浅谈医院设备档案信息化管理范文

摘要：通过对某三甲医院医疗设备档案信息化管理实践的梳理，分析了医院医疗设备档案的现状和电子化需求程度，介绍了医疗设备档案信息化管理的措施和医疗设备档案信息化管理的优势。

关键词：医疗设备；档案；信息化管理；一体化

医疗设备档案信息化管理是医疗设备管理中的重要组成部分，是进行医疗设备管理的基础，在医疗设备全生命周期监管工作中占有重要的位置，是对医疗设备经济效益进行评估、对价值利用率等指标进行衡量的基础[1]。

1医疗设备档案管理的现状

1.1医院医疗设备档案管理标准化程度低

医院医疗设备档案标准化程度影响了医疗设备档案信息化建设的进程，从现阶段来说，各家医院在设备档案收集内容、整理流程、保管期限、科室分管等方面，没有统一规范标准[2]。

1.2医疗设备档案时效性、完整性差

从设备档案的形成过程涉及设备从立项、申请、采购、维修到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作，造成医疗设备档案的不完整，导致后期查找困难，甚至丢失。在以往医疗设备档案管理当中，往往是采取人工整理的方法，其方法实施过程中耗时耗力，需要较多的反复整理、核对、补齐的时间，并且还极易出现疏漏、失误等情况，导致医疗设备档案在后期使用、维护、盘点等查找的相关工作开展较为困难，继而严重影响医疗设备监管及档案管理的时效性和完整性。

1.3纸质医疗设备档案使用效率低

现有的纸质医疗设备档案造成调阅使用的障碍，查找一份档案耗时长，甚至找不到，影响医院管理及档案管理的工作效率，严重限制了医疗设备档案的利用率。1.4医疗设备档案专业人员整体素质有待提高目前医院现有的档案专业人员。一方面是知识结构单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面窄；另一方面是缺乏专职的档案信息管理人员，现有人员工作主动性和创新性不够，不适合现代化、信息化的档案管理要求。档案人员除了要有档案专业知识外，还必须具备良好的计算机运用操作能力和网络知识，只有这样才能更好地服务于档案信息管理工作。

2医疗设备档案信息化管理的措施

2.1建立医疗设备数字化档案管理系统

建立适合我院的医疗设备档案信息系统，是提升医疗设备信息化管理的重要举措，随着档案电子化加工的不断增多，医疗设备档案信息存储量在计算机中不断加大。这就必须建立一个通用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换格式标准的档案管理系统，才能保证档案系统与其他系统之间档案信息存储、交换、对接的顺利进行，确保设备档案数据库信息系统的良性运转。

2.2建立电子化加工设备纸质档案的工作流程

依据医疗设备档案现状及需求，考虑到10年前的医疗设备面临随时可能报废的情况，所以选择近10年的纸质档案进行电子化加工，同时制定了医疗设备档案数字化加工的工作流程。计划医疗设备档案数字化加工用时，按照操作流程，每份档案平均加工用时为45分钟，计划完成2007—2017年的医疗设备档案共有5058台卷，2个人共需要耗时1年的时间完成；在加工过程中，要注意医疗设备档案数字化的清晰度及完整性，还要保证数字化加工的进度；在数字化加工档案之后，查找调阅1份档案，平均用时要比以前减少30分钟以上。

2.3建立采集新购置医疗设备档案的工作流程

2017年以后新采购的医疗设备，依据设备从申购到报废的整个工作流程，包括采购、验收、维修等环节，采集在每个工作环节所产生的相应电子资料或文字，作为医疗设备档案管理的组成部分，在档案系统中展开收集、审核、提交、统计等工作程序，完成医疗设备电子资料的采集过程。

2.4按权限查询，实现全院开放

根据医院科室分布和以前档案调阅查找的需求情况，给各科室分配使用权限，随时查询；利用我院信息工程全院开放，共有3种形式：给医工处安装网页版随时查询，给职能科室安装客户端随时查询，给临床科室开放是利用医疗设备手机App扫码的形式使用。

