您现在的位置: 新晨范文网 >> 审计论文 >> 审计专业论文 >> 正文

浅谈劳务外包内部审计流程与实务

2019/11/17 阅读:

[关键词]医院;内部审计;劳务外包;审计流程;风险

1医院劳务外包内部审计的概念

医院劳务外包是医院为降低人工成本,逐步将保洁、保安等工作岗位外包给社会专业劳务公司[1]运营与管理的一种趋势化的用工制度,是医院劳动用工的补充形式。医院劳务外包业务种类多,涵盖保洁、保安、导医、护工、运送、食堂、维修、绿化等工作岗位;外包方式多,分为劳务承揽与劳务派遣;对应的劳务队伍多,管理难度大,因此,劳务外包管理是医院运营的关键风险点[2],也是医院领导层关注的重点。医院劳务外包内部审计,是指医院审计部门对医院后勤、服务外包业务活动的合法性、合规性、效率性进行的审计和评价[3],目标是监督和评价外包管理部门对外包公司的管理情况,评估医院在监管外包公司过程中的风险,协助医院外包管理部门降低医疗费用,加强对外包公司的监督管理,提升服务水平,提高医院经济效益和社会效益。

2医院劳务外包内部审计的审计对象

医院劳务外包管理内部审计是以本单位负责监督管理外包的职能部门为主要审计对象。由于医院内部审计没有权限对劳务外包公司直接实行审计,但是通过对内部外包管理部门的审计,既能够评价内部管理部门的水平,也能够借此发现外部外包公司存在的问题与不足,促使双方均能改进工作。

3劳务外包服务审计流程

流程是对事物进行中顺序的安排,或指由两个及以上的业务步骤,完成一个完整的业务过程,好的流程是业务规范化、专业化的一种优化管理方法,编制正确规范的审计流程有助于提高审计效率,保证审计质量。劳务外包审计活动分为准备、实施、终结三个阶段[4],各阶段审计流程及其包含的审计内容如图1所示。

4劳务外包服务审计流程要点

审计人员摸清全院各外包公司基本情况,采用收集资料、走访调研等方式。审计人员设计外包服务调查表(见表1),要求管理部门提供外包公司名称、服务范围、服务人数、合同金额、费用支付额等相关资料。评价医院内部控制制度,应特别关注医院考核外包公司业绩情况。首先,关键风险节点的申请人、审批人、执行人是否符合不相容职务相互分离的原则。有的管理部门集考核、结算、支付为一体,大包大揽缺乏监督,就不符合“不相容职务相分离”的原则。其次,医院各分管部门是否按照合同约定目标认真实施考核,发现问题是否及时整改并执行相关奖惩制度,确保业绩考核不走过场。审核合同执行情况,为医院把好“经济关”。实际上,医院发生的外包服务费用往往与合同价格并不一致,根据合同约定,各部门办理费用结算时按照合同要求提供考勤表、考核结果作为结算依据,按外包方派出人员的数量和岗位按实结算。现实中,承办人责任心不强,或者计算错误,均会造成支付的金额不准确,一般出现多支付的情况,给医院造成经济损失。内审部门应根据本院财务部门提供的报表、凭证、经济合同和考核单,选取某一个年度外包合同执行情况作为审计范围进行审查,并抽查其中几个月财务凭证进行重点审计,逐笔审核各部门对外包服务结算支付,是否按照合同价格支付结算金额,是否按照规定办理支付手续,是否存在超范围支出。此外,审计人员应关注外包公司是否按照合同设置岗位配备外包人员,交办的业务是否保质保量完成;归属医院所有的固定资产是否办理固定资产登记手续。降低成本,减员增效是医院人员外包的主要目的,绩效审计通过计算外包费用分别占职工人数、医疗收入、管理费用、床位数、医院建筑物面积等财务数据的比率,来分析人员费用的经济性、合理性,是否能够降低成本。同时,还要分清外包费用是由医院承担,还是分摊给具体科室承担,是否进行全成本核算,评价外包的结果是否达到预先制定的增效目标。主要的绩效指标有:①外包人员占比=外包人员数/全院在职职工人数;②外包费用比率=年外包费用额/年管理费用额;③外包费用年增长率=(本年外包费用额-上年外包费用额)/上年外包费用额;④保洁费小时单价=月度保洁人员费用/医院保洁面积/月工作小时数。严格把关外包服务合同,防范风险。在医院后勤服务外包中,合同风险不容忽视[5]。一是防范法律风险:由于合同双方权利义务不明确,管理方式欠佳,外包公司违反《劳动合同法》不与外包员工签订劳动用工合同,员工解约往往导致劳动纠纷,比如医院在与外包公司共享医院的职工卡、就餐卡等资源时未区别正式职工与外包员工产生的风险;二是防范医院声誉风险:外包员工不是单位正式员工,对医院没有归属感,责任心变弱,或者外包公司为降低成本,招用低素质员工,导致服务水平降低,从而使患者对医院的满意度降低,都会直接影响到医院的声誉,审计人员应关注是否制定了合适的考核制度和结算方式防范此类风险;三是内部人舞弊风险:具体包括内部管理部门是否存在与外包公司串通谋取私利等违法乱纪行为。如果单位主管外包的管理干部责任心不强,考核不核实,就有可能造成多支付外包公司费用,给医院带来直接经济损失。

5劳务外包服务审计的技术方法

根据《中华人民共和国审计法》、《审计法实施条例》及相关审计准则,严格按照审计程序和方法来进行合法高效的内审审计。

5.1审计依据

《合同法》、《医院财务制度》、《医院会计制度》、医院内部相关管理规章制度、与外包公司签订的合同等。医院是事业单位,参照执行《劳动合同法》。

5.2审计方法

采用复核法包含比率分析法、审阅法、盘点法、询问法、观察法等。

5.2.1比率分析法。内部审计可收集医院年门急诊人次,年出院人次数,年度医疗总收入,全院医务人员总人数,医生人数,护士人数,外包人员数,床位数、支付外包人员服务费用等资料。计算并分析外包人员数量、费用分别占职工人数、医疗收入、管理费用、床位数、医院建筑物面积等财务数据的比率等。

