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社会保险业务档案管理工作途径

2021/06/22 阅读:

摘要:社会保险行业的发展使社保档案数量与日俱增,给社保档案管理带来了一定的压力。文章分析了社会保险业务档案管理工作现状及问题产生的原因,针对问题提出了改进策略。

关键词:社会保险档案;档案管理

随着社会经济的发展和人们保险意识的提高,社会保险行业步入快速发展时期,参保人员逐年递增,随之而来的是社保档案数量激增,这对社保档案的保存和管理提出了更高的要求,因此有必要研究新时期社保档案管理存在的问题,找到问题产生的原因,进而有针对性地提出改进措施,提升社保档案管理水平,使社保档案能够更好地服务于领导决策、服务于民生。

一、社会保险业务档案管理工作现状

(一)社保档案种类多,管理部门多

社会保险包括基本养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等险种,每个险种涉及诸多环节,业务流程较复杂。这些险种由多个部门管理,比如生育险和医疗保险很多归参保人员工作单位的内设机构管理,这两个险种在理赔过程中形成的材料由参保人所在单位保存和管理。养老保险、失业保险等常规性险种由政府委托的部门进行管理。由于归不同的部门管理,各个险种的档案管理内容有所不同,归档时间不同、整理标准不统一、档案内容不齐全、整理不规范的现象时有发生,不利于社保档案的利用。

(二)社保档案管理规范和标准有待进一步细化

对于社保档案的规范化管理,国家先后出台了相关的规范和标准。2009年国家出台了《社会保障业务档案管理规定(试行)》,2015年国家标准化管理委员会批准发布了《社会保险业务档案管理规范》,对社保档案规范化管理进行了国家层面的顶层设计。部分省份也制定了本省的社保档案管理办法,如2013年辽宁省档案局与省社会保障厅、省民政厅等下发了《辽宁省社会保障档案管理办法》,对省内社保档案工作包括归档、收集、整理、利用等环节进行了规定。纵观这些规章制度,在社保档案管理上做出了方向性、原则性的规定,但大多数还是一些笼统、总体上的规定,在实际工作中缺乏可操作性,没有带来明确的、具体的工作指导。

(三)基层社保档案工作软硬件条件较差

即便是地市一级的社会保险机构,也存在档案工作基础条件较差的问题。有相当一部分社保经办机构没有设置单独的档案管理部门、没有配备专职的档案管理人员,还存在经费不足、设施设备简陋落后而且更新不及时、库房面积不足、制度机制不健全等方面的问题。区县一级社保经办机构面临的情况则更为严峻。

(四)社保档案信息化程度不高

在社保档案信息化的进程中,各地区社保档案信息化程度不统一,导致社保档案信息化最终无法统筹发展。比如在经济欠发达地区,社保档案信息化仍然处于初级阶段。另外,各级档案管理规定中虽然对社保档案电子化提出了规范性的指导意见,但并没有明确统一的操作流程,不同的社保经办机构采用不同的管理系统,在数据结构、技术结构、记录格式和形式等方面存在差异,造成信息孤岛,不利于社保档案信息资源共建共享,民生服务水平难以上一个新的台阶。

二、现存问题的原因

(一)重视不足

在实际工作中,很多社保经办单位对档案重视程度不够,认为社保业务办理是重要的,而对经办过程产生的历史记录也就是社保档案则是抱着无所谓的态度。不少基层的社保业务经办人员则以工作忙、任务重等为借口将业务档案管理的职责统统推给档案管理部门,认为业务档案管理是档案部门的事,与其无关。

(二)地区间档案信息化发展水平的差异

在档案信息化发展初期,国家没有及时出台相关文件对档案信息化进行顶层设计和监管,导致了各个地区、各个系统、各个单位档案信息化自由发展的局面。后来,国家档案管理中心出台了《全国档案电子化实施计划》,在国家层面对档案信息化管理进行了规范,但文件只是方向性的、原则性的规定,在具体落实方面并没有制定统一的操作程序和标准,这也导致了我国在社保档案电子化管理方面并没有形成统一的规范。

(三)社保档案管理是业务工作的有机组成部分

按照“谁经办谁整理,边经办边整理的要求”,全国社保系统明确了前台经办档案整理的责任,将业务材料收集整理立卷与业务经办各个环节相融合。也就是社保档案的收集整理归档本就是业务工作的一部分,是前台业务经办人员的本职工作,没有理由推卸给他人。

(四)人才引进与培训工作落后

社保档案管理人员不仅要对社保档案进行管理,还涉及社保业务的经办等工作。因此,在人才招聘时,不仅需要考察档案专业的技能和水平,还要全面考核其他各个方面的能力,尤其是计算机操作能力等。社保档案管理人员一般属于公务员编制或者事业编制,需要通过公务员考试或是事业编制考试才能录用。招聘的时候因为要通过严格的文化考试、专家面试等程序,用人单位只是先期进行岗位设置,在考试和录用环节上对录用人员几乎是没有可选择性的,所录用的人很可能不是用人单位所需要的。

三、相应的改进策略

(一)抓牢要素,夯实工作基础

一是要在档案人才引进和培训上下功夫。社保档案管理工作要由专人负责,不能由其他人随意兼任,同时在面向社会公开招聘时,要明确档案管理及其他相关专业要求,如对社保业务技能和信息管理技能的要求。加大培训力度,不断更新档案管理人员知识结构,使其掌握先进的档案管理知识和技能,适应新时期社保档案管理的变革。二是要改善档案工作基础条件。县级以上的社保经办机构要设置相对独立的业务档案管理区,有条件的地区宜建档案馆,并配置符合要求的设备设施。三是要制定详细的规章制度。要将规章制度做实做细,细化每一类档案的各个业务环节的操作流程和要求,真正将制度落实落地,使得每一项档案工作内容都有章可循,有制可依。

(二)划定责任主体,明确岗位职责

社保档案管理涉及的链条较长,人员较多,不同的责任主体负责不同的业务内容。《社会保险业务档案管理规定(试行)》对社保经办机构业务经办部门和业务档案管理部门工作职责进行了明确的划分,在实际的工作中必须严格按照规定划分责任主体,明确岗位职责。要把社保档案管理的职责具体落实到每一个人,树立人人都是档案员的理念,社保经办人员要对所形成的业务材料进行收集整理归档,与档案管理人员共同做好社保档案的管理工作。

(三)构建社保档案管理新模式

传统的社保档案管理模式越来越难以适应新时期对社保档案管理工作的要求,因此,构建新型社保档案管理模式已经迫在眉睫。在实际工作中,已经有个别省市如江苏省泰州市为了解决社保档案工作中存在的问题,积极构建“大集中、大管理、大服务”的管理模式,已经取得了显著的成绩且积累了一定的经验。各地区在开展社保档案管理时可借鉴这一模式,吸取其中的经验并结合本地区的实际,不断创新社保档案管理模式以满足新时期对社保档案管理的需求。

参考文献

[1]刘文江.新形势下社保档案规范化管理的途径[J].现代交际,2019(24):110.

[2]刘峰,刘攀.社会保险行业档案管理工作浅析[J].中国档案,2020(08):63.

[3]王学.关于加强社会保险档案管理工作的若干思考[J].黑龙江档案,2015(02):70.

作者:魏晓琳 单位:辽宁金融职业学院

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