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会计信息系统发展

2010/09/02 阅读:

摘要:文章从内部控制理论的发展概述入手,分析了会计信息系统的发展及相应的内部控制特点,指出内部控制理论在会计信息系统应用中的不足。内部控制是人类从事社会生产实践活动过程中的一种约束机制,它伴随着人类社会生产实践活动的发展而发展。

会计作为一种社会活动,从其数据处理技术上看,会计信息系统经历了三个阶段的发展:手工会计信息系统阶段、机械会计信息系统阶段和电算化会计信息系统阶段。伴随会计信息系统的发展过程,会计的内部控制系统也经历了一个发展演变的过程。内部控制是一个组织为保护本组织财产的安全完整,确保会计及其他数据的正确可靠,保证既定方针、政策的贯彻执行,对组织内部的活动规定了一系列协调一致的方法、措施、手续,形成的一个紧密的控制机制。

一、内部控制理论的发展概述早在我国周朝就有了内部控制思想的萌芽,从“一毫财赋之出入,数人之耳目通焉”可以看出分权控制、交互考核的思想。内部控制理论发展的第一阶段是内部牵制

它是通过岗位的分离来实现各账目之间的相互核对。在奴隶社会、封建社会和早期的资本主义社会,国家和企业的经济活动主要都是运用内部牵制的原理来进行控制的。内部控制理论发展的第二阶段是内部控制的两分法。内部控制的第一次比较完善的定义是1949年美国注册公共会计师协会(AICPA)提出的。

后来AICPA在发布的公告中将内部控制进一步划分为会计控制和管理控制两部分。其中会计控制主要与保护企业的资产、检查会计数据的准确性、可靠性有关。管理控制主要与提高经营效率和促使企业有关人员遵守既定的管理方针有关。内部控制理论发展的第三阶段是内部控制结构。20世纪80年代,西方学术界提出了内部控制结构概念,是为取得企业既定目标的合理保证而建立的各种政策和程序,包含三个要素控制环境、会计制度和控制程序。内部控制理论发展的第四阶段是内部控制整体框架。20世纪90年代以后,由于信息产业和高风险行业的发展,内部控制的内容也发生了较大的变化。美国COSO委员会(专门从事内部控制问题的研究)于1992年提出报告《内部控制———整体框架》,提出了内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督等五个要素。可以看出整体框架论相对内部控制结构概念来说,有一些突破性;它突出了对内部控制过程的监督;在信息与沟通的范围和深度方面都得到了扩展;它增加了风险评估因素;非常强调各成份与企业的业务活动各个环节的融合。

二、会计信息系统的发展及相应的内部控制特点通过以上我们简单了解到内部控制理论发展的过程

那么这个理论在企业会计信息系统的发展过程中又是如何反映和体现的呢?下面就以会计信息系统的三个发展阶段为主线,来谈谈这个问题。

(一)手工会计信息系统阶段会计的工具从最早的“结绳记事”到唐末宋初发明的算盘,都需要手工操作。早期会计只是起到了记录的作用。随着生产力的发展和社会的进步,会计要记录的数据日益增多,会计又发挥了它的核算职能,会计数据所传达的信息也越来越丰富。手工会计信息系统就是一种以人工处理为主的数据处理系统。在手工会计信息系统阶段,财会人员使用纸、笔、算盘等工具,对会计数据进行记录、计算、分类、汇总,并编制会计报表。其数据处理速度慢,时效性差,查询检索不方便。在手工会计阶段,内部控制主要作用还只是内部牵制,主要体现在账簿控制和组织控制上。在组织控制方面,一般把手工会计信息系统划分成一些职能组:材料组、出纳组、成本组、资金组、综合组等。他们之间通过信息资料的传送和交换建立联系,相互稽核牵制,彼此形成一个内部牵制网,使会计工作正常运转。如果出现问题,则可以通过各职能组的分工来追查责任人。与组织控制相配合的账簿控制体现在:会计数据存放在手工填制的凭证、账簿、报表中,分别由不同的人按照一定的程序进行填写和编制;会计主管和各职能组的负责人通过审查凭证、账簿和报表,通过分析账、证、表三者之间的勾稽关系,观察、了解经济业务的整个处理过程,进行有效控制。

