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电力工程建设档案管理微探

2014/01/01 阅读:

一、电力工程档案管理现状

1.电力工程档案管理实施

电力工程档案主要对各类电力工程项目的实施过程、电力工程成果、存在问题及改进意见进行记录,使电力工程的各环节信息记录在案,电力工程项目的质量及效果有据可查,以达到电力工程质量管理、持续改进、扩大电力工程成果应用的目的。科学规范地做好电力工程档案管理工作具有重要的现实意义,而随着计算机技术的快速发展,电力工程档案的信息化管理也被赋予了新的历史使命。做好电力工程档案管理工作应该从规范化管理流程、档案类别的划分、标准统一的档案管理三个方面着手。

(1)规范电力工程档案管理流程。由于传统的电力工程档案随意不规范归档的模式已经不能适应现代企业的电力工程管理机制,也不能适应信息化形势下电子档案查询的要求。因此,需要根据企业文化及特点,在传统的电力工程档案归档的基础上,引入现代档案管理理念和标准化管理方式,使电力工程档案管理更加符合企业需要。在企业内部建立标准化的流程及归档时限实现整个电力工程资料归档的规范化管理,通过创建纸质及电子档案两种方式,真实有效地记载电力工程的信息,通过信息手段为企业工程管理决策提供有效信息。

(2)科学合理地划分电力工程档案的类别,包括电力工程设计过程、电力工程施工过程、验收过程。电力工程档案应按照“分门别类”进行存储及管理,便于保存、统计及查询。基于这一目标并结合供电企业当前开展的电力工程,将电力工程各类档案分别进行登记、编目、分类整理、保管,便于查找、统计和分析。

(3)建立标准一致的电力工程档案。电力工程档案的规范统一对于电力工程档案归档、后续查询及成果应用等有着极为重要的作用。建立标准一致的系统化电力工程档案模板以及电力工程档案装订顺序对于了解电力工程进度、电力工程效果及电力工程评估、改进意见都具有直观性及针对性。电力工程档案应根据电力工程类别分别制定各类标准化、系统化的档案。

2.电力工程档案管理的激励机制

在企业内部通过电力工程档案管理评选的办法,实现“鼓励先进,鞭策落后”,提升电力工程档案的管理水平。开展电力工程档案的评先评优,通过“五个方面”进行评比,如电力工程档案的标准性、完整性、分类的准确性、信息的丰富性,进行年度综合评选。对于优秀员工进行表彰,同时作为电力工程档案范例进行公开展览并组织学习,促使各电力工程负责部门按照电力工程档案管理规范的要求,督促按时保质地完成电力工程档案工作。另外,对于未按标准、未按要求时限对电力工程档案进行整理的,将列入绩效考核指标对电力工程项目负责人进行考核。

3.电力工程档案管理的意义

电力工程档案的精细化管理是电力企业不断加强电力工程过程精益化管理的一个重要环节。通过对电力工程档案及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用,促进各电力工程项目的实施严谨有序,注重实效,具有很强的现实意义。第一,电力工程档案记载着电力企业发展过程中的各类电力工程情况,对管理人员研究、了解电力企业整体员工队伍素质及电力工程情况,以及为经营决策提供了支持性证据数据,同时有利于确认企业取得的经营成果。第二,档案是企业的无形资产,是企业在各项电力工程工作中真实的历史记录,电力工程档案本身就是一种重要的资源。过往的一个个电力工程案例、一份份电力工程评估表及改进意见书可以为今后的电力工程提供借鉴,从而可以提升电力工程建设的效率和效果。第三,实行集中管理,统一标准,规范管理,有力保证案卷质量,为电力工程档案的借阅、复印及以后工作的顺利开展奠定了坚实的基础。

