电子商务时代办公自动化系统范文

[摘要]电子商务时代的办公自动化系统是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。本文结合知识管理的过程，探讨了电子商务时代企业实施办公自动化系统的基本过程以及在这个过程中可以借助的信息工具，认为企业应该将实施过程与企业的业务流程以及文化改造相结合，并注意个性化实施策略和以人为本。

[关键词]电子商务；知识管理；办公自动化；信息系统

一、概述

办公是指处理人类某一集体公共事务的一种集体性活动，在传统经济时代，企业的生产经营活动主要依赖于各种物质资源，企业办公活动包括接收生成信息、记录保存信息、加工处理信息、利用信息、信息和销毁信息6个阶段，其主要目的是通过信息的传递和共享加强企业内部各实体部门之间的沟通和协调，促使各种有形资源在企业内部的合理配置。

20世纪90年代末期，人类进入电子商务时代，企业的经营理念发生了巨大的变化，企业的竞争力的来源逐渐从传统的生产规模和物质资源转向优质的、差异化的产品和服务，这一转变要求企业具备很强的信息收集、处理和分析能力。借助电子商务相关的技术手段，企业获取信息的手段和途径变得越来越广泛，同时很多企业在前期信息化的过程中积累了大量的数据，经营理念和环境的变化给企业带来的困扰不是信息的短缺而是信息的过剩，是怎样在大量的信息中把对企业有用的信息挖掘出来并且加以处理和利用，实际上就是怎样将大量的信息转变为能给企业带来竞争力的知识的问题。因此，可以说电子商务时代是知识经济时代，知识是电子商务时代经济增长、社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识成为电子商务时代组织信息化建设的核心目标，也是电子商务时代的办公自动化系统首先需要解决的问题。

二、电子商务时代办公自动化系统的功能和实施过程

电子商务时代企业的员工以知识型员工为主，为了能够更好地发挥员工在工作中的创造性，企业需要减少对员工的各种有形约束，例如工作时间和工作场所的约束，员工可能不再像以前那样在固定的时间和场所集中上班。而是采用移动办公、SOHO等方式进行分散式工作，企业的运作模式也由受时空限制的集中式向跨越时空的分散式发展。为了提高员工工作过程中的积极主动性，企业不仅要使员工对自己所需要完成的任务和目标“知其然”，更应使员工，尤其是使企业的知识型员工“知其所以然”，这给企业完成计划、组织、指挥、协调、控制的办公职能带来了很大的挑战，企业的办公自动化系统的运行模式也因此需要发生变化，其主要任务由支持准确快捷的企业内部信息转移变为支持有效地利用信息资源和知识的有针对性的转移，从规范和优化企业的办公流程变为支持企业的知识管理，信息模式也需要由推式变为拉式；另一方面，开放的、智能的电子商务工具为企业在更大的范围内进行知识收集和提供了廉价而快捷的手段，可以说电子商务模式的出现为企业的知识管理提出了急切的需求，而电子商务工具的应用又从技术和经济的角度为企业实施知识管理提供了切实可行的手段，电子商务和知识管理有着密切的联系。

彼得·德鲁克认为，知识管理就是要在最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰当的人，以便辅助他们能够做出最恰当的决策，最终使企业通过智力资本来获取竞争优势的过程。在电子商务时代，企业通过开发、组织、整合和共享合适知识来获取竞争优势，电子商务时代企业办公自动化系统的核心功能就是知识管理，电子商务时代企业实施办公自动化系统实际上就是要选择合适的技术和模式解决企业的知识获取、知识共享和知识利用的问题，要帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识，要能够在正确的时间，将正确的知识传递给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免错误或重复工作，从而提升企业的战略竞争力。为了适应知识管理的需求，电子商务时代的办公自动化系统的实施过程要以企业的知识需求为中心，一般来说，企业实施办公自动化系统是围绕企业知识管理的7项任务来展开的：系统需求规划、知识获取、知识存贮、知识发展、知识推广使用、知识评价和知识维护。图1是电子商务时代办公自动化系统的实施流程示意图。

企业实施办公自动化系统首先要确立清晰而明确的实施目标和功能需求，对企业所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、实施过程中可能的风险及防范方式有正确的认识和总体的规划，这是电子商务时代企业办公自动化系统实施成功的前提和基础。在规划办公自动化系统功能需求时需要结合企业的总体战略目标和计算机信息技术发展的趋势，使系统能适应一段时间内企业未来信息价值链发展的需要，并为企业将来可能实施的其他类型的信息系统预留接口。在预定实施步骤和评估实施风险时，要注意电子商务时代的办公自动化系统对企业来说是一种长期的个性化的项目，其最终效用的产生需要一定的时间，在这个过程中来自经济、再开发和技术更新等方面的风险可能会影响办公自动化系统的实施效果，企业需要理性认识并合理防范这些风险。