2.5制定医疗设备档案信息化管理的规章制度

根据医疗设备档案信息化管理的各项工作流程，结合我院医疗管理的实际情况，设置专人负责，定期安全检测，保证电子档案的正常运行，纸质档案的安全存放，制定出适合我院医疗设备档案信息化管理的规章制度细则。

2.6保障医疗设备档案全过程信息化管理的安全性

通过医疗设备档案信息化管理的实践，按照各项工作流程，严格执行信息化档案管理的规章制度，使信息化管理有章可循，保障电子和纸质档案安全存放，有序摆放，一一对应，在信息共享和交流的过程中保证档案资料的准确性、完整性及安全性。

2.7成立我院医疗设备档案管理中心

为保证信息化建设与管理水平同时同步提高，我院2018年1月成立医疗设备档案管理中心。医工处配备1名处长、1名科长和2名医疗设备档案管理人员，将责任落实到具体的管理人员身上，管理人员定期对设备信息系统进行检查、审核、分类、归档、提取数据等，每月组织管理人员参与医工培训、讲座、交流会等，提高档案管理人员信息化意识及管理能力培养，加强信息化系统的应用能力，保证设备档案管理信息化工作的正常运行。

3医疗设备档案信息化管理的优势

3.1提高设备档案管理的工作效率和工作质量

在完成医院医疗设备档案信息化管理过程中，进行采集和查找调阅电子设备档案的管理方法，能够及时、完整、准确地收集到设备档案资料，快速调阅所需要的档案资料，规范医疗设备采购过程中各项管理流程，节省大量人力交接、清点、数字加工、调阅查找等繁琐工作，减轻大量管理人员的工作量，提高了工作质量，有效减少医院的人工成本和时间成本。

3.2高效配合国家监管制度

随着国家市场监督管理总局监管力度的加强，严格要求医院医疗设备循证管理，检查的医疗设备档案内容越来越多。所谓医疗设备档案的循证管理就是整个医疗设备档案的来源（设备审批、购置、验收、培训、维修、报废）等过程中收集的内容、发生的痕迹，都要求有原始的记录，要求备案备查，具备可追溯性，并且由原来的5年检查1次，发展到现在的1年检查5次以上。通过工作实践证明：信息化医疗设备档案管理，无论在审计中、设备监管中、临床科室使用上都发挥着重要的作用。

3.3提升我院医疗设备档案的利用率

在医疗设备档案信息化的开发与建设中，转变了重采购、轻管轻用的管理现状，我院完成了医疗设备档案信息化的资源共享，做到合理分配权限，全院开放，近半年时间统计使用率同比增长20倍以上。这提升了设备档案的使用价值、使用效益和利用率[3]。

3.4提升医疗设备的安全保障

采用信息化管理技术，档案数据利用手机App的形式，为临床科室进行在线培训，提升培训活动的效率和质量，从而减少设备的故障率，有效提高临床科室工作人员的工作效率和工作质量[4]，为临床科室使用医疗设备提高安全保障。

3.5增大数字化档案管理格局

开展现代信息技术和科学手段，运用设备档案信息系统的数据统计，根据工作需求实现全部设备档案的信息化管理，多渠道实现医疗设备档案的信息资源共享，逐步实现对医疗设备档案的智能化、信息化管理，与我院医疗设备全生命周期监管做好管理对接、系统对接工作。为我院医疗设备全生命周期监管和调配信息一体化做好基础数据支持，让医疗设备档案信息化管理能够在医院的信息化建设中发挥更大更持久的作用。

参考文献

[1]韩晔.浅谈我院医疗设备档案的电子化管理[J].计算机工程应用技术，2017（4）：227-228.

[2]唐丽琴.大型综合性医疗机构医疗设备档案电子化管理探讨[J].科技信息，2017（8）：89-90.

[3]杨莉玲.医疗设备档案信息化管理的实现途径与相关技术研究[J].中西医结合心血管病杂志，2017（7）：13-16.

[4]卢捷婷.医疗设备档案信息化管理及技术应用[J].中国高新技术企业，2016（7）：50-51.

作者：胡燕平 焉丹 杨学来 陈学斌 池宁 张笑语 李天庆 单位：中日友好医院