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电子政务档案管理问题及对策

2020/02/26 阅读:

摘要:随着现代信息技术的不断发展,我国的政务管理正在朝着电子化的方向加速迈进,加强并切实做好电子政务档案管理工作势在必行。笔者根据自身工作经验,分析了电子政务档案管理工作中存在的问题,提出了有效的解决措施,供参考和借鉴。

关键词:电子政务;档案管理;探析

电子政务的发展提升了我国政务信息和公共服务的能力,作为一种新的政务活动形态,其对公民、社会和政府部门都产生了重要的影响,既能节约行政成本,又能有效地提升办公效率,保证政务服务体制的高效廉洁。在这种情况下,加强并做好电子政务档案管理工作,就成为我们必须面对和认真解决的一个新的重要课题。据了解,目前电子政务档案管理存在一些不容忽视的问题,需要我们认真对待和研究,采取有效措施,及时加以解决。

1当前电子政务档案管理存在的主要问题

1.1责任主体不明

电子政务档案大多归业务部门管理,制度规定业务部门有更多的管理权限。但是,在实际的操作过程中,政务中心档案部门和业务部门对电子档案的管理职责几乎相同,但是如果发生电子档案被篡改或丢失的问题,有时无法找到责任主体,很多部门的人员相互推诿,很难及时处理。因此,这种管理模式对于档案管理工作来说是十分不利的。由于责任主体不同,给责任确定和相关管理工作的落实造成了很大的影响,给档案管理工作造成了极大的不便和隐患。

1.2安全性有待加强

目前电子档案的安全管理存在着很多问题,从技术层面来说,电子档案的管理受到技术水平的影响,不同部门的电子政务技术水平各有高低,互联网具有开放性,使得电子档案很容易受到黑客的攻击,这给档案信息的安全管理造成了很大的影响。受社会和自然因素的影响,自然灾害、社会环境变化都会影响电子档案的安全性,甚至导致电子档案丢失。与纸质档案相比,虽然电子档案储存较为简单,但在实际管理过程中仍然存在很多问题。受一些因素的影响,工作人员的个人态度和工作水平直接影响电子档案的安全。如果工作人员没有严格按照操作要求进行操作,将会造成电子档案的损坏,或者各个部门的权责不明确、管理不规范,造成电子档案的丢失,直接影响电子档案的安全。

1.3技术障碍和管理缺陷

电子文件归档管理需要有一定的技术支撑,而目前电子文件的归档、管理存在一定的技术障碍和管理缺陷。1.3.1业务处理是系统最基本的功能,但系统的冗杂性给档案管理造成了很大的影响,使档案管理工作较为冗杂。这有助于保证档案在较长年限内的安全,但给管理工作造成了很大的不便,管理手续较为烦琐。一般的电子政务系统不存在可扩展性,所以档案管理功能嵌入也遇到很多问题。填充功能如果得不到有效的利用,那么档案归档工作量将会不断增加,在数据权限受到控制时,很多档案部门可能因为无法找到需要的业务档案,给管理工作造成极大的不便。1.3.2由于绝大部分电子档案存放在业务部门,档案管理部门没有管理权限,业务部门在管理权限上大于档案部门,给档案管理工作的开展造成了很大的不便,而且由于责任主体不明确,在有的方面双方共同享有管理权限,如果出现档案丢失、损坏等情况,则无法明确责任归属,导致档案管理中的一系列问题得不到解决。

1.4缺少统一的共享方式

在进行电子档案信息整合过程中,根据研究的需要,电子档案共享会呈现多种模式,分散或集中的方式目前更受到青睐。但是,这种管理模式也会造成管理的单一、系统不一致、体制混乱,所以在实际操作过程中由于缺乏统一的共享方式,会导致信息共享工作受阻。

2解决电子政务档案管理存在问题的对策

2.1明确权责主体

有关领导层应加强对电子政务档案管理工作的领导,成立专门的电子档案管理领导小组,加强对信息化建设及电子档案管理的组织领导和指导,明确权责主体,建立健全各项制度,落实奖惩措施,推进电子政务档案管理工作的规范化和制度化,保证电子政务档案管理工作的正常开展。

2.2保证电子政务档案的安全性

电子政务档案的安全受到技术管理的双重影响,除不可控的因素外,要从技术层面和管理层面强化电子政务管理的安全性。2.2.1提升系统内部的自主研发和管理能力。运用加密杀毒和备份的方式来保证电子档案的安全,避免受到黑客和病毒的侵袭。2.2.2建立健全监督管理体系。既要提升工作人员的管理意识,又要加强管理人员的管理水平,加强技术培训和培养,进一步提高管理人员的能力。2.2.3加强立法。完善电子政务档案管理的法律法规体系,保证档案管理工作的规范性和全面性。只有这样,才能够从多个角度对电子档案管理工作进行全面的监管,减少安全问题的出现,提升管理工作的质量和水平。

2.3加强共享策略整合

由于电子档案管理工作比较复杂,需要从背景环境和管理流程进行统一整合,对共享的含义进行全面的界定,从而形成一体化共享思维,保证电子档案安全。不同整合共享策略所产生的整合效果是不同的,因此要设计多个管理策略,从不同的角度进行分析,确定采用哪种方式进行资源整合,从而提高档案管理工作的共享性和安全性。

2.4规范档案移交流程

只有规范了档案移交流程,才能保证档案管理工作的安全。电子政务档案在线归档能够实现及时快速准确归档,是目前档案归档的重要方式。而对特殊格式的文档则采用离线归档的方式,而且能够对涉密材料进行有效的处理。目前,大部分电子政务系统采用的归档方式为在线归档和离线归档两种方式,满足了多元化的管理需求。同时,在管理过程中采用双轨制的管理方法对不同介质档案进行正确的归档,既能提高归档的效率,又能减少安全问题的出现。在归档过程中如果出现问题,应查明原因,采取有针对性的措施,避免出现双向归档,出现信息泄密问题。应明确划分各部门责任,明确档案移交的主体责任,保障归档的及时和完整,制定归档要求,提升技术含量,全方位监控和记录归档过程,严格归档管理。只有这样,出现问题时才能明确责任主体部门,尽快解决问题。

2.5加强资金和技术投入

为进一步推进电子政务档案管理工作,政府部门应加强资金和技术投入,保证电子政务档案管理的硬件设备、软件系统、系统维护、安全保障、人力支撑对资金的需要。政府部门应支持电子政务系统干部队伍建设,根据不同人员的工作内容,有针对性地采取多样化的培训方式,重点培养人员的综合业务能力和信息处理能力,为电子政务档案管理提供坚实的人力基础。电子政务档案管理是政府政务服务的重要基础性工作,我们应充分认识推进电子政务档案管理工作的重要性和紧迫性,采取有效措施,提升电子政务档案管理工作的能力和水平,更好地为政务服务工作提供档案信息支撑。

参考文献:

[1]宋瑞凤.借力政务大数据推动智慧电子政务的创新发展[J/OL].电子技术与软件工程,2019(20):180—181.

[2]寿志勤,黄学华,郭亚光等.电子政务服务整体绩效评估转型研究———安徽模式的问题检视与重构[J].电子政务,2019(10):108—116.

[3]周崇修.面向信息资源整合的电子政务云平台构建[J].科学技术创新,2019(28):79—80.

作者:张琪

电子政务档案管理问题及对策

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