企业实施办公自动化系统的第二步是要确定办公自动化系统处理的对象——知识，包括显性知识和隐性知识，以及知识获取和识别的方式。显性知识是那些可以编码的，用系统的、正式的语言可以传递的知识，表现形式如公司内部的文件、数据库、网页、电子邮件、图表等。隐性知识是个人的、与特定语境相关的知识，很难形式化、记录、编码或陈述，它存储在人的大脑中，组成要素包括直觉、经验、判断、价值、假设、信仰和智能等。企业内部的显性知识比较容易获取和贮存，但企业内部的隐性知识以及企业外部的显性知识和隐性知识的获取就要困难得多。电子商务时代实施办公自动化系统企业必须要创建知识地图，结合企业的经营环境，分析企业已有知识和应有知识之间的差距，明确企业所需的知识以及企业知识可能出现的场所，并知道需要借助哪些工具和途径获取这些知识。在电子商务模式下，可以支持企业获取知识的常用工具包括：搜索引擎、知识门户、企业门户、相关的垂直型电子商务平台、电子公告板和电子留言板、博客等，相关人员借助这些工具进行的有意或无意的交流是隐形知识产生的重要途径，企业办公自动化系统应该集成这些工具或能够智能地从这些应用获取信息。

企业实施办公自动化系统接下来的任务是确定知识的贮存方式，从而为将来企业进行有效的经营决策做准备。贮存知识包括知识的整理和保存，办公自动化系统需要从所获取的信息中提取关键信息，对信息和知识进行分类存储和管理。支持企业贮存知识的信息技术手段应当能够支持知识的正确、有效和高效的展示，便于人们方便快捷地获取所需的知识，为将来进一步的知识发现和知识共享做好准备。常见的知识贮存

工具包括数据标准化处理技术、编码技术、数据库、数据仓库以及各种流媒体技术等，这些都是在电子商务时代的办公自动化系统中可以考虑使用的信息贮存和处理技术。

电子商务时代企业生存的商业环境是动态的、非连续的，企业的办公自动化系统处理的对象——知识也需要动态地及时更新，电子商务时代企业办公自动化系统既要能动态地提取和补充这些知识，又要能随着系统中积累的知识和信息的增加自动地发现知识之间的关系，并通过这些知识和信息之间的关系发现各种隐性知识和产生新的知识，也就是要支持企业发展知识，因此电子商务时代企业实施办公自动化系统时应解决好知识的发展问题。目前能够支持企业发展知识的信息技术主要包括：编码技术、联机处理技术、数据挖掘技术和人工智能技术等，这些也是电子商务时代办公自动化系统应该考虑采用的技术。

企业应该根据自身运作过程的需要将收集的资料进行推广，这也是电子商务时代企业实施办公自动化时应考虑的环节。电子商务时代办公自动化系统辅助知识推广的理想境界是在没有人工干预或是在少量人工干预的情况下，将知识库中收集和发现的知识在需要的时候送到需要的地方，进而将企业的隐性知识转变为显性知识，将企业的外部知识转变为企业的内部知识，将企业的个人知识转变为企业组织知识，同时帮助员工借助企业知识提升个人知识，从而提高员工的办事效率和办事质量。在辅助进行知识推广的同时，办公自动化系统还应该辅助做好知识使用过程的登记工作，便于企业进行知识评价和知识传播中的风险防范以及可能需要进行的知识使用的责任认定。可以帮助企业进行知识推广的主要信息技术包括信息推送技术、知识门户网站、分析技术、智能搜索引擎技术和电子公告板技术等，都是电子商务时代的办公自动化系统应该考虑集成的技术。

企业知识管理的价值体现在知识的实际应用过程中，知识管理的质量也需要及时地在实践中进行检验和评价，为了保证办公自动化系统的实施效果，提高办公自动化系统的效用和可用性，办公自动化系统实施的下一步是要解决知识的维护问题，也就是解决根据知识应用中反馈的结果合理地调整知识获取、发展和推广策略的问题，对企业不再需要的知识，办公自动化系统可以定期地从知识库中删除，对企业发展中需要的、办公自动化系统中暂时没有的知识或以前没有意识到的知识点要及时地进行补充，办公自动化系统应该根据企业的这些需要提供相关的自动或手动的维护功能。

三、实施电子商务时代的办公自动化系统应该注意的几个问题

作为信息管理系统的一个重要分支，办公自动化系统的实施不仅仅是一个技术问题，它应该是人、技术和制度的有机结合，电子商务时代企业在实施办公自动化系统的过程中不仅需要企业高层领导全力的长时间的支持，还要结合企业文化和运作流程，制定适当的管理体制和制度保证其实施的进度和效果。在这个过程中，一般来说，企业应注意以下几点：

