您现在的位置: 新晨范文网 >> 通信论文 >> 信息化建设论文 >> 正文

档案管理信息化建设论文3篇

2015/02/03 阅读:

第一篇

1企业档案管理信息化的理论指导

在《全国档案事业发展“十五”规划》中,提出全国档案信息化建设的指导思想是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务。而且,在《全国档案事业发展“十二五”规划》中,肯定了前面的成绩,继续把档案管理信息化建设作为主要任务并不断加强。2002年下发的《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务,提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容,在企业信息化建设中具有重要的指导作用。

2企业档案管理信息化的意义

2.1对管理人员的意义①档案管理不再费时费力。数据只需一次录入可以多次利用,档案库中的信息需要统计时可以自动统计。②检索查询更为方便。可以提供多种查询手段,档案管理员可以选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。公司其他人员也可以根据档案管理权限自行查阅档案信息,提高了保密性。③档案的查阅工作更加可控。对国企不换的借阅者进行有效的催促。

2.2对部门的意义①有效地进行档案的收集工作。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动,档案的分类,整理需要付出辛苦的劳动,没有一个好的信息化系统,档案的收集和整编是零星和不完整的。②有效地为决策服务。文书档案包括发文和收文,都是领导决策的具体体现,所以档案的信息化建设可更好地为档案的再利用和领导决策提供依据。③让档案室变为公司内部的信息中心,也让员工更好地查阅一般档案。

2.3对于公司的意义①更好地收集和管理档案。企业档案是一个企业在企业活动中直接产生的依法归档的具有保存价值的文件和材料,是企业历史活动的原始记录,特别对于收文和发文文件来说,实行档案信息化管理后,必将更好地收集和管理这种信息资源。②发提高利用率。一般单位形成的档案要经过一年才整理完毕,但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的,在这个过程中不可避免地会造成文件的损坏,档案管理信息化可以解决这一问题而且解决档案的并发查阅。③解决档案损坏、丢失的问题。靠人工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免地会造成档案的损坏和丢失。④形成完整的档案信息网络。纸质档案不能形成信息网络,对于档案管理、统计,查阅,借阅都造成很大不便,大大降低了工作效率。档案管理信息化可以使得这一切形成一个完整的信息化网络。

档案管理信息化建设需要高素质的人才,需要档案管理专业和计算机技术专业的双人才,只有这样,企业在档案管理信息化建设中才能越走越远,越走越好。在当今这个信息化时代,信息化和网络的发展使得企业档案管理必须走信息化这条路,这是一种必然。

作者:张静单位:陕西钢铁集团有限公司

第二篇

(一)加大信息化档案管理建设投入力度

为了提升对高校档案信息的利用率,就需要加强信息化建设和管理。信息化高校档案管理和建设可以从软件开发与硬件建设这两个角度出发,加大人力和物力的投资,加大财力的投入。高校应该加大档案信息化管理的资金投入,确保信息化基础设施建设和管理的顺利实现。第一、加大专项资金投入。高校信息化建设需要通过各种渠道,获得资金支持,也可以从学校建设经费中划拨一定资金进行信息化建设。加强软硬件设施与设备建设。第二。加强软件和硬件两个方面的设备设施投入。硬件方面,精心规划,选配符合实际需要的硬件设施。选配符合质量和参数要求的存储设备、录像机、扫描仪等,以便于硬件设备符合信息化档案管理需要。软件方面,应该根据学校实际需要和档案管理需求,选择真正适合档案管理需求的软件产品,尤其要选择或者开发符合高校档案管理需要的专门软件产品,确保产品功能完善、操作简单,确保档案信息化管理的顺利进行。

(二)加大信息化档案管理人才队伍建设

加大信息化档案管理人才队伍建设,是确保档案管理顺利落实的关键。档案管理的处理对象是文字、图像、数据或者影音形式的档案,需要将大量分散的信息进行归集和整理,使得档案信息系统化、集中化,方便使用。档案管理虽然是信息化操作,但是也需要档案管理人员的实施。档案管理人员的专业素质和管理实践能力,决定了管理工作的落实质量。随着信息化和科学技术的快速提升,需要不断提升管理人员素质,强化他们的信息技术,加强管理人才队伍建设,培养符合新形势下技术发展的综合管理人才。加强理论和业务培养,从理论和实际操作两个方面加强档案管理人员的综合培训,以提升其信息化前沿知识的储备,提升实践操作能力,使信息化档案管理顺利落实。

(三)完善信息化档案管理安全保护机制

高校系统的档案信息是一项重要的资源,也具有很重要的价值。在网络技术快速发展的同时,网络安全问题也层出不穷,信息安全受到了很大的威胁,其中包括信息的丢失、窃取等。需要建立完善的信息化档案管理安全保护机制,保障高校档案信息资源的安全性与完整性。其中,档案管理工作人员要提升管理意识,完善网络安全保护机制。第一、建立严密的监控与管理机制,要具有逻辑严谨的信息化管理流程,同时完善每个程序的具体操作,加强网络安全技术应对措施。例如:查询管理中设定访问权限,确保查询范围内信息资源的安全性;数据相关措施的管理中,数据采集、整理、分析等都应该设定管理权限。第二、落实网络管理安全辅助机制。对于档案信息要进行备份管理,使得数据在丢失以后能够快速恢复。第三、设定档案信息交换管理权限。每个部分或者是校内的分支管理单位都会相互交换信息,而每个单位间的信息交换、查询与使用等都应该设定一定权限,保障信息交换的安全性。

