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谈中小企业会计信息化建设

2019/11/19 阅读:

摘要:中小企业是我国市场经济的重要组成部分,随着我国改革开放的进一步深化,中小企业在我国经济中所扮演的角色越来越重要,所占的比重也越来越大。信息化是企业管理的未来趋势;而会计信息化是企业信息化管理体系的核心,因此提高企业会计信息化水平是提高企业信息化水平的必要条件。本文从中小企业的实际案例出发,用SWOT分析法分析中小企业会计信息化建设并给出解决对策。

关键词:中小企业;会计信息化;云计算

随着社会的不断进步,互联网和信息技术发展越来越成熟,渗透在各个领域。世界各国都将信息化作为主要发展目标,大力加强信息化的建设。会计信息化不但高度结合了会计与信息技术,也是企业信息化管理的核心内容。而中小企业经济的稳定发展对于促进我国国民经济增长不可或缺,如果要让企业进行高效地运营,提升经济效益,需要在其基础上不断更新和推进会计信息化建设。因此,从中小企业存在于社会的经济价值的角度来看,提升其信息化水平对于我国经济发展具有重要的现实意义。

1基本理论

1.1会计信息化

会计信息化是现代社会一个新的术语,利用先进的信息技术和网络通信等手段,将会计信息的获取、核算和应用与企业管理相整合,使会计业务处理达到高度自动化,实现信息实时共享,为企业的管理和决策提供最合理的依据。这要求人们站在一个更高的平台,以更宽广的视野来认识崭新的会计。会计所渗透的领域都已经使用了现代信息技术,会计信息化保留了传统会计所具有的优势,也改进了其不足之处。网络技术的不停更新使得会计信息化也跟随其脚步不断地改善,分步骤、分层次循序渐进,最终实现会计全面而多阶段的会计信息化。在互联网发展的时代背景下,建设新一代的会计信息化系统,首先能提高企业现代管理水平,对生产运行状况等信息进行深刻剖析,从而及时发现企业经营过程中存在的问题,并给出解决建议。会计信息化还能够实时提供管理者所需要的经过加工整理后的信息。

1.2会计信息化建设模式

1.2.1会计信息孤岛模式会计信息孤岛模式通俗地来说其实就是会计电算化。通常情况下主要的应用形式是:企业购买一套简易的财务软件,在财务部门进行会计核算内容和最基本的账务处理,将信息化初步带入企业。会计信息孤岛模式较为安全,具有投资的难度低、规模小、风险小的优点。而正是由于这些特点,只有成立时间较短、企业规模小、结构单一企业才会选择并使用。理论上会计信息孤岛可以相应解决企业的问题,但是从实际应用上来看仅依靠会计信息孤岛,即会计信息与企业业务相互分离的状态对于企业整体发展是很不利的,信息局限化,可塑性较低。

1.2.2财务业务一体化模式财务业务一体化是将企业经营中的三大主要流程,即业务流程、财务会计流程和管理流程相融合,使财务和业务数据能够最大限度地实现实时共享和控制,真正发挥会计控制功能。财务业务一体化完成了金融业务的整合,使企业能够实现以信息流为核心,以业务流为主体,以物流为基础的新型经营模式。企业在组织各项活动的过程中表现出前所未有的潜力,经营和竞争力都发生了极大的改变。财务一体化实现了信息的高度集成和共享,增强了企业决策支持和可持续发展能力,为管理者特别是中高层管理者提供了多角度的查询、统计和分析功能和手段。

1.2.3云计算服务模式云计算是通过网络来专门提供动态的、容易扩展的且是虚拟化的网络资源。主要有三种服务模式,如表1所示。

2中小企业会计信息化建设案例分析

2.1A有限公司简介

A有限公司成立于1992年,主要负责室外照明器材的专业设计、制造和安装,自营和代理技术的进出口业务。公司占地面积约60000平方米,厂房35000平方米。公司拥有一流的研发队伍和先进的生产设备,高质量、有竞争力的价格和及时交货的原则,有助于其从海外市场获得大量订单。公司主要生产道路照明灯具、路灯杆、庭院灯具、景观灯具等室外照明器材。

