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电子团务应用

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一、现阶段我国电子团务发展的背景

我国电子团务的发展一直是以电子政务的发展为契机的,电子政务在我国的发展有着良好的社会政策环境,构成了现阶段电子团务发展的政策背景:

2005年11月3日,国家信息化领导小组第五次会议在北京召开,会议强调,在制定和实施国家信息化发展战略中,围绕提高治国理政能力,推行电子政务;围绕构建和谐社会,推进社会信息化,会议审议并原则通过了《国家信息化发展战略(2006-2020年)》。

2006年6月,在北京召开的全国电子政务工作座谈会明确提出,电子政务建设要实现五个转变:从重建设、轻应用向注重深化应用转变,从信息网络分散建设向资源整合利用转变,从信息系统独立运行向互联互通和资源共享转变,从信息管理偏重自我服务向注重公共服务转变,从信息网站自建自管向发挥社会力量转变。2006年10月,党的十六届六中全会通过了《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》,明确提出:“推行政务公开,加快电子政务建设,推进公共服务信息化,及时发布公共信息,为群众生活和参与经济社会活动创造便利条件。”

以上这些标志着我国电子政务的发展进入了一个崭新的阶段,同时也是推动电子团务发展的良好政策背景。除此之外,我们还应该看到,中国共青团及其各级团组织在团务管理工作中积极努力、与时俱进、不断创新的精神也是推动我国电子团务发展的重要前提背景。

二、现阶段对电子团务的定义

电子团务是伴随电子政务而产生的具有中国特色的新鲜事物,而且电子团务最初直到现今的定义也大都套用电子政务,基于此我们首先就必须对电子政务进行明确的定义。现阶段,电子政务在学术界比较通用的定义是:政府机构应用现代信息和通讯技术,将管理和服务通过网络技术进行集成,在互联网上实现政府组织机构和工作流程的优化重组,超越时间和空间及部门之间分隔的限制,全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理和服务。

我们都知道广义的电子团务可以定义为对共青团团务的一切信息化技术辅助管理,但这样的定义过于笼统。结合我国电子团务的特色,并套用以上对电子政务的定义,全面总结概括之后,我们得出了现阶段对电子团务的定义。

笔者认为,所谓电子团务就是中国共青团组织应用现代信息和通讯技术,运用各种信息化资源,把管理和服务通过网络平台进行集成,在互联网上将相关团务工作流程进行电子信息流程再造,超越时间、空间、及各组织之间的限制,全方位的向各层团组织和青年团员提供优质、规范、透明的管理和服务。

三、现阶段我国电子团务的应用模式分析

目前我国电子团务的发展还处于起步阶段,虽然大多数地方团组织都拥有自己的办公网站且初具规模,但还存在很多缺陷。有的并没有真正将信息化技术应用到共青团事务中来,只是单纯的用计算机来辅助团务管理,有的办公网站虽初具形态,但对电子团务概念模糊不清,没有在网站的基础上进行统筹管理。总的归类概括起来,现阶段我国电子团务的应用模式主要有以下三种:

1、单机模式,指的是单纯用计算机来辅助团务管理,即只要有一台计算机也可以开展的初级层次的运用电子工具的团务管理,其中不管这台机子是不是联入了互联网。这种模式无论在规模和效果上,显然都达不到要求,不能算真正意义上的电子团务,只能算是计算机在团务管理中的运用。新形势下,单纯的单机模式下的团务管理方式十分落后,跟不上时代的步伐,肯定要被淘汰。目前这种模式只是还应用在某些村团支部、乡镇小学、中学团支部以及乡镇团委等条件十分有限的基层团组织。

2、局域网模式,指团务管理在由多台计算机组成的局域网中进行,一般是有统一的部门进行更新和管理。统一的网页作为主要的消息来源渠道,内部便利用办公自动化软件开展协同办公和公文无纸化传输。该模式的规模和效果介于单机模式和互联网模式之间,是现在应用比较多的一种模式。这种模式的潜力在于,如果在规模、管理以及服务上得到进一步的扩大和完善,它就可以发展成为互联网模式。现阶段该模式主要应用在市级团委、具有较大规模的县级团委,以及具有一定规模的高校。

3、互联网模式,指由统一服务器和协同办公软件形成的具有较大规模和强大服务功能的互联网团务办公平台,该平台不仅能实现比局域网更大范围的公文流转、信息交换、信息发布功能,还可以组织起较大规模及广泛区域内进行的档案分析分类管理、信息整合分析分类管理,数据库分析管理与存储等传统团务管理不可能完成的工作,同时各级团组织接入互联网后,就可以利用统一的网上系统进行团务管理。该模式是电子团务发展比较成熟之后才能形成的模式,它规模巨大,操作复杂,目前完善的互联网模式在我国各级团组织中还没有实现,只有在电子团务发展较完备的省级或更高层次的团委才有类似这种模式。