二、电力工程档案管理中存在的主要问题

1.重视度不够,信息化意识不强信息化建设尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够重视,信息化意识不强是影响档案信息化的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性,对其信息化建设以及信息技术的管理应用缺乏全面深入的研究。只注重刻意追求档案数字化,而忽略了相关发展配套技术,这种信息化建设只是流于形式的存在,不能适应电力企业工程建设的需要。

2.专业人才不足在电力工程档案信息化建设过程中,档案管理人员缺少专业化训练,不具备专业的信息化知识,在实践操作过程中对信息的采集、开发与利用缺乏实践经验,从而使档案信息化建设无法理论联系实际,影响了信息化的建设进程。

3.缺乏信息化系统标准,信息基础设施和信息技术开发利用不足我国档案信息化技术处于较低发展阶段,在实现信息资源数字化、信息化的同时,因缺乏相应的配套服务平台和科学完善的检索工具,从而使档案信息化的建设与利用受到限制。目前要实现电力工程档案信息资源在企业内部共享,必须要统一档案信息系统设计和应用软件的管理标准,同时也要统一电子文件的管理标准和纸质档案的信息化建设及资源共享。

4.设备落后,资金投入不足由于许多电力企业对档案工作不重视,加之档案管理的经费有限,导致没有足够的资金投入到档案信息化建设中,这成为阻碍档案信息化建设以及普及利用的关键性因素。缺乏信息化建设的必备基础设施,技术得不到提升,系统更新缓慢,影响了电力工程档案信息化工作的发展。

三、新时期电力工程档案信息化建设的策略

1.增强电力工程档案信息化意识,制定发展规划管理者对档案信息化要予以充分重视,对档案信息化的资源配备、信息共享、协作开发等问题能够进行全面深入的可行性研究,制定信息化的发展规划、科学计划,企业各部门相互协作以加快档案信息化的进程。

2.培养专业档案信息化人才加快培养专业档案信息化人才是促进档案信息化建设进程的有效途径之一。作为档案信息资源与用户之间的纽带,档案工作人员负责对电力工程信息的收集、归类和整理,因此,电力企业不仅要对在职档案工作人员进行业务培训,重点培养计算机技术、档案管理知识及电力工程知识三门知识兼备的综合性人才,强化其信息化意识,不断提高信息化水平,还要适时引进具备信息化专业技能的人才,从多方面努力建设以管理型人才为基础,以综合型人才为骨干的电力工程档案信息化建设队伍,促进电力工程档案信息化工作的顺利进行。

3.加快档案信息资源建设,制定统一的信息化系统标准档案管理的中心工作就是建设档案信息资源库,即对档案资源进行合理配置,以有效提供档案信息。只有对档案信息资源库进行合理配置、方便利用,才能有效地满足和保证企业对档案信息的需求。在档案信息化建设过程中,建设统一标准和规范也是重中之重,因此应加快制定统一的信息化系统标准,只有这样才能满足档案信息资源共享的需求以及规范档案信息化建设。

4.增加资金投入档案信息化的建设与维护需要大量经费,在资金投入方面不仅要多方面筹集资金,加大信息化建设的软硬件设备投入,促进服务平台的建设,大力改善档案管理条件,促进信息化建设工作与现代高新技术的相互结合,还要科学合理地使用资金,严格防止资金不合理和浪费现象。

四、结束语

综上所述,随着电力工程档案的重要性得到越来越多的认可,电力工程档案工作也要顺应时代潮流,紧跟时代步伐,加快数字化、网络化和信息化建设,以适应企业发展需要。面对电力工程档案信息化建设这一新课题,应借助现代科技方式使档案工作在管理模式、利用质量、服务手段和提供信息的广度及深度上迈向新的台阶,对电力工程档案信息化建设的工作合理规划、加大投入、配备专业人才,逐步建构完善的档案信息平台,提高工作水平,提升服务质量,使电力工程档案管理水平迈向新台阶,为企业创造更大的经济效益和社会效益。

作者:陶琨单位:国家电网公司直流建设分公司

电力工程建设档案管理微探

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