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谈采购合同的签订与审计

2019/08/29 阅读:

摘要:本文从采购合同签订与审计的重要性出发,对签订采购合同需要注意的问题进行了分析,提出了几点提升采购合同签订与审计水平的建议,目的在于保证采购合同的合法性,降低合同风险给企业带来的损失,这样才能保证企业的合法权益,促进企业可持续的发展。

关键词:采购合同;签订;管理;探讨

一、采购合同签订与审计的重要性

但是随着市场经济时代的到来,企业不得不面临较大的财务风险,要想在竞争激烈的市场中出于不败之地,就要严格规范生产经营活动,要规范合同的签订和审计。现阶段的市场经济是一种契约型经济,同时也是法治经济,企业加强采购合同的签订与审计,对企业发展至关重要,其中重要性主要体现在以下几个方面:

1.有利于规范企业的行为企业想获得长期发展,就要规范其运行环境,必须严格遵守《合同法》中的相关规定,通过采购合同的签订与审计,可以严格规范企业的相关行为,企业可以在合法合规下进行经营,这也为企业获得长期发展打下坚实的基础。

2.有利于减少企业的财务风险通过生产经营经验证明,依法签订采购合同,可以为企业双方实现共赢奠定基础,企业做好签订和管理合同的工作,既可以减小企业的经营风险,也能保证企业的合法利益,同时在合同中规定了双方的权力和义务,有利于避免合同欺诈行为的发生,减少了一些经济合同纠纷案件。

3.有利于为企业提供经济决策依据有些采购合同可以决定着企业的经营目标,由于采购合同的存在,企业就可以根据这个目标来进行经营,例如煤炭企业可以按照订单量的多少,来确定耗煤量,进一步确定一年中耗费其他原材料的数量,这样就可以节约大量煤炭资源,减少一些不必要的浪费。

二、采购合同签订应注意的问题

1.采购合同签订前的准备工作企业在进行物资采购谈判之前,要对对方的营业执照、经营范围、信用等情况进行严格的审查,如果对方有担保人,也要对担保人的真实身份进行深入的调查,如果出面签约的是某业务人员,要注意查看对方提交的法人书面授权委托证明,这样有利于保障合同的有效性和合法性。

2.采购合同主要条文的合法性如果交易双方就交易的主要条款达成了一致意见,就可以进入到合同的签订阶段,在进行谈判的过程中要清楚的了解以下几点,即:物质数量、质量、货款、交货地点、交货期限、交货方式等,特别要注意下列事项。(1)明确交货的地点。在签订合同时,企业要将交货地点写明,这样才能及时签收货物,防止丢失货物的问题发生,特别是在进行跨国物资采购的过程中,要明确交货的具体地点。(2)明确交货时间。企业在签订合同时要明确交货的具体时间,这样就可以防止由于采购物资过期而降低使用价值的问题发生,在确定交货地点后同时也要确定具体的交货时间,严格按照规定交货。

3.明确规定签订合同商品的标准签订合同时,合同签订双方必须明确规定所买卖商品的名称,严格约定购买商品的数量和质量,这样可以有效避免由于质量、数量等原因而引发的合同纠纷。

4.采购合同违约责任的确定下面我们以政府部门采购合同违约责任确定进行分析:自采购人或其委托的采购代理机构与中标或成交供应商签订书面的政府采购合同即发生法律效力,招标投标法只是规定了供应商的违约责任、严格地履行各自的合同义务,如何界定政府采购合同的违约责任,任何一方当事人因违反有效合同所规定的义务均应该承担违约责任,并将在当事人之间产生法律拘束力,是指合同当事人因违反有效政府采购合同的义务所应承担的不利后果。供应商捏造事实、提供虚假材料或者以非法手段取得证明材料进行投诉的,由财政部门列入不良行为记录名单,禁止其13年内参加政府采购活动。

三、采购合同审计的内容

1.审计签订采购合同的合法性和合规性企业需要对供货商是否具备签约资格进行审查,对签订采购合同的程序是否符合规定进行审查,签订采购合同需要经过以下几个过程:市场调查、洽谈业务、起草合同、评审合同、执行合同、变更合同、合同的解除或终止。具体说来:采购合同的审计人员需要坚持货比三家的基本原则进行深入的市场调查,通过获得完整的供应商信息资料来对供应商履约能力和信誉情况进行确定,也可以对供应商进行实地的考察;在业务洽谈过程中,企业需要考核洽谈业务人员的业务能力;是否采用了合规的版本来起草合同;经过草签的合同是否得到了法律、财会部门的评审;必要的公正手续是否完备;是否有变更和解除合同的充分理由;是否按照规定来审批或签署合同,及变更的书面协议,是否能够及时的发现和纠正违规合同。

