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档案管理中的信息技术论文

2015/03/27 阅读:

1基于信息技术下的档案管理工作存在的问题

(1)制度不完善。(2)和社会发展不相符。(3)管理人员素质有待提高。

2信息技术在档案管理中的应用

2.1在档案管理内容中的应用档案管理内容繁琐复杂,一般都是管理人员人工完成档案内容,在档案内容管理中运用电子信息技术能够有效改善工作质量,提高工作效率,具体的应用有几方面的内容:存储文件目录、复制、检索;存储档案内容信息和检索;统计、编目和汇总档案文件;标引文件关键词;管理借阅,提供借阅咨询服务;打印文件目录;管理保管室安全;传输数据,进行系统维护。

2.2在构建档案信息管理系统中的应用为了提高管理效率,可以开发多种现代化技术集于一身的档案信息管理系统,可以将电子信息技术大量应用其中。可以使用InternetExplore8.0作为客户端浏览器,采用微软SQLServer2003来构建后台数据库。很多管理系统都是模块化的,这些系统同样大量的应用了电子信息技术,运用电子信息技术将各个模块的功能紧密连接起来,形成一个完整的信息管理系统。因此,在档案管理工作中,信息技术是无处不在的,而信息技术也有效促进了信息化档案管理的发展。

2.3在备份恢复中的应用电子档案是以计算机数据的形式存在的,因此同样会发生丢失、损坏等问题,目前计算机病毒、软件等问题带来了严重的网络安全问题,也威胁到了电子档案的安全性,如果发生电子档案泄漏、损坏或者丢失等情况,将会引发严重的后果。因此在管理档案的过程中,势必要使用信息技术备份电子档案,发生意外情况则要恢复档案。一般的备份恢复包括几个部分,如软件备份、硬件备份和恢复计划等,要完成备份需要使用应用软件、系统软件以及驱动等,现在一般用硬盘保存备份,硬盘容量大、价格低,恢复速度较快,体积小易于保存。

3推动信息化档案管理的进一步发展

可以从以下几个方面着手:首先要将纸质档案电子化,调查结果显示,已经有软件开发商开发出了一种系统,实现将图文资料批量数字化,简单来说,就是将纸质文件扫描到硬盘或者光盘中,在使用时可以检索关键字或者关键词;第二,电子档案要进行归档保护,环境会对电子档案产生一定程度的影响,因此对电子档案要进行定期维护和检测,建立完善的电子档案管理制度,电子档案的维护、拷贝、使用等都要严格记录;第三,加强电子档案的安全管理,对管理人员要进行安全教育,督促其改善管理方式,妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题,针对可能出现的问题,制定完善的安全防范措施。

4结束语

综上,分析了信息技术的内涵,介绍了信息技术的优势和当前档案管理工作中存在的若干问题,最后详细分析了信息技术在档案管理中的具体应用。

作者:李薇单位:江苏省水利工程建设局

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