1．企业应该结合自己的实际情况选择合适的实施模式和实施过程。办公自动化系统不仅是一个软件系统，更是一种管理运作流程，任何公司在实施以知识管理为核心的办公自动化系统前首先应该对公司所处的内外部环境有一个正确的评估，确定公司的知识差距及知识衡量指标，并结合企业文化和知识拥有者的实际情况确定公司的知识收集存储策略和知识管理策略，进而确定企业办公自动化系统的主要功能和运作模式。M．T．Hansen认为知识管理的有两种策略：编码模式和个人化模式。不同类型的企业需要偏重不同的模式。对于传统型的企业，更多需要处理的是一些基础性的、预期能够较长时间发挥作用的显性知识，办公自动化系统可以对它进行收集、编码并妥善高效地储存在数据库中进行归档管理，使知识和知识开发者有效地分离，使所有的人都可以方便地随时调用和查阅相应的知识，这种模式被称为编码模式；对于创新型企业，需要处理的更多的是新鲜的、变化较迅速的数据与知识，尤其是企业内部大量的、难以言表的深层次的或来自员工灵感的隐性知识，隐性知识在企业内的出现依赖于员工之间及时的沟通，知识的共享主要依赖于员工之间多种途径的相互接触，针对这种知识，办公自动化系统可以为相关员工提供多渠道的方便的个性化的交流手段，这种模式称为个人模式。不同信息化基础的企业实施办公自动化的方式和过程也不同，对于具备一定信息化基础的企业可以借助知识管理的思想把以前单独运行的一些业务系统和办公自动化系统进行集成，集成方式应结合企业的实际情况，可以是数据库共享或是借助中间层软件或是借助各业务系统自身提供的接口：对于没有信息化基础或是信息化基础较弱的企业，一般来说企业信息化的第一步是从事务处理型的办公自动化系统的建设开始的，企业在规划和设计这类办公自动化平台时应该注意企业知识管理的需求，在系统功能规划时注意充分考虑后期企业实施编码策略或个性化策略的知识管理的需求，在系统设计时为后期的知识管理功能模块留出可扩充的柔性化的接口。

2．注意分步实施，先易后难。为了能够借助信息技术有效地提升竞争力，企业需要随着管理科学和信息技术的发展不断地改进和完善其信息系统，同样电子商务时代的办公自动化系统也是一个随着企业经营环境的变化而逐步完善和改进的系统，电子商务时代的办公自动化系统的核心功能——知识管理本身是一项复杂的活动，是一个系统工程，大多数企业在实施的初始阶段很难提出非常合适准确全面的需求。为了减少办公自动化系统实施过程中的阻力，企业应根据人员素质、企业文化习惯和企业运作过程对知识的实际需求，选择能够在最短的时间内解决企业最紧迫问题的功能首先加以实施，再由点及面，逐步将系统的功能和应用范围向广度和深度扩展，例如，对大多数的企业来说，可以先建立起邮件系统、公共信息系统，日常办公处理系统等，再逐步扩充系统的功能和使用范围，建立起具备完善的知识管理功能的办公自动化系统，这样使员工在逐步深入的使用过程中体会到利用办公自动化系统进行工作和知识管理的优势，在一定程度上避免了员工因工作模式的突变而产生畏难情绪和抵触情绪。减少企业实施办公自动化过程中的转移成本。

3．注意将企业办公自动化的实施过程与企业业务流程再造相结合。企业业务流程是围绕企业的具体目标，结合企业的实际人力物力资源情况而设定的一系列具体的办事步骤。现代的管理思想和信息技术对企业的作用主要是通过优化企业的业务流程而发挥出来的，同时现代管理思想和信息技术在企业运作过程中的应用也必将在一定程度上改变企业的运作流程，对于大多数的传统企业来说也只有根据现代管理思想和信息技术的需求再造企业的业务流程才能真正在企业运作中实现管理信息化和管理现代化，提高企业运作效率。电子商务时代企业实施办公自动化系统同样必须也必然会与企业的流程再造相结合。以公文流转为例，以群件为基础的第二代办公自动化系统实现了收

发文和档案管理一体化的自动化处理，以知识管理为核心的第三代办公自动化系统在此基础上还为文件处理的每一个环节提供了该步骤所需要的知识，包括在线的专家、文件背景资料及其他有关信息，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向系统中已存储的现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，同时在每一环节还要提供方便的反馈方式，使员工工作过程中的心得和想法能被及时地保存下来，从而提升每个员工工作中的主动性和创造性，大大提高组织的整体创新和应变能力，因此电子商务时代的办公自动化系统的应用要求人们改变工作习惯，也要求企业改变传统的办公方式和办公流程。