2.审计采购合同条规的合法性、完备性首先,企业内部审计人员要对合同的内容进行严格审查,具体的审查内容应该包括以下几个方面:合同的数量、标的、质量;合同的履约地点、期限、方式;运输方式;合同违约责任等。其次,审查合同签约的双方的权利和义务是否存在着对等性,要保证合同签订双方的权利相互对等,不能出现权利与义务失衡的现象。再次,审查是否有利用合同进行非法交易的行为存在。最后,对合同中的相关条约是否可以为企业赚取最大经济利益进行审查,结合资金和付款条件的优势,从中选择较优的付款方式。

3.审核采购合同的执行结果企业内部审计人员要对合同有无违约、是否得到严格全面履行进行审查,如果是对方违反合同规定,就要及时进行索赔,如果是自身违反合同规定,就要审查相关责任人是否递交了书面报告,是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,向相关责任人追究责任,合同纠纷如果不能够得到协调,就要向法律部门和上级领导报告,通过人民法院或是申请仲裁来有效处理合同中发生的纠纷,避免出现违反法纪的行为。

四、提高采购合同签订与审计水平的建议

1.提高合同的履约率和执行的均衡性企业要切实增强诚信意识,合同一经签订必须严格履行,例如全年中长期合同履约率应不低于90%。要对对方履约能力、技术、资质、信用等进行充分的了解,合同的签订一定要严格遵守相关的法律法规,签订合同最好有担保人在场,必要的时候需要经过公正,并派专人来跟踪合同的履行情况,做好合同执行情况的记录,当发现问题要及时进行纠正。

2.重视事中、事后的监管,加强履行合同的水平一方面企业需要加强诚信意识,一经签订合同就要严格的履行,签订的中长期合同的履约率应该在90%以上,要对企业加以指导,加强对中长期合同的监管力度,实行按季考核、分月统计合同的履行情况,委托第三方中介机构来采集中长期合同签订履行的信用数据,建立相关信用数据库,定期公布企业履约的信用情况,严厉处罚失信企业。另一方面,企业要建立和完善合同履行考核评价措施,在企业相关项目核准审批、运力调配、价格监管和信用约束等方面,实施守信联合激励和失信联合惩戒。

3.灵活应用信息化技术当前已经进入信息化时代,因此企业的管理者要通过对大数据、互联网、云技术等信息技术的应用,不断提高自身的领导力和影响力,促进企业实现经营管理的信息化和精细化,在采购合同签订与审计工作过程中也要灵活的应用到信息化的技术。传统企业在签订合同时采用的是纸质形式,通过逐层的审批才能完成,不仅浪费了大量的时间,还浪费了大量的人力成本,严重影响到了经营决策的有效性,因此企业可以采用网签的形式来签订采购合同,电子合同提供了可异地签署的便捷,而E网签可信电子合同云平台将引领企业管理进入商业智能时代。企业也可以采用电子印章进行签订采购合同,由于每一枚电子印章的使用必须经过数字证书的认证,经过认证之后就具备了防伪功能,企业的基本情况可以通过电子印章上的二维码直观地反映出来,起到辨别印章真假的作用,今后只需要在电脑上安装签章的软件,就可以在电脑上盖电子印章,方便传递和保留,大大提升了采购合同签订的工作效率,打破了采购合同签订的空间界线,提高了经营决策的时效性。同时在对采购合同进行审计过程中,也可以应用ERP信息系统,通过信息系统可以及时得到审计需要的相关信息,例如可以了解材料供应商的资信情况、经营情况,可以节约大量调查时间,提高采购合同审计的工作效率。

五、总结

随着我国市场经济的不断发展,很多企业飞速发展,各种经济合同应运而生,在签订采购合同过程中难免会发生一些纠纷,例如产品质量和计价问题,企业为了保证自身的合法利益,要加强采购合同的签订和审计工作,这样才能减少一些合同案件的经济纠纷,保证企业的合法利益。要从企业自身的实际情况出发,提高采购合同的签订和审计水平,这样才能规避因采购合同签订发生的经济案件,降低企业的财务风险,切实保护企业的合法权益,促进我国企业健康发展。

参考文献

1.刘晓东.建设工程施工合同中存在的问题及管理对策探讨.水利建设与管理,2013(05).

2.黄锐.基于合同不完善条件下发承包双方风险分担机制研究.西华大学,2013.

3.张谛.我国煤炭企业并购风险及规避策略研究.中国矿业大学(北京),2014.

作者:任鸿 单位:重庆市消防救援总队

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