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档案管理中的信息化建设分析

2015/12/17 阅读:

随着社会的进步,档案管理向信息化发展是时代的必然选择,作为交通运输部门的档案管理者,务必要树立起强烈的职业创新意识,以信息化建设推动档案管理工作,把建立档案信息网络,实现馆藏档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化,当成义不容辞的职责。

1交通运输部门档案管理实现信息化的必要性

在信息化时代的今天,信息技术的快速发展和广泛应用,对经济和社会的发展产生了深远的影响。交通运输部门档案管理工作也不例外,同样需要现代化。目前,我国各级档案管理部门也纷纷加强信息技术建设。加强信息化条件下的档案管理工作,是适应时代和社会发展的必然选择,是加快档案现代化管理的客观要求,也是提高服务水平的唯一途径。所谓“档案管理的信息化”,是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点,转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化,可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工,能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较,电子档案更便于保存、修改和查询,并且可以利用网络进行快速传递,从而提高档案管理的利用效率,降低档案管理成本。

2档案信息化建设的主要内容

交通运输部门档案管理实现信息化应本着统筹规划、统一标准、安全保密的原则,做好以下三项工作。

2.1建立一个实用的档案信息网站。档案网站是交通运输部门档案管理在网上建设的信息站点,一般以网页形式给人们提供相关的档案信息和服务,进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用,这是档案信息化的主要目的。建设档案信息网站时,要选用标准化的设备。选用的产品应符合当前国内外的相关标准,最好是当前或未来的一些主流产品,能够得到国内外一些实力雄厚的软、硬件公司或厂家的支持,以保证其升级换代,减少重新开发的成本。

2.2加强电子文件的管理。随着计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这就要求档案管理人员必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.3做到档案信息的规范化、标准化。规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容,也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。交通运输部门在进行档案管理信息化时,应该按照国家推荐信息化管理的标准,根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系,在实践中不断进行完善。档案目录数据库,应既符合国家的标准,又有利于实际的操作。应对各种文件及档案的内容、着录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。以便实现数据的共享,解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。

3档案信息化建设对档案管理人员的素质要求

搞好档案的信息化建设必须不断提高档案管理人员的素质,这是档案信息化成功之本。

3.1应当有档案管理的专业知识。档案管理人员必须系统地学习和掌握档案学知识,具有较全面扎实的实践技能。一方面,档案是一种知识载体,档案工作者要发挥档案的社会效益,就要熟悉档案的内容,掌握档案内容所涉及的知识。另一方面,档案管理人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案工作者只有熟悉和掌握档案专业理论知识,并具有一定的广度和深度,这样在实际工作中才能发现新情况,解决新问题。

3.2应当有相关的科学文化知识。(1)文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。(2)相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案管理人员应当有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学。(3)信息化管理知识。档案管理人员应当熟练掌握网络知识和软件操作及计算机维护技能,及时捕捉社会信息,以便针对受众需求更好地促进档案信息的传播。

3.3应当有高尚的职业道德。(1)热心服务,不为名利,甘为人梯。交通运输档案部门不能通过服务对象直接产生效益,而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动为利用者提供优质的服务,是档案工作者职业道德素质的最基本要求。(2)尊重档案,尊重历史。交通运输部门档案管理人员必须维护档案和历史事实的原貌,既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征,也不允许主观臆断随心所欲地鉴别档案。无论在什么情况下,都要实事求是,坚持据实立档,据实用档,尊重历史,忠于职守,维护党和国家档案的历史真实面貌。(3)遵纪守法,严守党和国家秘密。由于档案工作不同于其他服务性工作,档案工作者对于利用者不能“来者不拒,有求必应”,必须克服主观随意性,按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。

作者:刘英 单位:安达市道路运输管理站

档案管理中的信息化建设分析

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