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浅谈地产企业集中采购的管理

2013/05/30 阅读:

经市场调研,某一线品牌厂商提供优惠条件是,市场上单项目一次性投标20台以上,按照出厂基价20%下浮,若统一采购建立合作协议,年使用量200台以上,下浮25%,年使用量300台以上,下浮27%,年使用量400台以上,下浮29%,这就是说,该企业若项目各自分散投标,享受下浮20%,那么,整个企业一年电梯采购额以每台30万元计算为1.35亿,实行集中采购与中标厂商建立战略合作协议,能享受下浮29%的优惠价格,同数量情况下,整体价格可下降9%,单电梯一项年既可节约采购成本约1200万元,若逐渐将其他大宗物资及设备纳入集中采购,那么企业大幅降低采购成本潜力巨大,体现出整合资源实行科学的集中采购管理模式的重要性。

统一了采购渠道,有效建立合格供应商信息库和合格供应商评估制度。集中采购,从源头上确保供应商合格和规范。同时,与合格供应商建立长期合作伙伴关系,能享受商家提供的大客户各项优惠条件和优质服务。如上述企业电梯采取分散采购时,选择品牌不一,质量、安装及售后服务良莠不齐,实行集中采购后,与中标厂商建立长期战略合作关系,统一了品牌,不但获得产品优惠价格,又享受了大客户服务优惠条件,维保期和质保期都得到相应延长,付款条件、免费仓库保管时间都提供优质服务,由于资源的整合,企业提高了话语权,厂商高度重视和维护长期合作关系,解决问题反应速度快,工作质量、成效明显提升。组建专职采购队伍,避免分级项目和单位采购部门重复设置,使机构扁平化,大幅降低人工成本。集团成立专门采购中心或责任部门,专职于集中招投标、采购与供应工作,避免了分公司或项目重复设立采购部门,增加人手现象,项目施工进度申报采购计划,采购部门根据计划做好采购与供货组织实施,项目专心于施工建设,把精力放在施工质量上,分工明确,各尽其责,避免了人浮于事,达到大幅节约人工成本目的。组建采购队伍,通过不断磨练,致力于采购、流程科学管理的提升,形成专业性强、整体素质强的采购队伍,为进一步做好集中采购工作创造有利条件。

充分利用现代网络,为采用ERP物资采购管理系统提供条件。通过ERP管理系统,建立专业化分工合作、公开透明、相互制约、协调配合的规范和优化管理标准,全面优化企业集中采购业务流程,提高集中采购管理和信息化水平。形成内部有效的监督机制。通过采取ERP系统管理、公开招投标、集体决策等投标方式,大大提高采购的公开和透明度,有效规避和防范采购风险,杜绝采购过程暗箱操作等不规范现象的发生,提高公司规范化管理程度。

集中采购实施所采用的一般管理模式:

(1)建立建全的组织体系。成立由企业高层牵头,相关技术、采购、财务、监督部门组成的集中采购领导小组,下设评标委员会及集中采购中心,落实责任,明确分工。组织实施集中采购日常招投标和采购工作。

(2)进行项目大宗材料设备需求总量摸底调查。摸清整个企业需求总量,了解原采购方式,多方收集和听取各项目建设性意见,供采购领导小组研究制定集中采购可行性实施方案。通过数据统计和分析研究,建立集中采购物资目录,梳理出批量大适合操作的物资纳入目录,从易入手,先行试点,循序渐进,逐步扩大集中采购的范围。

(3)合格厂商推优。对拟实施的集中采购物资,可由各项目分公司推荐2到3家区域合作记录良好的厂商,供采购领导小组参考,与供应厂(商)进行战略性谈判和考察,初步了解价格优惠条件和服务模式,由采购领导小组制定合适招投标方式与方案,建立与中标合作厂签订长期战略性供货协议,努力实现以最低的采购成本获取最大优惠条件。

(4)建立实施业务流程。由实施采购的执行部门编制钢材集中采购业务管理流程和实施细则,经采购领导小组审批后下发执行,流程包括集中采购物资请购流程、招投标流程、合同签订审批流程、结算流程等,明确采购计划申报、(总部实施部门、项目、厂商之间)的业务衔接、人员联系、合同签订审批、到货验收、业务结算等工作程序,指导集中采购日常工作,使集中采购工作有序进行。

(5)强化制度化建设,加强过程监督和奖惩制度。集中采购涉及多部门、多项目、多单位,组织协调非常关键,需要统一思想和全局意识,打破固化思维,因此,必须出台相应的配套制度,如实施方案、采购管理制度、实施细则和奖惩制度等,形成统一集团管理模式,避免政出多门,多头管理,相互扯皮,确保采购工作的贯彻实施;同时,建立激励和考核机制,考核工作可与岗位职责落实情况、项目成本节约、工作效率挂钩,使上下同心,目标一致,真正起到节约成本、提高管理效能、保证产品质量、确保施工进度的目的。

(6)形成集中采购工作指南手册,指导日常业务。工作指南是集中采购工作中有效指导各项目如何按照既定步骤和程序实施采购工作一种指导性文件,可装订成册,下发至各项目,作为日常工作指导。一般内容包括工作程序、进度安排、技术对接、人员联系、具体做法及办理内容及完成时间、所涉及的相关部门等,成为实施过程业务指导必不可少得工具。

(7)建立合格供应商评价制度,确保供应商供货和服务能力符合公司持续发展要求。评估制度明确供应商的评估责任单位、评估频率、评估内容、评估流程、评估标准等内容。根据考核评价标准,定期对供应商进行考核,形成考核记录,考核评价内容可考虑以下因素:交货品质评分,包括出货检验质量、后期使用反馈质量;配合状况评分,包括沟通状况、问题处理及时性;交期履约评分;供应商资质评分;价格水平评分;付款方式评分等。

科学有效的集中采购管理模式,对加强企业采购管理,整合企业内部资源,降低采购总体成本,具有非常重要的作用。随着国家经济建设的深入发展,大规模集团化房地产企业的形成,越来越多的房产企业逐步采取了集中采购管理模式。作为房地产经营的管理者,更应抢先一步研究和撑控企业集中采购的管理方法,深入了解其运作模式的变化,充分利用科学有效的管理措施,整合企业资源,为创造更多的地产业经济效益服务。(本文作者:何龙文单位:福建省建筑材料设备公司)

浅谈地产企业集中采购的管理

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