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ERP系统下的邮政统计信息化转型

2019/09/09 阅读:

[摘要]文章紧密结合中国邮政ERP系统建设和统计信息化实际情况,阐述邮政统计信息化进程,从行业监管部门督查的趋严趋紧、集团战略发展规划需求的趋多趋细、源头数据规范化管理的趋全趋准等方面分析邮政统计信息化转型面临的挑战,提出通过加强统计系统硬件建设、改进数据稽核手段、赋予统计队伍新的职责、倒闭企业管理变革、加强信息系统整合推进邮政统计信息化转型的对策。

[关键词]邮政;统计信息化;转型

引言

中国邮政作为国家重要的社会公用事业和基础产业,拥有遍布全国的县级邮政企业以及5万余处邮政网点,经营着寄递物流、金融、保险等多种业态,位列2018《财富》世界500强第113位,整体具备一定的收入规模和实力。但企业整体信息化水平以及统计管理手段,距离先进企业仍存在较大的差距。新的形势下,如何应对新技术和商业模式转变带来的挑战,借助ERP系统推进统计信息化转型,提升企业精细化管理水平,促进企业健康可持续发展,成为摆在我们面前的重要课题。

1中国邮政统计信息化进程

统计信息化程度的高低主要体现于统计系统软件的开发成熟度。统计软件是统计工作的基本工具,统计软件功能的完善与否,决定着统计数据质量的高低。中国邮政统计信息化工作由专门的处室来管理。邮电分营以来,中国邮政统计信息化进程经历了由手工采集、电子化传输到信息化集成三个阶段的转变。第一阶段,2007年之前。全国邮政综合统计人员使用的统计统版软件是邮电分营之初运用VFP3.0工具开发的单机版,分为总部、省、地市及县局版四个版本,能够提供数据录入、数据修改、数据装入、数据生成、数据审核、报表输出查询、系统维护等基本功能,县级以上邮政企业的综合统计人员应用此套软件,上报月报和年报,通过层层汇总,最后生成全国的数据,为生产经营管理提供了重要参考。同时,全国还有12个省使用自己编制的统计软件,每月按照一定的格式给集团总部报送数据。第二阶段,2008年至2017年。尽管邮电分营之初开发的统计软件对邮政业务数据统计、提高统计管理水平起到了一定的支撑作用。但是,在使用过程中,统版软件本身的缺陷较为明显:没有数据自动审核功能,经常出现数据异常现象,诸如分项之和大于合计数据,数据出现异常没有预警提示。软件不灵活,只能制作固定样式的统计报表,查询功能较弱。版本不统一,系统的设置及参数的维护非常烦琐。在实际使用过程中,各省上报报表的数据差错层出不穷,年报明显差错就不下百处,在统计月报表审核过程中,也经常发现一些明显差错。急需改造更新现行的统计软件系统,修改其不足,增加其功能。因此,按照统一版本、增加功能、实行网络版、提升数据库档次的思路,又重新开发出一套新的统计信息系统,使用ORACLE数据库,可容纳全国所有邮政营业网点的统计指标数据,可直接从软件读取报表,直接在软件中审核指标间报表间数据关系,直接从软件打印统计报表,实现局所统计数据共享,具备更强大的数据管理能力。第三阶段,2017年底以来。随着中国邮政ERP系统的上线运行,使得借助ERP实现统计信息化提升成为可能,重新开发出ERP统计系统,统计数据从ERP系统直接采集。ERP统计模块单轨上线,实现了全国数据线上报送,替代了之前旧的统计系统的断层上报形式,首次实现了全国统计数据大集中,统计报表报送全流程在内网环境下操作,进一步提高了统计数据的安全性,使得全国数据上下一致,为下一步统计数据的自动集成奠定了基础。