(二)机械会计信息系统阶段19世纪末、20世纪初,科学管理理论及其应用和发展,使会计受到重视,对会计数据处理提出了更高的要求,因此机械化核算也就代替了手工操作。财会人员借助穿孔机、卡片分类机、机械式计算机、机械制表机等机械设备实现会计信息的记录、计算、分类、汇总和编表工作。机械会计信息系统是利用自动化程度较高的机器设备完成数据的处理工作。原始数据的整理、分类、汇总、登记、排序、制表、检索等都是以机器为主,通过人的控制完成的。这种方式提高了会计信息的处理速度和准确性,但效率还很低,数据存储、检索还不方便。由于后来电子计算机的出现,我国几乎没有经历这一阶段,而是直接由手工处理进入电子计算机处理阶段。在机械会计阶段内部控制主要作用也是内部牵制。与手工下的组织控制和账簿控制相类似,这里不再赘述。

(三)电算化会计信息系统阶段1946年,随着第一台电子计算机的问世及其随之而来的计算机技术和信息技术的发展,电子计算机理所当然地取代了机械设备,逐步被广泛地应用于会计工作中,会计数据处理迈入了自动化阶段。电算化会计信息系统就是利用电子计算机处理财会工作,完成会计信息的收集、整理、存储、检索和报表等工作,并能根据有关信息对经济进行分析、预测,辅助人们对生产经营活动进行管理。实现了会计电算化后,可以把会计信息系统的工作岗位划分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位一般包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位主要是直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位,一般由以下人员组成:系统管理员、系统操作员、凭证审核员、系统维护员和会计档案资料保管员等。在电算化会计信息系统下内部控制的特点是手工内部控制和计算机内部控制两者的相结合。因此内部控制发生了一定的变化。

主要体现在:首先,内部控制的重点发生了转移,已经由会计人员和会计业务部门转移到了计算机数据处理部门。手工会计中的那种账薄控制与组织控制相辅相成的做法已经不能适应电子数据处理的新特点,已经失去了职责分离,相互牵制的控制效果。已将手工会计对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式,改变为集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。会计工作的组织已由“用户”、数据处理主管、系统开发、维护、以及计算机运作组共同完成。其次,控制的范围扩大了,对原来手工下的内部控制制度进行了取舍、更改、转化和增加。出现了一些手工控制系统没有的内容。如对系统开发过程的控制,数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。最后,控制方法的操作手段由人工控制转为人工控制和程序化控制相结合。增加了一些计算机程序化的控制。常用到的有:计算机硬件、软件控制,输入数据的机内检验等。通过以上分析,我们可以看到电算化会计信息系统打破了手工会计和机械会计的原有格局,使传统的会计核算手段和处理程序发生了巨大变化,这一变化带来了对内部控制问题新的思考。在手工会计中会计处理的结果是否真实、可靠,主要取决于会计人员自身的业务水平、工作能力、工作态度以及他们对有关法律、法规等财经规章制度的理解程度和在工作中贯彻执行的情况。而在会计电算化信息系统中,会计处理结果是否真实、可靠,就不仅取决于会计人员的业务水平、工作态度等因素,而且还取决于会计数据处理过程所使用的计算机硬件系统和软件系统是否正确可靠,操作运行以及处理流程是否符合要求。这就使得在电算化会计信息系统下对内部控制的要求更加高了。

三、内部控制理论在会计信息系统应用中的不足目前内部控制的分类标准很多,采用较多的是依据控制对象的范围和环境将内部控制分为一般控制和应用控制两类

一般控制是对会计系统构成要素及环境的控制。它包括组织控制、操作控制、硬件控制、软件控制和系统安全控制等。应用控制是对会计系统中具体的数据处理活动所进行的控制。它包括输入控制、处理控制和输出控制。这也在以上谈到的会计电算化信息系统所具体表现出来。实际上通过在会计信息系统三个发展阶段中,内部控制理论所体现和反映内容的不同,可以看出:目前企业的内部控制主要还是体现了内部控制结构的三要素,即对控制环境、会计制度和控制程序的实现。而对内部控制架构的五要素则体现得不够。

笔者以为,首先,企业在基本构建了内部控制的结构后,应该面向市场,加强风险意识,进行风险评估,并针对风险进一步加强、完善和实现各种控制机制。其次,要根据市场情况,加强“信息与沟通”的建设。要建立起信息的识别、分类、处理、归纳、转换、记录等一整套系统,以保证信息本身的真实、可靠、相关和及时。要关注信息在企业内部和外部的流动情况,以便及时、有效地估计风险,并作出相应的控制和监督。最后,还要实现内部控制的再控制,即五要素中的监督。要对内部控制系统的有效性、效率、效果进行定期评估。只有这样才能提高企业的效率,才能挖掘出内部控制的根本问题,才能把各自的职责和权限更好地连接起来。新晨范文网:

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