2.2A有限公司会计信息化的发展及现状

A有限公司在成立之初业务简单、人员较少,使用的是代账会计,由代理记账公司提供专业的财务会计服务。但是随着公司业务的不断多元化,代账公司的代账服务已经无法满足A有限公司的需求,于是A有限公司雇佣专职会计人员,开始进行传统的手工记账。但是手工记账却存在很大的缺点,工作量大,而且容易出错,日常会计核算和汇总工作纷繁复杂,也很难对财务数据进行系统地动态分析。后来为了更好更快地完成财务工作,公司购置了金蝶KIS迷你版财务软件以及ERP软件,实现了单机版的会计电算化。这也是传统会计信息化的开始,传统的会计信息化是指购买软件并安装在自己的硬件平台上实现的,如果需要后续的维护升级则直接联系服务商。在2012年,公司重新更新系统变成金蝶KIS专业版财务软件,升级后的金蝶软件能进行快速查找,权限管理更精细,提供账套手工备份和自动备份两种功能,核算项目可以分级核算,实现真正意义上分级管理,大大降低了财务人员所花费的时间和精力。企业所用金蝶KIS专业版财务流程,如图1所示。

2.3A有限公司会计信息化建设SWOT分析

2.3.1A有限公司会计信息化建设的优势(1)拥有良好的建设基础。A有限公司如今使用金蝶KIS以及ERP软件,基本形成了一套自己的会计信息化系统,将其会计系统和业务系统进行了有效的集成,实现了财务业务一体化。(2)是企业管理的客观需要。会计信息化的建设程度对A有限公司的经济效益有直接影响,是企业目前所面临的重大考验之一。企业管理的要求对企业实时的数据要能及时掌握以及期末数据的财务分析,这就要求加快对企业会计信息化的建设。

2.3.2A有限公司会计信息化建设的劣势(1)会计信息化缺少资金。A有限公司目前处于不断拓展业务,扩大规模阶段,已经将大量资金投入到厂房的租赁,产品的研发和生产上。企业又是中小企业,融资的渠道很少,所以不会对会计信息化的建设做很大的投资。(2)管理层理念缺失。A有限公司管理者仅仅了解会计信息化建设可以为企业发展带来更大的效益,却并不知道如何将会计信息化进一步推进,管理层对于会计信息化的理解比较片面,导致后续的建设较为缓慢。(3)会计信息化缺少人才。会计信息化的建设不仅需要很多会计专业人员操作,而且要有顶尖的信息技术来支撑。目前公司在这方面的人才比较欠缺。

2.3.3A有限公司会计信息化建设的机会(1)国家政策的大力支持。国家自2009年4月以来出台了一系列的相关文件用于支持企业会计信息化的建设。在这样的大环境下,A有限公司会计信息化迎来了重要的发展机遇。(2)企业更全面地进行管控。随着A有限公司不断扩大,其管理水平也将不断提升,对信息系统的要求也会越来越高,迫切需要一体化的信息管理平台来支撑其专业化、精细化的管理需求,A有限公司作为资金管控的平台,是收集数据、决策分析、配置资源的重要依据。
2.3.4A有限公司会计信息化建设的威胁(1)企业存在客观的风险积聚。A有限公司自身在货币经营中的流动性风险、操作风险、信用风险都必定存在,而且随着业务的发展和公司的不断扩大,风险也越来越大。还有叠加于集团内部的系统性风险、战略风险、会计人员道德风险,公司的会计信息化面临客观风险积聚的威胁。(2)会计信息化存在较大信息安全问题。由于互联网具有开放性,对会计信息化必定会产生一定的不安全因素。目前A有限公司网络安全尚未完全成熟,会计信息既有业务系统直接导入,也有会计信息化系统自身生成,还有手工录入,多渠道的信息来源,信息的来源不统一会给信息的准确性大打折扣。A有限公司SWOT分析法总结图如图2所示。

2.4A有限公司会计信息化的建设对策

通过对A有限公司会计信息化建设的内部优势和劣势、外部机会和威胁等四个方面的列举并分析,根据这些因素对企业会计信息化建设的影响程度排序,可以构造出会计信息化建设的SWOT矩阵,如表2所示,可以得出四种解决对策,旨在建设适合企业自身特点会计信息化。即利用机遇、发挥优势的SO对策;利用机遇、克服劣势的WO对策;发挥优势、应对威胁的ST对策;克服劣势、应对威胁的WT对策。

2.4.1SO对策对于中小企业来说,SaaS模式是最流行的趋势。企业不用为此占用大量的资金,就能满足企业会计信息的需求。只要连接到网络,就能访问系统。A有限公司可以选择云计算的服务模式,云服务商可根据公司自身情况为其量身定制属于自己公司的一套企业管理软件。会计信息系统在原来的基础上,规范会计科目、统一数据,通过采用现代电子手段、通过企业管理信息系统进行数据的采集和处理加工,并且实现分析数据的实时查看。

