浅谈勘察设计合同信息化管理范文

在计划经济体制下，传统行业勘察设计企业前身一般为事业单位，承担的设计业务多为国家分配。随着我国市场经济的发展，部分事业单位逐步完成改企转制，业务来源由指派转化为市场竞争。近年来，我国招投标制度更加完善，法制化建设不断深入，业务寻源、合同签订、合同履约、合同付款等程序更加正规，合同管理日趋成熟。随着信息化建设的不断深入，企业领导者意识到信息化建设在企业管理中的重要作用，从而不断增加信息化建设方面的投入。合同管理具有大数据量、多环节、动态性等特性，如何充分利用信息化手段，实现合同管理从人工到智能，从粗犷到精细的转化，成为亟需解决的问题。

1.传统合同管理方式的弊端

合同管理存在多个管理环节，是复杂的、动态的。整个过程参与人数较多，涉及到决策层、经营人员、财务人员和档案管理人员。传统的合同管理停留在人工管理、纸质管理，属于粗犷管理，彼此信息交流较少，沟通不及时。随着业务量不断增大，存在的问题逐渐凸显，主要体现在以下方面：经营状况方面：由于合同量大，决策层及经营部门很难对企业整体经营状况了解把握，容易存在管理漏洞。客户维护方面：由于客户和项目的信息量大，经营人员偶尔会遗漏一些客户或项目的需求，造成跟踪不及时不到位。合同签订方面：由于合同量大，往往存在本企业合同盖章后，交由对方盖章，而由于各种原因，对方并未盖章并返还合同。合同回款方面：发票和收款间对账工作繁琐，容易造成票款不一致的情况。另外，合同及收款记录混乱且很零散、很难对每笔收款项了如指掌，很容易遗漏收款。信息共享方面：每个经营人员都有自己独立的客户和项目，但是一般都无法全面了解整个企业的客户和项目动态，客户和项目信息无法快速共享，无法获取一些已有的经验，因此，可能会造成一些重复的劳动，从而降低效率。统计台账方面：由于企业的经营管理部门需要跟踪和维护客户、合同等项目信息，其工作量非常之大，并且客户维护、合同签订、合同归档、经营项目等管理的负责人不同，容易造成信息遗漏或不一致，致使登记与维护工作十分烦琐。

2.构建合同信息化管理平台

提高合同管理水平，可充分利用信息化手段，建立合同信息化管理平台，在平台上完成合同审批、合同盖章、合同登记、收付款控制等，上游至项目前期管理包括：客户信息维护、项目寻源、投标申请、投标文件审批、投标结果维护等，下游至项目立项、生产分配、设计过程管理、成果交付、文件归档等，可实现客户信息维护、合同管理、收付款、项目进度管理、人员负荷监控，并为经营人员、生产人员、财务人员和档案管理人员提供信息共享，同时，决策层可以随时查看各类报表及随时查看企业的关键指标，俯瞰生产经营统计数据，为经营决策提供实时的数据支持及依据，提高管理水平，可以让领导及时了解企业的经营状况。

2.1合同信息化管理过程

在接到客户委托或项目中标后，项目进入合同管理阶段，合同管理包含：外委合同管理和委外合同管理两大部分。当企业将承接的项目外委给另外的供方后应进行委外合同管理。在经营合同正式签订前，企业内部的相关部门及人员，如：经营部门及企业领导，对合同的内容进行评审。企业经营部门的员工，对已经评审过并签订完成的合同进行维护登记，维护的内容包括：合同签订的时间、甲乙双方信息、合同有效期限、合同当前状态、合同金额以及该合同关联的项目信息、收款项信息等。在经营合同拟定的收付款节点，经营部门还需要对项目的收款和发票进行登记、对账管理等。经营合同的统一登记管理，方便经营部门的人员查询、管理经营合同基础数据，同时，也能为需要用到合同信息的其他模块，提供统一的基础合同信息数据源。合同信息化管理平台中，合同可关联生产项目，一个合同可关联多个生产项目，亦可关联多个收款项信息。收款项信息可在合同维护中进行修改和删除。收款项修改后，其关联的收款计划信息同步变化，收款项删除后，其关联的收款计划一并删除。收款计划是根据企业经营合同、收款项再次分解、细化的结果，每笔收款计划都有其对应的属性、状态。相关计划管理人员或企业领导可以透过收款计划数据，明确、清晰的了解到企业每笔收款计划的当前状态以及历史状态。收款计划功能，是企业对收款精细化管理的体现，也是企业相关人员对收款计划历史信息追溯、管理的体现。合同信息化管理平台，可协助梳理合同、发票与到款之间的关系。经营人员依据合同条款中收款项进行开票申请，财务人员对通过审批的申请进行发票登记，到款后再将到款与发票关联。通过以上3步操作，完成开票申请、发票登记、到款登记以及票款对应、发票、到款与合同对应的复杂逻辑功能。

2.2合同信息化管理方式的优点

清晰的逻辑关系:全面梳理客户、合同、经营项目三者之间的逻辑关系，建立以合同为核心的数据结构。以计划收款项为中心，明晰了客户、合同、经营项目、开票、收款之间的数据关系。简捷、易用的操作方式:通过简单的操作，就能完成票款对应、发票、到款与合同或项目对应的复杂逻辑功能。丰富、全面的报表类型:针对客户、合同、项目都有多维度的统计报表。从决策层、经营部门管理人员、基层员工等多角度提供对应的统计报表。强大的监控功能:可随时查看企业总体或各个部门经营状况及关键业绩指标。以图表形式展现，直观清晰，一目了然。领导查询更加快捷直观：便于领导查看企业整体及各个部门经营状况及关键业绩指标；报表中心：丰富的报表类型。信息共享积累、提升工作效率:客户、合同、前期项目信息有效管理和查看，方便随时查询并且提供友好的界面和便捷的操作方式，减轻经营人员工作量。深入跟踪客户、提升客户满意度：各个客户及经营项目的信息及跟踪记录均可方便查询跟踪，可避免因内部信息不一致而造成客户不满意，提高客户满意度。促进合同签订、促进及时足额收款：合同、项目、发票、收款、收款项间的对应关系十分清晰，可以非常方便的了解到实际与计划的收款情况，避免遗漏。信息化管理、规范经营工作制度：明确各层经营人员的工作职责，规范经营工作流程，提高工作效率，提升市场经营管理规范性。

3.合同信息化管理应注意的事项和建议

合同信息化管理，旨在提高生产经营管理水平，实现企业内部信息共享，利用信息化手段，挖掘合同管理上下游逻辑管理，在提高工作效率的同时，为决策层提供直观的决策依据。合同信息化管理优势的实现，单纯依靠构建管理平台是远远不够的，还需要加强相关人员的业务能力，计算机操作水平，并规范管理过程中的规定动作，到什么节点做什么事。合同信息化管理应注意定期备份数据，以防设备损坏或其他原因造成数据丢失。合同信息化管理依赖网络平台，网络安全是管理平台的基本要求，也是最重要的保障，一旦网络存在危险，可能造成管理平台瘫痪，更有可能造成商业机密外泄，因此，应加强网络安全管理，防止黑客入侵，造成严重损失。

作者：王英杰 单位：河北省水利水电第二勘测设计研究院