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电子信息档案管理系统建设与应用

2019/11/14 阅读:

关键词:档案馆;电子信息档案管理系统;应用研究

1引言

电子信息档案管理系统的建设与应用,能够给档案馆开展各项工作提供良好的保障条件。系统建成之后电子档案信息的搜集、整理、存档、归档等各项工作将更高效,档案资料的分类、查询、调用在信息化的管理模式之下,数据信息资源的共享交流效果将逐渐增强,工作也更便捷。探索档案馆未来工作基本模式,从远程查阅、用户认证、系统管理等几个方面,对档案实现模块化、系统化的管理,为档案部门各项实践工作提供有利支持条件,还需要档案工作者展开进一步的实践分析研究。

2电子信息档案管理系统构建所应遵循的基本原则

(1)规范化。任何工作要想保持一个稳定发展的状态,都需要将其安全性、秩序性保障起来。电子信息档案管理系统的建设与一般的档案管理工作有着较大的差异,互联网信息技术的介入,使得系统很容易遭黑客攻击,一些数据信息被删减或修改。所以基于电子信息档案管理系统应用的安全性、可靠性要求,需要在系统建设期间,分析可能会存在的安全隐患问题,确保每一个工作阶段都能够将规范化标准推广,管理质量提升能够给电子档案应用带来积极的推进作用。(2)一体化。一体化指电子信息档案统一管理阶段,做好集成化的管理模式应用,当各种数据信息资源能够协调性应用,那么电子档案的真实性、可靠性就有了良好保障。电子信息档案管理系统应用期间会生成一个较为完成的生命周期,为了避免在管理阶段遇到一些突发性问题,在电子信息档案管理系统建设阶段,应探索管理周期设置要求,实现对电子档案的有效性管理与应用。(3)自动化。自动化在电子信息档案管理系统建设阶段的要求,就是针对电子档案的自动生成,档案管理员通过系统应用,对相应的电子档案数据信息进行搜集、整理,经过分类、整合之后能够对已有的电子档案信息资源进行深入的分析与研究,探索其本身的价值影响。整合过程中,将文件自动合成处理,为后续的利用提供便捷条件。

3探索档案馆电子信息档案管理系统内部的非功能性设计环节

电子信息档案相对于传统纸质档案具备明显的优势特点,需要从资料内容、实效性两个方面进行分析研究,要求档案管理员在实践工作阶段,做好对自身业务的拓展,需要将系统操作、系统模块设置工作全面开展,具体从以下几个方面展开分析:(1)系统架构层应用。系统各项业务控制管理,比方说在访问数据信息统计方面,对这部分内容进行缓冲,这样在系统应用期间,档案存储与应用期间的其他数据信息内容的更新效果逐步增强。系统架构层的应用,能够将各项工作分层次的开展。(2)系统操作层应用。电子信息档案管理系统应用期间,在设计方面人性化的操作界面设置是十分关键的,能够满足高效的系统应用需求。档案管理者需要做好对系统各个功能模块的分配与完善,面对相应的电子信息档案的处理,能够达到理想化的工作要求。(3)系统业务层应用。档案馆档案管理工作需要将业务流程统一设置,通过电子信息档案管理系统的各项功能分工,将拆分工作依据电子信息档案管理要求进行,这样就能将各项功能的配置效果逐步增强,在实践阶段各个模块相互配合,提升档案管理质量。

4档案馆电子信息档案管理系统功能性设置

4.1电子信息档案管理系统安全管理工作

电子信息档案管理系统结合网络技术手段,经过对各项工作的统一、规范管理,能够做好与档案馆各个部门的业务对接,实现系统化、一体化的管理。尤其是现阶段的网络技术水平不断发展,电子信息档案的传输与共享速率逐步提升,人们体会工作便捷性、高效性的同时,在安全管理阶段也有着硬性要求。所以考虑电子文件联网之后的应用更容易受到网络病毒的侵害,所以做好对电子信息档案识别,从归档工作开始之初要求部门对这项工作全权负责。同时还需要档案管理部门明确归档的要求,经过转化之后的电子档案,利用前端控制的有效途径,能够确保有价值的电子信息档案建立防伪标识,在防伪技术调控阶段,确保对不良网络病毒有强的抵御效果。

4.2电子信息档案管理系统查询与统计模块

电子信息档案管理系统主要目的是为了方便管理员归档工作,给后续的档案查询、库房管理提供一定的功能性引导。库房管理查询工作,通常需要将架号、库号、格号输入,后续找出相对应的电子信息档案。档案查询应用功能,还需要将查询档案的类型明确,通过对档案归档时间明确,在系统不同的模块应用期间,管理员针对其统计与归档功能,明确档案的位置并调取应用。管理员统计自己的整体工作量时,电子信息档案管理系统获取查询信息之后,就能够实现对相应的统计信息内容的搜集与调用,整体工作的便捷性与高效性都能进一步提升。

4.3电子信息档案管理系统归档功能模块设置

档案馆在电子信息档案归档管理阶段,将电子信息档案入库之后,后续还有库房管理、接收归档、档案转移、档案撤销等具体工作。从库房管理层面上看,该模块主要目的是将现有的电子信息档案进行库房信息的创建、调整、删减,在系统中行使此权利期间,需要将库房编辑、档案转移等具体工作进行划分。也就是在系统应用期间,库房信息包含诸多方面,从库房名称、标号、面积诸多信息入手,将各项参数的独立性保障起来,便于满足后续管理员在信息删减、修改方面的操作需求。从档案信息移交工作上看,电子信息档案管理系统设置该模块就是为了控制在档案移交阶段可能会存在的问题,一般是档案管理员在数据上传、归档阶段的信息遗漏,需要重新将电子档案信息移交处理,在系统界面操作期间,通过对移交、查询点等具体业务的判断,将数据进行转移,后续的查询效果增强。电子信息档案管理系统档案接收与撤销服务工作,该功能性模块的设置,就是针对移交档案阶段的实践操作需求,功能界面上获取移交信息,管理员再将查询信息、移交内容共享上传,明确功能模块中所包含的基本项目,从工作人员、业务属性、订单号查询等几个方面,显然能够给管理员提供较为完成的操作条件。管理系统中的库房管理,给有需求的用户设置专门的点击浏览按钮,管理人员在身份认证之后,有权利将自己的工作内容进行调整,将库房数据信息新增、删减等内容具体调整。旨在档案信息编辑处理期间,经过给档案管理员提供相应的操作提示,进入到编辑页面之后就能按照要求对档案内容进行调整或修改,通常只要对归档文件进行双击,进入到页面之后根据提示进行操作按钮的点击,那么入库之后就能够按要求将已经归档的电子档案信息进行调整。

5结束语

档案馆管理工作人员,为了将电子档案信息管理质量进一步提升,需要将电子档案管理系统建立并完善起来,探索其对实践工作的服务性价值。对于档案馆来讲完善系统工作,能够将档案管理工作的资金投入有效控制,整体的管理水平、服务水平提升,能够将互联网的优势作用展现出来,建立模块并探索全新的管理模式、管理技术,实现对电子信息档案的完善管理,提升档案馆的整体工作效率。

参考文献

[1]张莉.山东电网公司营销档案管理系统建设[J].现代经济信息,2015(14).

[2]宁霜.浅谈新形势下档案信息系统的建设与管理[J].兰台世界,2015(S3):53-54.

[3]涂晓英.浅析新时期企事业单位档案管理系统建设策略[J].延安职业技术学院学报,2017(564):21-22.

作者:王爱兴 单位:莱州市档案馆

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