人口计生档案管理工作分析范文

[摘要]主要探讨新形势下人口计生档案管理的改革路径问题，从人口计生档案管理工作的重要性、对档案的规范化整理以及优化档案索引的方式等方面分条论述，希望对于人口计生档案管理工作有所借鉴。

[关键词]人口计生档案；规范化整理；索引

自古以来，人口和户籍管理就是我国社会管理的重要组成部分，建国以后，我国为控制人口数量，实施了计划生育政策，对计生人口做了专门的规定，一般指15到49周岁的育龄期妇女，国家对计生人口的管理不仅有利于控制人口数量，还在了解社会人口构成、配合人口普查以及其他诸多有关人口问题的决策中发挥着重要作用，这就涉及人口计生档案管理工作。人口计生档案管理工作是将计划生育工作和计生人口管理工作中一些具有利用价值的文字、图表、音像和数据档案编码入册，保存其真实的历史记录，形成人口计生档案。在新时代新形势下，我国人口政策发生波动，逐渐开放二胎，这对于人口和计划生育工作有了更高的要求，人口计生档案管理工作也应进行适当的改革，使其适应现阶段社会经济快速发展、人口政策波动的新形势的要求，为国家人口政策提供更高效、更全面的数据支撑。

1要充分认识人口计生档案管理工作的重要性

人口档案管理工作虽然不直接接触到国家人口政策的宏观调控，但是却是众多决策、措施制定的基础，要想在新形势下改革人口计生档案管理工作，就有必须充分认识到这项工作重要性。首先，人口计生档案是人口计划、生育统计工作的数字来源，这些数字将会用于人口工作中被分析、被处理、被作为制定策略的依据，如果人口档案管理工作提供的数据不准确，就有可能导致最终指定的人口政策与实际情况不符，造成不良影响。[1]其次，人口计生档案管理工作能够优化群众服务，如孕龄期妇女申请领取《生育证》，就要参考人口计生档案；流动人口在异地结婚生子，有效的人口计生档案管理可以实时了解到具体情况，避免出现在流出地和流入地重复发证和发错证件的失误。再次，人口计生档案管理可以明确一定区域内的计生人口，方面计生办的工作人员实地走访，了解孕龄期妇女在计划生育、生殖保健等方面的知识和政策法规理解情况，对于有疑问的地方，工作人员及时进行解惑，并针对孕龄期妇女的实际情况提出合理建议，切实落实党和国家的人口政策，同时，这样的走访还可以帮助建立群众疑问和需求档案，为下一阶段的人口政策调整提供依据。最后，人口计生档案管理还有利于实现合理的人口计划生育服务，在政府政务公开公正中占有一定的比例，有利于提高计生工作的透明度，保障群众的知情权和监督权，减少营私舞弊现象发生。

2要对人口计生档案进行规范化整理

人口计生档案针对的是区域内的所有计生人口，内容庞杂、数量繁多、时间长久，其中很多档案还是以纸质的形式保留，这就为档案保存和管理工作提出了难题。况且，先前的人口计生档案管理侧重于保存，管理人员以档案不丢失为基本原则，在这样的档案管理模式中，如果政府人口工作需要其提供一定的数据，或者要调查某去与孕龄期妇女在某项调查中的相关信息，则档案资料的查找将会是一个繁重的任务。在新时代新形势下，要想提高人口计生档案管理工作的能力和效率，就要对档案实行规范化管理，这包括档案的收集、整理、分类、著录、入库的整个过程，必须制定一套规范性的档案管理要求。[2]首先，要对已有的档案进行清查和剔旧，人口计生档案经过多年的累积，档案资料多如牛毛，但是因为之未能进行合理规范，所以不可避免的存在一些无价值的、重复的档案，这些档案对于今后的人口工作不具备参考价值，其本身也没有历史价值，所以应该做剔旧处理，以提高后期规范管理档案的效率。其次，要对档案进行重新的分类。以时间为纵向标杆，以档案内容为横向标杆，将之前混杂在一起的案卷重新鉴别，按照新的分类法加以归类，将档案中有联系的内容就近组合，成为大类，为今后的查阅提供便利。再次，在进行规范化整理的过程中，要对档案的性质和重要性做一定的区分，实行分层级著录的办法。最后，当一些档案原件意义不大，但是其中的数据较为重要时，可以将相关数据进行汇总整理，原件可做剔旧处理，减少档案库中的档案数量，提高其参考价值密度。

3优化人口计生档案索引

对人口计生档案的规范化整理的目的是在有需要的时候能够快速查找，这就涉及到档案的索引工作，为了优化人口计生档案的索引，需要在整理档案时进行以下工作的准备：一是在分类是采取《中国档案分类法》中要求的规范分类方法，同一类别的档案应该有相同的分类号，就像图书馆对书目的管理一样。其次，应该对档案的题名做出规范，题名是保证档案索引成功的关键，如果一份档案的题目和内容不符，或者题名不规范，当索引者按照规范题名进行索引时，就会发生遗漏。在题名专业过程中，应确保题名规范、全面、精炼，同时要注意减少不常用的简称，提高索引的成功率。[3]此外，应该设置一定的关键词，当索引者想要查找关于某一模糊方向的档案时，可以搜集到有关这一方向的所有内容，帮助其确定方向。

4结语

在新形势下开展计划生育档案管理工作的过程中，把计生档案管理技术作为发展的有效标准，从实际出发，科学配置计生档案管理工作，切实有效地提高人口计生档案工作人员的素质与专业的技能。通过不同细节的合作，扩大各级档案管理与控制的合作，相互合作，提高档案整体管理的效率和质量。

【参考文献】

[1]田红梅.新形势下人口计生档案管理工作探析[J].科技经济导刊，2018，26(28)：221.

[2]王晓萍.做好新形势下人口计生档案工作的几点意见[J].办公室业务，2013(09)：69.

[3]程方.新形势下人口计生档案管理工作探析[J].山东档案，2010(03)：34-35.

作者：宋绍华 单位：栖霞市杨础镇计划生育宣教中心