4．注意将办公自动化系统的实施过程与企业文化改造相结合。实施电子商务时代的办公自动化系统的根本目的是要将员工的知识转变为企业的知识，使员工的知识能够在企业内部进行共享和传播，没有员工的知识，尤其是没有员工的隐性知识，电子商务时代的办公自动化系统的实施将是无源之水、无本之木，很难在企业内发挥作用。因此为使企业的办公自动化系统充分发挥作用，企业需要员工积极主动地通过办公自动化系统共享其知识，尤其是隐性知识。但是，知识，尤其是隐性知识获取的高成本、高风险和收益与分配的不确定性会在很大程度上阻碍员工共享他们的知识。隐性知识的表现形式包括人们发现问题和解决问题的能力，掌握的技能和技术秘密，工作中的经验和判断能力，决策时所需要的洞察力和前瞻性等，它们没有通过文字表达出来，而是存在人们的工作习惯和头脑中，是人们工作经验的总结。对于个人来说，隐性知识的获取成本是相当高的，同时知识本身是一种信息产品，其具体的价值目前还没有理想的评估方式，而且复制的边际成本是零，一旦公开，隐性知识的拥有者就很难再次获得相应的报酬。隐性知识拥有者为了能够通过隐性知识获取一定的收益，减少工作和生存中的压力和风险，自然会对拥有的隐性知识有意无意地隐瞒，从而阻碍了企业对隐性知识的收集和知识管理工作的完成，进而会影响企业办公自动化系统效用的发挥。因此一个企业要想有效地实施知识管理，就必须解决对知识拥有者和创造者的激励问题，应该逐步建立公开、透明、民主的企业文化，在实际工作中鼓励多方面的人士出谋划策，对给员工分配的任务更多地采用基于过程的管理而不是基于目标的管理，克服“成则为王，败则为寇”的观念。在等级森严、部门区别过于明显的金字塔式的组织里，员工工作中的顾虑很多，知识的收集也是非常困难的，电子商务时代企业实施办公自动化系统过程中必须逐步废除过分强调或体现等级的各种制度和做法，建立学习型企业所具备的开放、民主、鼓励成功、宽容失败的企业文化。

5．注意以人为本。电子商务时代企业办公自动化系统的成功实施必须依靠各类人才，同时作为一个辅助企业办公活动完成的信息系统，办公自动化系统的功能和工作模式又应该以使用者的需求和工作习惯为根本出发点，并且最终服务于使用者，因此在实施办公自动化的过程中始终应注意以人为本。

企业为了有效地实施电子商务时代的办公自动化系统，至少需要3种人：一是知识的提供者；二是知识的整合者：三是知识的传播者。知识的提供者就是企业内的专业技术人员，他们是办公自动化系统的服务对象，也是各种隐性知识的创造者和拥有者，企业通过各种方法鼓励他们不断地发现、分享和学习各种隐性知识，使他们通过共享知识获得尊重，同时也通过学习新的知识而提升自身的价值。知识的整合者是系统流程和系统集成模式的规划者，他们必须具备一定的企业运作经验，对企业的运作流程有很好的把握，知道企业运作过程中各种知识的产生或需求点可能在哪里，能够将各类分散的，呈点状、面状分布的知识，按企业的业务需要进行整合，通过引导上下游部门进行知识互动衍生和发展新的知识。知识的传播者是办公自动化系统的使用者和主要实施人员，他们需要有很强的沟通能力和理解能力。并且具备一定的专业基础知识，知道在何时、何地、使用何种方法、向何种对象传播何种知识更为有效。企业在实施办公自动化系统之前和实施过程中应该始终不忘以适当的方式引进、培养和激励这3种人才。

办公自动化系统是辅助人完成相关办公活动的系统，因此办公自动化系统在功能规划和设计过程中应该尽量借助美学和行为学的相关理论，深入分析使用者的工作习惯和工作风格，给使用者提供一个界面友好、操作方便、功能稳健的系统，同时还可以考虑借助人工智能技术提高系统的易用性和个性化程度。

四、结束语

知识是企业产品和服务高附加值的重要保证，是电子商务时代企业核心竞争力的重要来源。知识管理是社会经济与技术发展的产物，强调人、管理与技术的有机结合。电子商务时代的办公自动化系统的实施为企业管理知识资源提供了良好的平台，它将办公活动中的文档管理、人事管理、流程管理等进行重新整合，以适应知识管理建设的需求，使办公自动化系统的内涵和外延发生了质的飞跃，将知识的获取、整理、分发、共享、积累、创新等贯穿到办公活动的各个环节中，并提供相应的工具进行支持。知识管理是电子商务时代办公自动化系统的核心功能之一，成功地实施以知识管理为核心的办公自动化系统是电子商务时代企业进行信息化建设的重要环节，也是知识经济社会企业发展的需要。电子商务时代企业建立以知识管理为核心的办公自动化系统有利于帮助企业建立知识管理的体系，包括知识的组织、知识的制度、知识的仓库、知识的流程等，从而促使企业进化成学习型企业和创新型企业。