2中国邮政统计信息化转型面临的挑战

(1)行业监管部门督查的趋严趋紧对统计信息化转型提出了新的要求。国家统计局、国家邮政局在全面提高统计数据真实性、防范统计造假弄虚作假上提出更高要求。《防范和惩治统计造假、弄虚作假督察工作规定》自2018年8月24日起施行。《关于深化统计管理体制改革提高统计数据真实性的意见》以及《统计违纪违法责任人处分处理建议办法》对统计数据质量以及统计违纪违法行为处分处理都进行了规定。国家邮政局作为邮政业的监管机构,对邮政企业的统计数据质量坚持问题导向,开门见山点出统计工作存在的问题。统计数据是反映邮政经济运行情况的基础性指标,是观察邮政经济运行的“晴雨表”“体温计”。准确、真实、权威的统计数据是行业监管部门制定政策的重要依据。数据一旦失准,将直接影响决策层对邮政经济形势的判断。提升统计信息化水平,维护“晴雨表”的正常运行,统计部门责无旁贷。解决统计审核流程障碍以及提高统计数据质量等问题,都需要通过提升统计信息化水平来实现。

(2)集团战略发展规划需求的趋多趋细对统计信息化转型提出了新的要求。企业战略规划部开展的战略三大咨询项目,需要海量的统计数据。编制雄安新区邮政普遍服务发展规划,在新区提供优质普遍服务,布局优质普遍服务设施,需要函件、包裹快递、速递物流历年的业务数据。集团公司按月生产经营分析,需要整合各方力量,调动财务、资金资产、预算的数据资源。编制汇总统计月报、季报、年报,是一项常规、基础工作,但绝非是一项简单的工作,功夫下到家,挖掘出精华内容,也可以做成拳头产品。但目前的状况已难以适应新形势,无法满足邮政发展质量变革的要求;一是注重内部指标,缺乏外部竞争信息。邮政统计月报、季报、年报,数据单元上万条,但基本都是邮政企业内部信息,缺乏对外部信息的搜集和整理,缺乏对重点业务市场信息、国内外竞争性企业信息、关键环节成本效益、客流量、客户服务跟踪体验信息等的加工和研判;二是注重日常指标,缺乏动态高端信息。按照统计报表制度,每年底安排次年的统计报表,执行过程中会开展一定频次的统计调查检查,丰富统计指标体系。但总体上统计指标数据固化性较强、更新周期较长;对于邮政发展与改革中急需的关键数据支撑较少,动态调整数据库尚未建立;反映多业态、多层次、多环节以及揭示邮政发展质量、效率、效益的高端综合指标尚待加强。上述需要通过提升统计信息化水平、推进统计信息化转型来实现。

(3)源头数据规范化管理的趋全趋准对统计信息化转型提出了新的要求。邮政普遍服务情况及补贴核算甚至结算,需要统计数据的支撑。源头数据有效稽核不够,统计监督功能弱化。统计数据信息常常错在源头,发生在支局所、服务点、投递部交接班组、分拣处理车间等环节。统计年报经过三级审核过后,还是有不少数据错误,有的比去年增减变化幅度较大,究其原因,不乏业务源头统计失误。收寄量、投递量、分拣处理量无论是存量还是增量,都存在较大的不匹配性,甚至存在漏统计、错统计现象。信息系统之间的同一指标数据出现不一致,缺乏有效整合。现在邮政企业绝大多数业务基础数据能够从信息系统生成,但仍有部分数据因业务特殊性和复杂性,暂未进入信息系统,统计信息化整合力度有待加强。

