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行政单位资产信息化管理探究

2019/07/12 阅读:

[摘要]我国现有的国有资产当中,行政事业单位资产占有相当的比重。然而随着社会经济的突飞猛进,行政事业单位资产管理方面的弊端逐步显现,为此,加快资产管理信息平台建设的步伐是行政事业单位目前急切需求的。本文着重于对新时期行政事业单位资产信息化管理进行探讨和分析,针对管理中存在的缺陷提出计划性的整改方案,以此为行政事业单位资产信息化管理提供参考依据。

[关键词]新时期;行政单位;资产管理;信息化管理

引言

自加入世界贸易组织以来,我国市场经济体制也逐渐改革与深化,为使行政事业单位总资产逐步增加,国家也逐步加大对行政单位工作的支持力度。但实际生活应用中,行政单位的资产管理无可避免地存在某些问题,极其严重地影响了整体资产的保值增值率。因此,基于行政单位资产管理中存在的相关问题,研究如何加大行政事业单位资产的信息化管理的力度。

1行政单位资产信息化管理的必要性

(1)利于资产管理效率上的提升。长期以来,行政事业单位大都采用单机版的资产管理信息系统,受网络连接限制,各部门之间没有实现互通互联,在经济普查资产的相关数据及信息时,各部门要从信息系统导出数据逐层上报,然后由上级部门汇总,这种管理方法消耗着大量的人工成本和财力资源,管理效率低下。随着计算机网络技术的飞速发展,行政单位的资产管理系统也逐步转变为网络版数字化信息化管理系统,可以实时更新查看资产数据,大大降低人力物力的投入。(2)利于资产管理应用的精细化。行政单位资产种类繁多,具有时间跨度长、变动快等特点,而这些特征易影响数据收集的准确有效性。资产管理信息系统可以对资产进行动态管理,实时查询和综合分析,实行精细化管理动态调配资产和按需采购,既可以总结财务、资产信息,减少手工检查及审核的时间,又能不断推进精细化资产管理的应用。(3)利于资源管理体系的配置优化。实施动态化资产信息管理后,行政单位可实时对资产进行监控及管理。一旦发现有闲置的资产后,即可采取科学有效的方式进行调整和配置,从而提升资产的有效利用。优化资产、资源的配置,增强资产、资源配置的合理性和科学性。

2行政事业单位资产管理的现状

(1)行政单位内部控制制度的缺乏。我国目前行政单位的资产管理制度中,绝大部分的单位对资产资源的管理不重视,这就使得某些资产资源在进行基础工作时得不到具体的落实,缺乏内部管理、内控制度。大多数单位内控制度意识空前缺乏,某些单位在资产的管理制度上没有一致的标准,反而有些单位在资产资源的管理中加入一些其他的规章制度,这导致行政单位的资源管理严重分布不足。在实际的管理过程中,虽然有些行政单位早已设立了资产资源内控制度,但依旧存在执行力度小、执法监管流程不符合规章制度等各种问题,监管制度的不全面统一,会致使资源管理制度无法发挥其应有的作用与影响。例如,一些单位未能严格执行分配标准,特别是经常使用的台式电脑,办公家具和其他资产的购买,出现超过应有的标准配置及闲置费用的情况,针对这一现象,下达《关于进一步规范行政机构资产配置工作通知》的文件,便是为了加强改善及规范资产资源配置的审批程序。按照“单位报送、主管领导审批、财务部门严谨审核”的规定办理政府采购手续,实现资产依法有序、科学、合理、经济、高效的优化配置方案。(2)行政单位固有资产的低利用率。我国大部分行政事业单位的固有资产利用率相对较低,存在着购买不合理、固定资产可行性评估困难、行政事业单位资金效率低下等问题。因此,固有资产浪费现象频繁发生,导致固有资产配置不合理的问题市场发生。财务部于2016年向全国行政单位进行清查:资产总额9.12亿元,净资产总额6.32亿元,占全部资产总额的35.2%,由此可见行政各级单位固有资产的占有比重比较大,而在工作中的工作效率与利用率不成正比。(3)行政单位管理人员有待提高的素质。人员在行政事业单位的资源管理中,属于管理的主体部分,在行政单位的资源管理中发挥极其重要的作用,然而,我国行政单位的资源管理人员中也存在着管理人员素质低下的问题。兼职行政、业务人员在工作时会经常出现单位资源的管理问题,这些兼职工员往往很难清楚地知道财务方面的知识问题,这导致了资产管理工作的过程中正常工作运行的问题难以解决。此外,行政事业单位、资产管理的岗位安排也是一个重要问题,主要集中在人员配备有限、兼职工作不一致等方面。资产管理的漏洞在于没有合理地安放会计人员、处理人员和负责人,保留或放大了员工的岗位职责。