5.2.2审阅法。采用详查法和抽查法,检查医院与外包公司签订合同的执行情况。对于被选中详查的外包公司采用顺查法和逆查法,审核财务报表、记账凭证、考勤记录、五险一金缴付凭证等书面材料。

5.2.3盘点法。对医院所有的大型设备、保洁用品、安保工具等实物,组织库房进行盘点,审查是否账实相符。

5.2.4询问法。组织座谈会,事先草拟好座谈内容,邀请科室、管理部门人员参加,请他们主动交流管理经验,自查存在的问题。内审人员找外包人员交谈工作情况和工资情况,侧面了解外包公司存在的问题。

5.2.5观察法。内审人员通过实地观察、明查暗访发现问题。对外包人员是否遵守劳动制度,外包公司的服务质量明查暗访可以充分发挥它的作用。

5.3审计证据。

书面证据立足本单位取材,既包括医院的合同、财务报表、记账凭证、考核表,又包括外包方证据,如考勤记录,五险一金缴付凭证。内审人员通过实地观察、调查、访谈等获取证据,证据应具备充分性、相关性和可靠性。

6某医院劳务外包内部审计实务

某公立三甲医院内审部门根据院领导的要求派出2人组成审计组,历时3个月开展了劳务外包审计。审计人员通过审前调研,确定管理外包的科室有人力资源部、总务科、病人服务部、保卫科和膳食科,分别管理着9家劳务外包企业。审计人员制定了审计方案,编制并向各外包管理部门下发了《审计通知书》,设计了《医院劳务外包服务情况调查表》要求各管理部门填报。根据科室上报资料显示,201X年有正式职工2600余人,外包人员1382名,根据财务科提供的资料,201X年共支付外包人员服务费用近4千万元。医院与外包方签订了合同,约定了结算价格,制定了考核方法;由分管部门负责实施考核,结算价格,办理支付手续。审计组审核了外包管理的内部控制情况、劳务外包采购情况、各科室管理外包合同执行情况、开展了劳务外包绩效审计,重点抽查了201X年8月和11月的外包结算支付情况,并进行了外包风险评估。编制了审计工作底稿。审计中发现医院各项内部控制制度比较健全,在预算管理、招标采购、合同管理等方面形成了较为完善的内部控制制度体系。但在考勤考核、费用结算方面存在风险。同时,医院外包人员占正式职工的比例达53%,占比偏高。对外包人员的人身安全风险责任也应加以关注。医院采用劳务外包是为了降低成本,防范风险。医院人员外包内部审计制作审计底稿后,召开座谈会,与各管理部门交换了意见,最终结合审计情况提出如下审计建议,出具了审计报告。一是建议医院成立物业委员会管理劳务外包公司。由于医院外包项目多,公司多,形成多头管理和交叉管理,容易造成几不管或人情管理的局面。医院成立统一部门统一监管,能够形成合力制定严密高效的流程,确保各分管科室能够严格执行合同条款,保证对外包方的考核不流于形式,准确执行合同价格,更好地维护医院利益。二是建议医院合理测算外包费用。劳务外包价格主要有国家法定最低工资、加班工资、五险一金、劳务用品费用、管理费、税金和利润构成。医院应按《劳动合同法》规定制定科学的外包人员配比标准,合理测算人员费用,降低医院费用支出。医院应采取有利医院的外包方式,外包人员费用可以采用单价合同,按照外包人员单价根据派遣人数如实结算,如导医、护工、食堂厨师等岗位;还可以采用项目总包,按照合同总价结算,如物业。三是建议采取严格的审核措施和激励机制,激励监管者,确保各分管科室务必准确结算合同价格,严肃财经纪律。收费人员劳务外包有关医院的资金安全,容易出问题造成医院资金损失,奖惩方法应当在合同中约定,并交纳保证金。四是建议制定合同时将岗位设置和出勤情况纳入考核项目,作为结算依据,防止吃空头现象。医院在财务结算时一定要外包服务公司提供经审核的出勤表,确保岗位人员工作量的真实性。此次审计取得了良好的效果,内部审计人员通过沟通会、座谈会争取到了内部外包管理部门与外部外包公司的支持和配合,双方均采取了改进措施。医院成立了物业考核小组,加强对劳务外包公司的人员考勤和任务考核,外包公司也配合提供资料主动接受监督。医院审计部门跟踪审计建议的落实整改情况,从而达到降低医疗费用,提升服务水平,防范风险,提高经济效益和社会效益的目的。

[参考文献]

[1]刘东海.浅谈劳务外包业务的内部审计[J].中国内部审计,2016,20(7):80-81.

[2]沪东中华造船有限公司审计部.风险导向及项目管理理念下的专项审计实践——外协外包(劳务费)专项审计[J].中国内部审计,2016,20(5):59-62.

[3]吴龚.医疗卫生机构内部审计精细化管理[M].北京:企业管理出版社,2012,455-466.

[4]谢林平.论内部控制审计与财务报表审计整合的意义与流程[J].中国内部审计,2015,19(8):90-92.

[5]张博,黄金石.医院后勤社会化服务外包风险及对策[J].江苏卫生事业管理,2019,30(5):644-646.

作者:李莉 单位:南京医科大学附属儿童医院审计科

浅谈劳务外包内部审计流程与实务

2019/11/17 阅读:

推荐度:

免费复制文章