(四)完善信息化档案管理建设规章制度

高校系统档案管理存在一定复杂度,信息化档案管理措施极大的方便了档案管理工作的同时,也需要重视对信息化系统建设规章制度的制定和落实。合理而科学的规章制度是完善和促进档案管理信息化落实的关键。信息化档案管理过程中,需要符合规范的规章制度保障档案工作中的收集、整理、立案与归档等一系列工作的有序进行。需要注意这几点:第一、规章制度的制定要符合实际需要。通过调查了解建立符合实际工作需要的规章制度,采取访谈、问卷等形式,收集档案管理工作人员的意见和建议,从而建立全面而操作性、实用性强的制度。第二、信息化档案管理要确保规章制度的全面性。制度的全面性包括这几个部分:立档归档制度(明确相关程序的要求和时间)、管理保密制度(建立保密制度,防止信息泄露)、网络安全保障制度(信息化管理中信息提取和查看要经过严格身份识别),另外还有机房、软件与监控管理制度等,确保每项管理制度都完善和落实。制定规章制度必须具备可操作性,要因时因地制宜,不断完善发展。信息时代科学技术快速发展,高校档案管理措施也应该与时俱进,不断开创具有时代性的档案管理策略,打造信息化、数字化的高校档案管理方案。从加大投入、建设人才队伍、落实安全机制、建设规章制度等方面出发,实现对高校档案高效管理。

作者:冯玉成单位:内蒙古广播电视大学招生办公室

第三篇

1高校人事档案管理信息化建设存在的问题

1.1信息化管理的意识薄弱长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式,对于信息化建设的认识程度不够,其主要表现为:一是高校人事档案的存在比较分散,结合笔者多年的工作经验分析,高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案,可以说人事档案存放的不统一,不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题,由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式,造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚,档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式,并且以纸质形式为主,没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现,高校对信息化建设的重视程度还是比较高的,高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备,但是扫描仪、照相机的配置率不高,而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。

1.2人事档案信息管理系统功能性比较差信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑,基于信息技术的不断发展,各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统,但是就这些信息管理系统的运行效果看,其还存在不少的问题:一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单,造成不能及时的对一些数据进行处理,影响人事档案的工作效率;二是人事档案管理系统的应用性比较差,很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能,造成人事档案管理系统的利用率比较差,比如信息管理系统应用的程序比较滞后,其不能兼容原始档案信息,造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息;三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性,导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。

1.3信息安全保护措施不完善人事档案在某种程度上讲具有保密性,因为人事档案中记载了大量的个人信息,实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题,通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作:一是高校的管理者对安全的重视程度不够,意识不到人事信息的重要性,因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金;二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处,很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测,比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。

2高校人事档案信息化建设的具体对策

2.1强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识,提高他们对档案工作的重视程度:一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展,构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势,一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度,如果高校的管理者具有信息化意识,那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者,如果他们没有较高的信息化意识,那么无论学校的信息化建设水平多高,高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识,信息化建设离不开档案信息的支持,如果高校人员不注重对相关档案信息的收集,那么信息化建设也不能取得理想的效果。

2.2建立人事档案网络化管理体系随着网络技术的发展,高校基本上实现了信息化管理模式,高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节,高校网络已经融入到日常的教学活动中,因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础,为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统,根据级别不同对其授权的范围也要不同,比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利,而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则:规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度,基于当前高校实施二级院校独立管理的模式,导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高,因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。

2.3做好人事档案数据资料的保密工作高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时,也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁,首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题,造成电子信息的不识别,影响用户的正常使用,比如在传统人事档案信息转化为电子数据时,其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容,这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性,一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统,造成相关信息的泄漏或者丢失,为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术,高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联,从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。

2.4提升档案信息化管理人员的综合素质,实现档案管理人员专业化高校人事档案信息化建设需要一批懂计算机技术的专业人才,因此高校要加强对现有档案管理人员的培训力度,鼓励档案管理人员进行深层次的学习,通过系统的教育培训提高他们的专业技能。提高人事档案管理人员的政治素质。档案管理人员必须要有高度的政治意识和保密意识,以较强的责任心对待人事档案管理工作。高校要积极的引进优秀的档案管理人才,提升整个高校档案管理工作水平。

2.5加强硬件建设和软件开发高校人事档案管理工作的信息化建设需要高校构建完善的硬件设施和开发适合高校人事档案管理的软件系统。首先高校要增加资金投入,在不断完善计算机、打印机等基础设施的基础上,要增加对扫描仪、刻录机、数码相机等先进电子产品的采购力度,丰富人事档案信息系统设备;其次加大人事档案软件的开发力度,包括“组织专家开发相关的软件系统,建立数字化档案和人才信息库,做好档案信息的综合分析及统计”.

作者:李兵单位:三门峡职业技术学院

档案管理信息化建设论文3篇

2015/02/03 阅读:

推荐度:

免费复制文章