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零件工程认可电子管理系统设计研究

2020/02/26 阅读:

摘要:基于零件工程认可流程的一套电子管理系统,用于优化工作方式,提高文件质量,实现零件认可全程跟踪与管理。该系统在节省资源、多方协同工作、提高工作效率等方面为企业提供支持;同时,通过大量数据报表,快速获取信息,为零件技术参数和开发周期的优化提供依据,使认可流程处于良性循环过程,有效提升零件认可管理水平。

关键词:零件工程认可;电子管理系统;效率;质量

1开发背景

在汽车行业外购零部件研发过程中,零件工程认可(Eng-ineeringSignOff,简称ESO)是重要开发环节,用于最终确认零件的开发认证过程满足技术要求,更是正式生产件批准的必要输入条件。目前汽车零部件采购已趋于全球化,同时,车企推出新车的速度正在加快,这就要求加快整车开发进度,随着产业数字化、信息化的不断深入,多地协同工作的要求不断提高,传统流程的诸多弊端已无法满足产品开发需求。通过电子管理分析系统,一方面全程无纸化和多地协同工作能有效降低运行成本,另一方面数据化评估的设计参数模型,和面向全球业务的在线互联互通,实现零件在线过程质量管控,有利于进一步提升自主研发核心技术,实现产品设计参数优化,提升产品可靠性。

2需求分析

2.1系统功能需求分析

ESO的流程用于认可零件的产品设计和质量,其业务流程如图1所示,系统的设计须考虑如下需求:(1)作为零件认可依据的图纸或技术要求,内部审批人员和外部供应商能共同读取。(2)提高工作效率1)文件可逐份提交,审批人即时审批。2)合并简化部分审批流程。3)同一文件若干审批人可同时审批。4)不合格文件退回,供应商可即时修改、重新提交。5)流程可复制,略加修改即可作为新流程发起。(3)流程管理灵活性:赋予零件认可工程师(DRE)流程管理权限,如图2所示:(4)人员变动:流程流转过程中可能会发生人员变动,系统应满足人员可调整。(5)数据可采集:结构化数据,便于系统数据采集、统计、分析,避免人工统计。(6)过程跟踪:DRE可监控流程进展,推动各环节工作。(7)全程无纸化,杜绝纸张破损、遗失问题。(8)为保护系统中的零件数据,需对用户权限进行控制。

2.2系统角色、权限及其职能分析

使用该电子管理系统的人员角色主要分类如下:(1)系统管理员:拥有系统最高权限,可配置各功能块,可控制用户权限,维护系统。(2)一般管理人员:对部分功能块有维护的权限。(3)DRE:作为流程发起者和整个流程责任人需对整个流程负责,可查看本人发起的所有流程信息。(4)任务接收方:需完成指定任务的提交,直至该任务被审批通过。通常任务接收方为供应商,个别则由DRE完成。供应商仅能查阅和自身零件有关的信息。(5)审批人:子流程审批人对提交的文件进行审核;主流程审批人对零件的认可结论进行审批。审批人可查阅本人审批流程中的所有文件。(6)项目管理人员:统计查询各项目零件进展完成情况,仅有查阅报表权限,无法查阅流程内部信息。

3设计部署

3.1系统整体结构

按上述分析,系统分为“系统管理”和“用户使用”两部分,每部分根据功能划分为若干模块,如表1所示。(1)系统管理中的“模板管理”用于规范各类提交文件格式,规定各子流程不同的流转走向;“系统公告”主要用于发布系统版本更新内容,通知用户知晓。(2)用户使用中的“用户代理”主要用于出差、休假前的工作委托;“ESO管理”的主要功能是流程运转,采用总(主流程发起)→分(若干子流程提交审批)→总(主流程零件工程认可结论审批)的流程框架。

3.2人员变更设计

为满足DRE更换人员的便利性需求,系统以工作流为核心,将审批流程中涉及的审批人以角色替代,在流程实际流转过程中可确定具体参与审批人,将原本流程和参与人员的强关系解耦,增加小组成员角色池,通过变更小组成员来切换流程参与人,使整个审批流程更灵活,适应各种不同专业组审批人员配置。

4系统实现

4.1用户登录

进入系统网址,显示登录界面,登录进行身份验证。内部用户使用内部网址登录,外部用户(供应商)使用外部网址登录,不同的身份具有不同的系统使用权限。

4.2系统管理

用于系统管理员对系统的日常维护,主要有模板管理、供应商信息管理、员工信息管理、项目信息管理、用户权限管理、系统公告等模块。(1)模板管理功能:根据业务需求,建立各交付物模板,满足各子流程正常运转。(2)供应商信息管理功能:系统管理员可对供应商名称、联系人及其联系方式进行添加、删除、修改、查询。(3)项目信息管理功能:系统管理员可对项目名称和项目代号进行添加、删除、修改、查询。(4)用户权限管理功能:系统管理员可对内部人员不同的角色分配不同的权限,主要权限:新建流程、审批、查询报表、导出PDF文件。(5)系统公告功能:系统管理员可发布系统更新内容。

