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单位档案管理信息化建设分析

2014/04/23 阅读:

一、配置设备是档案管理信息化建设的基础

档案管理工作是一个系统工程,所以它的收集、保管、利用都是同等重要的,每个环节都紧紧相扣,缺一不可。因此,档案装备要齐全、充足、符合规范要求,各门类、不同载体档案的存放需科学、有序,既方便日常查找,又能保证突发事件中的及时抢救。要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设,有条件的事业单位档案部门应通过接收电子档案,对各种类型档案进行数字化录入和管理,积极建设全文数字库和多媒体系统,尽快实现档案全文信息的电子化查询,不断提高服务效率和质量。

二、提高人员素质是档案管理信息化建设的前提

随着社会信息化、网络化、数字化的运用,档案信息化管理工作面临机遇与挑战,对档案管理人员必要的素质和开发档案信息的能力,提出了更高的要求。一是要充分发挥档案管理人员的积极主动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。强化档案管理人员继续教育,尽快培养出既能掌握新技术又能熟悉档案专业知识的复合型人才,才能完成档案管理现代化的任务。二是档案管理人员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项专业性的工作,又是一项管理服务性的工作,这就要求从事档案工作的人员,既要有扎实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的来临,许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式出现,将产生大量的非纸质档案,这就要求档案管理人员具有操作现代化设备的能力。因此档案人员不但要学习业务知识,还要努力掌握现代新技术,以适应时代发展的要求。三是档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节步骤,掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,还要在理论和实践相结合的基础上,敢于与时俱进地在档案管理上有所创新,有所突破。

三、建立规范的管理机制是搞好档案信息化建设的保证

1、建立健全档案信息化管理制度。用健全的工作制度来规范事业单位档案信息化管理,就要根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求,结合传统的档案管理措施,制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的电子档案安全保密措施,明确档案管理人员和计算机管理人员工作职责,确保电子档案的安全性与完整性。

2、统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一,也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时,应该按照国家推荐信息化管理的标准,根据自身发展的需求和特点来制定内部管理标准体系,并在实践中不断完善。档案目录数据库,应既符合国家的标准,又有利于实际的操作。要按照档案业务部门对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等统一规定操作,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范,以便电子目录入档案馆之后能实现数据的共享,实现档案信息网络畅通,资源共享。

作者:刘美红单位:鹤峰县人力资源和社会保障局

单位档案管理信息化建设分析

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