四、典型分析—青岛市委电子团务网站建设

就全国范围来看,最早对电子团务进行研究并第一个明确建立电子团务网站的是共青团青岛市委,该组织下设有100多个直属团组织,团务管理涉及的单位多、内容广,工作量大。为更好地打造扁平化组织,提高办公效率,共青团青岛市委响应国家号召,扎实推进电子政务,2003年10月,他们开始探讨建立基于WEB的电子团务管理系统。目前,该系统已建设的比较完善,其功能主要分为团组织团干信息库、电子审批、工作考核、团务动态、团干E家、网上团校、团务用品商店和青春论坛等。由于此种模式是全国首创,在电子团务方面积累了较多经验,并且建立了相对完善的系统模式,所以现就对青岛市委电子团务网站建设过程进行分析。

1、体制上积极改革与探索。1999年,团青岛市委在全团较早开通青少年信息网。2003年,在团市委内部开通内部办公金宏系统,实现了办公自动化。而影响最大的则是在2004年8月在全市范围开始推广的基于WEB的电子团务管理系统。青岛团市委一直没有停止在团务管理方面上的探索。

2、观念上坚持服务与创新。正是因为青岛团市委在工作上坚持了服务与创新的理念,才有了03年一系列的举措,在当时的形势下,为了更好的服务青少年,正确引导青少年对网络的认识和使用,提高团务工作的效率,他们选择了尝试团务工作的网络化和自动化,让共青团工作与时俱进,而没有等到外界环境对自身产生影响的时候才被动的去改变,经过近一年调研、开发和调试,他们成就了今天的共青团青岛市委电子团务网。

3、技术上充分运用现代网络的力量。当网络开始深深地影响着每一个人的生活的时候,共青团组织办公实行网络化,采用电子团务的趋势便不可逆转,因为共青团工作的服务对象是年轻人。共青团青岛市委早在99年就看到了这一点,充分运用现代网络的力量,较早的调研和开发了网上团务管理和办公,虽然起初开发成本高昂,但却降低了以后会延绵不断袭来的办公成本,实际降低了总成本,提高了办公质量,并调动了广大年轻团员的积极性。

4、工作中坚持实事求是,求真务实。共青团青岛市委在进行电子团务建设的过程中,做到了“应用第一,效率优先”,这也是国家对地方电子政务建设提出的要求,青岛团市委在进行电子团务建设中也执行了这一原则。进入青岛团市委的电子团务网站,网站建设实用而不花哨,一切以有利于开展团员工作为中心,共青团工作的各项分类一目了然,现阶段,我们在看多了众多各色各样的网站之后,再看到这样专一化实用的网站,一般都更会有工作的意欲。

五、积极推进电子团务应用模式和潜力空间研究

中国共青团,是我国特色的“强大信息加工厂”,面对纷繁复杂的知识和信息,现代管理要求团组织能够快速灵活地做出反应,有效地驾驭并提高共青团在办公、服务和管理等方面的效率,同时也要求团务信息的进一步透明化和公开化,要求科学、效率、公正透明和成本低廉的团务流程。而在现代化信息技术基础上的电子团务的应用无疑在很大程度上能帮助团组织达到这些要求,它能增大信息的共享程度,能实现内外网的互动,减少了信息的冗余和不一致性,还缩短了各项活动传达和申报的时间,节约了管理成本,提升了管理价值;同时它使大量团务信息的共享和双向交流成为可能,提高了工作效率和服务质量,更有助于打造出共青团网络自动化特色品牌。

电子团务作为电子政务发展中一个新兴的事物,电子团务发展的潜力空间巨大,它不仅能推动电子政务的发展,还能更好地推动电子信息技术在我国的普及,加快我国的信息化进程,但是目前对于它的研究还很少。因此,在新形势下,中国共青团的各级团组织应该在现阶段我国电子团务应用模式的基础上,积极探索,努力创新;整合各种信息化资源,积极推进电子团务应用模式和潜力空间的研究,从而不断完善管理制度、规范管理方法、改进管理手段、提升管理质量、提高管理效率。

电子政务模式符合当今世界经济与发展的趋势,而信息化水平的高低也已成为衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要标志。世界大多数国家在制定和实施信息化发展战略中,已经把电子政务提上日程,而电子团务是近年在我国提出的一个新概念,是电子政务在中国共青团管理工作中的一个创新。中国共产主义青年团作为中国共产党的重要后备力量,响应国家信息化战略号召,积极发展电子团务势在必行。以此为出发点,我们对我国现阶段电子团务及应用模式进行了深入研究。

电子团务应用责任编辑:刘老师    阅读:人次