3行政单位资产信息化管理的高效措施

(1)有效监督与安全保障之间关系的处理。正确处理安全保障与有效监督的关系,三方面的要求需做到:一是进一步完善和加强资产安全管理监督体系、应急响应机制、网络资产信任体系等信息安全基础设施项目;二是充分运用现有的计算机技术和网络通信技术,开发安全可控的信息系统,为资产信息安全提供强有力的保障;三是建立健全资产信息管理安全机制和应急响应体系。(2)建立安全可靠的信息化资产管理系统。建立安全可靠的信息化资产管理体系,需要各部门把资产盘点清楚,录入系统,并且要对系统进行定期实时维护,保证数据的准确性,三方面的要求需做到:一是行政机构的资产进行全面盘查,书面资产与实物资产的比较,明确数据统计分析;二是及时更新单位资产的更替、购买等信息,方便清查及对账。三是以有效的措施加强单位资产的日常管理及对数据库内容的管理与维护。(3)行政单位信息化资产管理人才的培训。为了培养信息化资产管理人才,以下两点应该实现:一是对行政机构的资产管理人员及财务人员就专业知识与技能方面进行定期或不定期的培训,以提高他们的知识领域的资产管理水平和应对突发事件能力;二是对行政业单位资产管理和财务人员的信息技术相关知识加强培训,努力提高其实践水准。(4)设立专款专用资金的资产资源管理体系。内部行政事业单位建立的专用资源管理体系需具备三个功效:首先专用资源数据统计管理机构,能够有效率地完成专用资源信息整理、统计、整合等任务;其次能有效地做好资产管理机构的购入、出、调、批、借、租、换等工作;第三则能高效地处理行政单位专项专管、审核等重要任务。(5)统一资产信息化管理制度。在行政机构资产资源的信息化管理中,需要全面多角度对单位的全部资产资源进行有效的监管。在资产资源的政策支持、业务审核、查询详情等方面进行其统一化管理的有效监督管理。

4推动行政事业单位资产信息化管理的方法

(1)全面高效的资产信息化管理制度。资产信息化监管制度的设立,在整体的大局方面来说,它是行政机构规范化管理的重要组成部分,也是行政单位对资产管理的有效依据,能使其做到有法可依、执法必严、违章必究。根据财政《计法》法案与行政单位《内部控制基础规范》条例整合制定出一套适合我国目前资产信息化管理法的制度体系即行政日常工作管理操作、资产核算审核、资产资源盘点清查、规范操作与处罚及资产监督管理责任人等。比如在我国行政单位现有的制度下,借助国外行政机构的成功规范,高效制定现行的管理办法及工作日常规范。针对其单位的特殊性,设立规范的有关资产资源折损消耗制度,出台相对应的办法条例,以此提升行政单位的规范化管理。为公务员安排相应的工作岗位时,基于各岗之间的分工不同,充分阐述其岗位的工作权限及职责,对于相对较重要的岗位采用两人及多人分管制度,以此增强行政单位工作的效率性及对工作业务的责任,从而对行政单位的资产管理做到严格把控,完善完备其制度的设立。(2)细分行政单位资产管理的审核制度。行政单位可根据财务部的相关会计核算审核制度制定精细的资产管理体系,对现有的资产资源进行高效监督,对于其选择、采购、使用、折损及处理等方面的管理,以方便行政机构定期或不定期的清查。根据行政单位的人员招聘,要从优录取,在这些岗位选择上要求其有责任有热情并有过硬的相关专业水平及经验;根据各个岗位的实际情况,建立相应的工作职责,在履行单位工作规范条例的同时,也要遵守岗位的操作规范及附加制度;在资产资源的使用过程中,固有设施的应用要明确具体的负责人,认真按照行政单位的内控制度操作,对于设施的折旧、耗损要严格把控,建好档案以便清查。(3)高效安全的智能资产管理系统。高效安全的智能资产管理系统是资产信息化管理的助推器,建立高效安全的智能资产管理系统,首先在系统顶层设计上要具有开放性,注意与其他系统的开放融合,最大限度提高资产系统的利用率和效益最大化,现在事业单位一般都有办公自动化系统,资产管理系统与单位办公系统对接,可以减少数据重复录入,实现资产流动使用,实现网上审批,采购后自动进入资产库,提高管理效率。其次要利用新技术,包括互联网和大数据等先进技术,提高资产管理系统的智能化,利用条码技术实现对实物资产的实时盘点,不要让资产系统仅仅用于数据上报,实现对资产的管理、流转、报废等环节实现全生命周期的智能化管理。

5结语

综上所述,在行政事业单位现有的资产管理基础上,融合现代信息技术,实行省时有效的监督是现今社会经济高速发展的必然手段。对此既能加强对资产资源的使用率,也能更高效地提升工作效率,更好地为社会公众服务。再者在全面考虑资产信息化管理的必要性的同时,制定相应的操作规范及职责规范也是推动资产信息化管理的又一重要举措。只有与信息化管理强强融合,才能更好地提升行政单位资产信息化管理的真实有效性。

参考文献

[1]杨晋.行政事业单位固定资产管理探究[J].中国管理信息化,2018,21(20):10-11.

[2]李娜.浅议新时期加强行政事业单位资产管理的思考[J].财经界:学术版,2018(12):27-28.

作者:肖坤 肖明芳 单位:中共陕西省委机构编制委员会,

行政单位资产信息化管理探究

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