3应对挑战,推进中国邮政统计信息化转型的对策思考

(1)通过加强统计系统硬件建设推进统计信息化转型。中国邮政ERP系统以及各项信息系统的建设和应用,为统计信息化转型提供了良好的条件。虽然ERP系统统计模块单轨运行,改变了原来统计数据逐级汇总上报的传统模式,但未实现直接从营业前台和生产一线实时统计取数。下一步要思考如何融合应用功能十分强大的量收系统、新一代寄递平台系统,在应用上、需求上做好文章。根据统计模块单轨情况,继续优化系统,启动集成工作,分阶段逐步实现统计指标的全自动采集。针对邮路、道段、投递网点等年报指标,与业务部门沟通,协助其维护数据,使得统计数据尽量取自系统,减少手工统计。建设思路:一方面,在操作程序上,使用ERP系统统计模块,不需要县级统计人员从量收系统、业务系统下载及业务部门提供数据,而是从营业前台和生产一线实时采数,在系统中点击审核,通过后点击提交,数据直接到总部,一个数据,从县到集团,若考虑审核的话,经过步骤环节比原来缩减一半,既节约时间,又提高效率。其优点:缩减烦琐复杂机械的步骤环节,避免出现问题层层修改、重复操作;不需要通过电子邮件线下传送;邮政内网安全;可钻取数据,直接到一线网点数据。另一方面,在提高数据准确度上,为满足统计业务需求,ERP统计模块采用海波龙报表系统搭建统计报表平台,实现统计指标与统计报表模板的统一管理,实现从生产一线到集团统计报表的在线填报、数据校验、审核、自动汇总与数据查询的功能,并通过外围系统集成,实现统计指标的自动采集,从而提高统计数据质量,提高统计工作信息化水平。

(2)通过改进数据稽核手段推进统计信息化转型。信息系统上线运行和统计数据采集渠道发生新变化后,统计要尽快实现手工原始记录采集到系统自动采集的转变,抓好建章立制,规范平常函件统计制度,明确采集渠道、统计口径和方法、职责流程,提高统计频次,将统计数据采集流程从系统取数、手工取数转变到业务前端稽核数据。联合专业部门在源头设置监控点,对业务量和投递量开展联合审核。调取量收系统的业务量、新一代寄递平台系统的投递量进行比对,发现差异较大的数据要查找原因,及时整改。特别是对平常函件的稽核,对补录环节加强检查。合并报表统计功能业务系统中应新增或完善统计功能,能够从业务系统,按照统一规范的统计指标体系自动生成管理用统计报表,包括业务发展质量与效益类、资源占用与产出类等。对业务系统数据抽取、加工、集成、统一综合后,存入数据仓库中,提供分维度绩效考核所需指标,进行同比分析和环比分析,以及成本、盈利性指标对比分析。支持行业监管机构所需定期固定格式报送报表,支持集团所需定期固定格式报送报表,支持监管部门与集团不定期特殊需求分析报表。

(3)通过赋予统计队伍新的职责推进统计信息化转型。随着各专业信息管理系统逐步上线运行,数据直接从营业前台和生产一线采集,改变了过去统计数据逐级汇总上报的传统模式,各级统计人员要更多地投入到统计数据质量稽核和统计应用分析工作中去,增强主动服务意识,满足生产经营和管理的需要。一是积极参加生产经营分析工作。围绕“统计数据产品”这篇大文章,统计能做好多工作,要多写文章,多出精品,努力提高统计分析水平;二是汲取外部经验。本领恐慌带来的后果尤为严重。要走出办公室到一线去,在接地气中不断强底气,将不断学习作为解决本领恐慌的主要途径。采取“走出去、请进来”的方式,学习外部先进经验和做法。努力打破与竞争对手间数据交流的壁垒,探索推动成立中国邮政统计学会(协会),吸纳不同快递企业的统计相关人员入会,组织到不同快递企业参观考察,及时总结交流工作经验。充分利用“菜鸟天地”等平台,深入挖掘平台中的竞争对手数据,开展对标分析,及时发现自身不足;三是提升生产经营分析的信息化水平。通过购买使用外部智囊数据库服务提高对外部信息和数据的获取效率,探索开发专门用于经营分析的模块或软件,建立用于生产经营分析的数据库,以满足对各板块和控股公司、各专业、各省、各月份、各年度生产经营数据的查询和导入导出需求;四是成立核查调查队。探索设立由现有统计人员组成的各级数据稽核调查大队,赋予其数据质量稽核、专项统计调查、布点抽样监测等职能。