2.4.2WO对策为实现A有限公司会计信息化建设目标,推动会计信息化管理体系的建立,需要管理层对会计信息化有深刻的认识,明确会计信息化决策、管理、执行检查职责,实施规范化的会计信息化管理流程。(1)企业管理者应该提升对会计信息化的认识。管理层对会计信息化的重视程度影响着企业的会计信息化发展进程,必须认识到会计信息系统一定要得到充分利用,才能在目前市场激烈竞争的情况下生存下去,实现企业的可持续发展和提高企业的竞争力。(2)规范和完善会计信息化管理流程。按照会计信息化系统管理要求,A有限公司应建立软件实施的规范化流程管理,充分利用会计信息化系统,满足企业内部管理部门和社会公众的需求,增强企业的会计信息透明度和会计信息质量进一步促进企业的发展。

2.4.3ST对策会计信息系统是整个企业管理信息系统的核心,所以会计信息化的安全关系到企业信息系统的建设。A有限公司需要加强安全防范的意识,引进相关的防护设备及人员。在借鉴其他成功企业案例的基础上,不断完善自己的安全性保护措施,确保会计信息系统安全有效的运行。首先,要从信息的来源保证信息的准确性,避免数据输入的错误。不同人员对会计信息处理的权限不一样,不必要的信息不能看到,例如出纳只管企业现金及银行存款有关的会计信息,其他的像总账、成本核算都是非必要的信息。其次,必须要关注企业会计信息系统的安全问题,要做好相关的防护工作。定时做好数据的备份,虽然这样会导致双倍的财力投入,但是能很好地避免因为信息的丢失而给企业带来不必要的风险;财务会计信息本身可以进行加密,确保信息在传输的过程中不会被篡改,保证信息的准确性;企业在会计信息化的建设中,要安装必要的杀毒软件,安排专门的人员保证数据库不会被入侵;还可以加大会计信息化的投入,一方面升级会计信息系统;另一方面也可以选择运用云计算,大数据等先进的技术,保证企业会计信息化的安全有效的提供信息。

2.4.4WT对策现代社会人才也作为推动企业发展一个非常重要的因素,所以A有限公司应该更加重视人才的引进和培养,一方面,企业缺少的人才想办法引进;另一方面,企业现有的职员要加强他们的培训工作,为企业会计信息化的发展做准备。(1)不断从外部挖掘和引进高素质人才。企业应该拥有良好的形象,正确的核心价值观建立一套健全规范的用人体制。在进行人员选拔时,应优先考虑具备信息化建设经验,同时又具有会计专业知识的人员,即复合型人才,并具有相应的职业技能资格证书。复合型人才对企业会计信息化建设具有非常重要的意义。(2)加强内部人员专业能力的培养。企业的会计信息化的发展离不开全体员工的共同努力,所以要组织企业财务人员学习会计信息化的相关知识,培养他们的学习意识和能力。

3结语

在市场竞争愈发激烈的背景下,各中小企业发展面临的压力也越来越大,会计信息化的发展和建设也成为了重中之重。本文以A有限公司为例,采用SWOT分析方法根据其面临的优势、劣势、机会与威胁进行研究分析,为中小企业实现会计信息化建设提供了一定的依据。中小企业应该在以下几个方面加强建设和管理。(1)企业要对会计信息系统进行改善,积极引入“云会计”理念,寻求更方便简单的适合企业的会计信息化服务。(2)提升管理层对会计信息化的认识,明确会计信息化建设给企业带来的效益,不断加强企业的科学管理,规范会计信息化管理流程。(3)大力培养适合企业发展需要的会计信息化人才,提高人员职业操守和专业素养,尽可能地发挥才能和作用。(4)加强会计信息化安全建设,制定和实施安全管理措施,推广新兴技术的使用,确保企业数据信息的保密性。中小企业会计信息化需要不断建设和完善,会计信息化的建设离不开内部和外部条件的共同控制,只有做到内外结合,才能真正地感受会计信息化带来的好处,增加企业经济效益,更好地推动企业的发展,最终推动整个中小企业的发展。

参考文献

[1]孙文龙.完善我国中小企业会计信息化建设研究[J].商场现化,2015(Z1).

[2]佟微.云计算环境下的中小企业会计信息化建设模式研究[J].商业经济,2017(2).

[3]何忠勇,余娜,任佳敏.浅谈大数据时代会计信息化面临的风险及应对措施[J].中国商论,2018(29).

[4]李冰琪.企业会计信息化现状及发展趋势[J].时代金融,2017(36).

[5]赵聆羽,张忠慧.我国中小企业会计信息化建设问题浅析[J].商业经济,2014(5).

作者:黄燕 单位:南通理工学院

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