4.3用户使用

用于业务流程开展工作,主要功能模块有:ESO管理、任务管理、报表查询,用户代理。4.3.1ESO管理此模块显示页面如图3所示,主要功能有:DRE可对主流程进行“新建”、“临时认可转正式认可”、“复制创建”、“发起”、“作废”、“导出PDF”的操作;所有人员都有“查询”、“导出报表”的权限。(1)“新建”:用于DRE发起流程。(2)“临时认可转正式认可”:某些交付件不满足要求(比如试验尚未完成),导致零件只能暂时临时认可;对不合格项改进后达到了要求,需对零件做正式认可。有此功能后,原已满足要求的交付件无需重复提交,只需提交改进项的交付件进行审批即可。(3)“复制创建”:可复制已有的流程用作一新建的流程,可避免DRE填写重复的内容,提高效率。(4)“作废”:对于某些基本认可信息填错的已流转的流程需作废,不能修改内容。(5)“导出报表”:如表4所示,根据查询结果,导出报表后可批量统计所需各类信息。(6)“导出PDF”:已认可完成的流程,可点击此按键,主要文件可自动生成PDF格式保存。(7)列表首列的“当前处理人”可显示各子流程或主流程进展,便于DRE推动流程流转。(8)流程过程中内容修改:1)子流程变动:流程未完成前,DRE可在流程界面里“追加/撤销/撤回/重新发起”子流程,增加流程处理的灵活性。2)人员变动:流程未完成前,DRE可以在小组成员中更换成员姓名。如果子流程已审批完成,则之后的人员变动对子流程原审批结果不产生影响。(9)“查询”:提供常规查询和高级查询,用户可根据需求进行主流程信息检索。4.3.2任务管理此模块主要用于任务接收方在此处查收任务并处理,根据不同的身份,显示不同的菜单页面,主要步骤如下:(1)DRE身份,任务项有1)待提交任务:点击“待提交任务”→显示需要提交的交付物清单→点击某项交付物→填写/上传文件→提交。2)待审批任务:点击“待审批任务”→显示需要审批的交付物清单→点击某项交付物→通过/拒绝/转派/加签→提交。审批人可根据需要选择是否“转派”或“加签”给其他人员审批,有此功能可增加流程灵活性:转派:审批人将任务转交给其他人;加签:审批人将任务加签给某人后,得到此人对交付物的反馈意见再决定最终审批意见。3)已审批任务:点击“已审批任务”→显示已审批的交付物清单→对已审批完的任务可进行查看。(2)供应商身份,“我的任务”菜单项有:待提交任务。(3)审批人身份,“我的任务”菜单项有:1)待审批任务。2)已审批任务。4.3.3报表查询对于内部用户,系统提供3类报表查询:(1)子流程查询用于快速查询系统中所有某一类子流程,用于横向比较数据。(2)总成型零件试验信息查询可用于查询某类试验数据,通过横向比较寻找差异点,为试验或零件性能改进提供数据支持。(3)临时认可信息查询可统计不同的“不符合交付物”数据,对各“问题描述”、“原因分析”进行数据分析,为后续的改进工作提供数据支持。4.3.4用户代理用户代理功能主要适用于用户休假、出差等场景,被代理人可设置代理人及代理时间。

4.4出差人员登录系统

出差人员可通过Easyconnect等应用软件连接至公司内网,进而登录系统进行审批操作,解决人员出差造成的审批时间延迟。

4.5系统英文版

企业需具备国际化视野,为适应零部件国际化采购的大环境,同时开发了英文版系统。

5应用成果系统

自上线使用以来,已运用于公司所有项目。内部用户中,使用部门10余个,使用人员2000人以上,外部供应商超过800家以上,已使用流程逾18000,认可零件超33000个。

5.1降低成本和提高效率

通过电子管理系统,减少了文件修改传递时间,缩短审批时间,免除人工扫描、数据统计、归档管理等工作,节省人工、成本效果显著。(1)DRE能灵活处理流程,全过程跟踪流程进展;(2)在子流程审批时,审批人可横向比较其它文件信息,作出正确评判;同时文件改为并行审批和审批人可多地同时审批大大提高审批效率;(3)最后主流程审批时,认可结论由之前子流程审批结论汇总得出,自动生成,避免人工干预,有效反映零件真实状态。

5.2提高产品质量

ESO各环节的全过程质量管控,提高了设计开发的一次成功率。以提升防错能力为例,供应商提交文件时有防错设计及规范要求,可提高工作效率和一次正确率。5.3分析统计大数据信息(1)可统计流程各环节耗时,量化数据;(2)如图4所示,根据参数实际数据统计,可为工程师优化设计提供数据支持。

参考文献

[1]王梦佳.西南林业大学共青团工作管理信息系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2015.

[2]李江.晋中学院电子团务管理系统的设计与实现[D].成都:电子科技大学,2014.

[3]吴农.上海信息管线质量管理系统设计与实现[J].北京:信息与电脑(理论版)2019.

作者:卢意 单位:上汽集团商用车技术中心

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