,对需要长期备份的数据除备份数据外,相匹配的软件系统也需要备份。再次,选择优质的存储介质备份会计档案数据,并在环境适宜的仓库专门存放会计档案[2]。最后,对会计电子档案进行检测,及时做好数据维护工作,并利用系统抽样的方式定期对会计电子档案进行检测。

(六)优化会计电子档案资源的开发利用针对当前会计电子档案资源尚未很好地开发其价值的问题,各单位应该采取一系列宣传措施,强化对会计电子档案的重视,发挥其优势和经济价值。在资金上给予大力扶持,并配备专业的计算机硬件、软件设备和内存空间大的高端服务器,保证开发工作的顺利开展。同时,确保完善的电子档案资料,以使数据得到有效地分析、运用,发挥其应有的价值。会计档案要实现其经济价值还需要提升业务人员综合素质,提高数据分析能力,学会运用“大数据”,实现档案信息资源共享。从整体和长远来看,提高会计档案管理人员的综合素质,就强化了会计电子档案管理的内生力量。会计档案电子化管理是一个新兴的事物,在我国很多城市和企业进行了一定的应用,国家也出台了相关的政策和法规,但实际工作中仍存在一些不足,需要各级管理部门根据国家相关管理规定进行相应的管理工作,以便更好地发挥电子会计档案应有的价值。

四、研究总结

会计档案管理对于实现会计核算、监督职能,强化审计监督起到重要的作用。伴随大数据、云计算、“互联网+”等信息技术的不断发展,会计档案管理也急需改变传统管理方式,适应技术发展。通过系统梳理会计档案发展的历史演变,并深入探析当前会计档案存在的问题,基于以上研究,提出大数据背景下实现会计档案电子化管理应该强化会计电子档案管理的认识与保障、健全和完善会计电子档案管理的内控管理制度、构建会计电子档案多维度风险防控体系、培育大数据环境下的高素质会计人员、夯实会计电子档案长期保存基础工作、优化会计电子档案资源的开发利用。

作者:金宇 单位:山西省农村调查办公室

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