(4)通过倒逼企业管理变革推进统计信息化转型。当企业规模扩大、业务类型和管理层级不断增加时,分公司的多套机构会使人员与管理费用快速膨胀、流程效率降低、重复设备投资规模加大、内控风险上升,传统的管理模式已经成为制约发展的瓶颈。这时必须站在战略的高度上,进行自身的管理变革,在变革中寻求突破。企业管理变革能够推动统计信息化进程,同时ERP系统下统计信息化转型能够倒逼企业管理变革,两者相辅相成。一方面,如果管理模式合理,那么基层业务数据采集以及财务数据统计规范等事情也就顺理成章了。统计制度与政策必须统一,要有统一规范的作业标准与流程,把制度政策配套起来切入到系统中去,保证前端业务部门按照制度和政策去运营。另一方面,管理变革以后,要求统计部门高效多维度提供信息满足企业管理与发展的需求,而传统的分权式或集权式统计和财务架构无法完全满足这些需求。而资源共享服务是将共性的、重复的、标准化的业务放在共享服务中心,它同时汲取了分权和集权的优势,摒除各自的弊端,通过资源共享方案的实施促使人员转型,把工作重心转到高价值的决策支持上来。再则,需要解决人力资源配置方面的问题,在共享服务中心建立初期应大规模对各地员工进行培训,远程交流使得其对员工的沟通技术及能力提出了较高的要求,而现实状况恰恰是共享服务中心人员定岗低、待遇低,工作机械枯燥,积极性和效率有待提高。具体地,提供普遍服务补贴核定所需要的真实准确的投递道段数据,需要借助ERP系统统计模块建设,对于已有的信息如何真实反映,包括道段条数里程、分布、投递频次等;对于新增的信息,面对商业模式和作业组织的变化,如何有效监控。但现实问题是系统的集成率很低,部分外围系统虽已集成,但没有相关可用数据,问题的核心是数据源必须完善,不能人工干预,因此,必须借助ERP系统的建设和应用,倒逼投递系统等业务系统和统计信息系统完善。

(5)通过加强信息系统整合推进统计信息化转型。邮政信息化建设滞后于业务发展,而且信息系统繁杂,未有效整合。寄递事业部成立之前,邮政公司的信息系统和速递物流的信息系统各自独立运行,需要在成立寄递事业部后,尽快整合,减少操作成本。而且,营业系统和新一代寄递平台系统分属两个部门管理,如何做到协同,投递系统目前只是主要用于生产作业,还未增加作为管理的诸如统计投递里程等功能,这些都是急需解决的。2017年启动了新一代寄递平台系统的建设,理论上将替换目前的包裹揽收系统、投递信息系统等,但实际运营中,试点和推广难度加大,做系统的不熟悉业务,做业务的不熟悉系统,出现脱节现象。要解决这些问题,笔者认为:一方面,紧密结合业务发展实施信息化改造,使ERP系统与邮政营业、网运、投递系统等互联互通,解决信息孤岛问题。随着投递业务发展及投递作业模式的优化与创新,加快建设包裹自提系统、投递外勤监控系统,加强投递PDA设备的配备以及建设投递PDA应用系统。新一代寄递平台要推广使用二维码收寄功能,大幅减少纸质面单使用,推进无人处理中心、智慧网点建设,推进智能客服、智能风控、智能营销系统的应用。另一方面,提升人员素质和技能。如果实施ERP和推进统计信息化转型中出现挫折,几乎可以肯定是出自人的问题,而不是计算机程序或技术上的其他问题。要把培训重点放到使用ERP系统的人的身上,包括管理理念、方法转变等,最难的是ERP实施必须倒逼管理做很大改变,以及进行业务流程重组。再则,在大数据背景下,统计信息化要实现转型,不能仅仅是单纯的统计报表和数据变化,而应花更多的时间去研究数据,分析应用数据,找到数据变化背后的原因,及时增添决策层关注的指标,研究指标的实际作用和意义,供各级决策参考。在业务、客户、领导的要求都在变化的情况下,统计分析、统计报表展示的方式等也应随之改变,实现从数据到信息、从信息到知识的转变,让统计数据真正产生价值。统计人员要主动适应新形势,掌握新技术,迎接新挑战,进一步转变角色,利用大数据开展咨询分析,为经营管理提供决策依据。

参考文献

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作者:耿奎 单位:中国邮政集团公司

ERP系统下的邮政统计信息化转型

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