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谈电子招投标交易平台财务业务一体化

2019/08/28 阅读:

摘要:近年来,中国的招投标行业发展迅速,随着2013年《电子招标投标办法》的颁布和2017年《“互联网+”招标采购行动方案(2017~2019年)》的提出,传统招投标模式逐渐向电子招投标模式转型。招投标业务与互联网技术的融合和发展推动“互联网+”电子招投标的创新。因此,该行业普遍关注的热点是电子招投标交易平台的建设、监督及运营管理。电子招投标交易平台的应用,降低了招投标业务成本,提高交易的透明度和效率,规范了招投标市场秩序,改变了人们对传统招投标的理解。“互联网+”电子招投标交易平台,改变了传统招投标企业的运营模式和业务形态,业务模式的变化直接影响财务信息的处理方式。财务管理活动贯穿于电子招投标交易平台始终,因此,在该行业利用信息技术逐渐向财务业务一体化财务管理创新模式转变。为了增强市场竞争力,应对市场环境的变化,企业不断扩大新业务领域和多元化发展,积极调整和改变组织形式,实现企业财务信息与企业业务信息的传递和共享。电子招投标行业财务管理模式处于伴随业务发展不断改进及规范中,通过文章对该行业的研究,希望对该行业的财务管理模式有所提升和帮助。

关键词:电子招投标;财务管理;财务

业务一体化在信息管理高度发展的今天,企业将互联网技术广泛应用于企业管理中,通过信息平台实现共享,帮助企业提高数据处理的效率。将财务管理融入企业信息管理平台,不仅可以提高财务工作效率,而且能快速反映企业的实际运营情况和绩效完成情况,优化企业的管理过程。财务业务一体化的实现,对于企业的长远发展有着深远的影响,使企业财务管理活动与招投标行业的经济业务活动密切联系,为平台使用者和企业管理者快速提供有效信息,增强在招投标行业中的市场竞争力。

一、电子招投标交易平台财务管理的转型

“互联网+”招投标行业背景下财务管理的创新是非常必要的,传统的财务管理模式已经不适合该行业的发展,财务模式转型是行业发展信息化的需求。通过运用互联网信息技术,将公司的业务流程与财务流程紧密结合在一起,突破了信息沟通不畅的障碍,从而实现了财务与业务的密切融合。电子招投标交易平台财务业务一体化使得企业财务管理活动与招投标业务密切联系,对于企业的长远发展有着深远的影响。“互联网+”招投标平台遵守招投标法的规定及操作模式进行系统设计,并不是单纯将招投标业务从线下搬到平台上来,它接受政府部门及认证机构的认可及监督。因此,在交易平台建设过程中,根据专家建议对平台业务模式进行细致全面的设计,同时,根据互联网模式的需求,企业内部将财务活动与业务活动密切联系,将平台业务与财务相关的信息传输到会计管理信息系统,实现信息共享及财务处理。一方面提供会计信息来评价业务流程和相关活动,帮助业务部门更好地管理市场发展方向;另一方面,为内部管理者、外部投资者、债权人等组织提供有用的决策信息。该系统对分散的、重复性的财务处理工作进行整合,逐步形成了内部财务共享服务。

二、电子招投标交易平台财务业务一体化业务内容

实现电子招投标交易平台财务业务一体化模式,在新兴的电子招投标行业也属于财务管理模式的创新,要充分考虑业务流程与财务流程的密切结合,以及对现实操作中异常问题及时处理,促进电子招投标交易模式的快速发展。
(一)交易平台业务内容概述交易平台上的招投标业务主要是根据项目管理需求设置,贯穿了项目相关的审批流程:比如项目立项审批,招标、采购项目立项是整个招投标、采购业务流程的开始,可以在平台进行对招标、采购项目进行新增、查询、修改、删除等操作;招标文件审批,跟踪项目审批,招标公告审批,开标记录审批,评标报告审批,中标候选人公示审批等。业务审批过程同时还包括与财务相关的标书款、招标服务费、投标保证金功能下的开票、退费、异常处理等多类型线上审批流程。满足了整个招标、采购的电子化全流程。业务具体操作内容主要流程为:招标代理机构在交易平台PC端或手机端发布招标公告,投标人在平台指定位置购买电子标书并下载,上传投标文件电子版参与投标,进入电子评标阶段,最后定标发布中标结果。“互联网+”招投标平台根据业务需求,在与资金相关业务中通过与银行及第三方支付接口方式对接,与数控系统对接将业务信息传达。平台在业务操作界面设置了项目跟踪管理是为了记录对项目的跟进情况:招标代理机构入驻到交易平台,登录到平台后可以对项目情况及时关注和知晓,窗口查看项目的标书款、保证金交付单位名单及金额情况,及时关注投标人的投标信息情况,免去了传统招标行业线下核实投标人信息的局限性,给业务的操作带来了极大的便利;投标人通过登录自己的操作界面随时可以关注自己投标项目的情况。在交易平台上通过技术手段,完成了保证金及时收付问题并且保证了资金的匹配及安全。交易平台上为客户提供业务咨询服务支持、CA证书服务支持、表单功能服务支持、短信及语音提醒服务支持、专家库使用功能业务、标书下载服务业务、电子评标室网上申请预定、金融模块等业务。

(二)交易平台的财务管理内容基于招投标业务本身及平台提供的增值业务两方面结合,分析平台自身的性质,量身定做符合公司经营活动的财务流程。财务部门在交易平台有登录窗口,可以从财务视角对招标代理机构与资金相关的业务活动实时观察,从而促进财务部门在业务过程中的监督控制职能。因此,将财务系统软件与平台交易系统对接,实现数据的传输,采集。财务部门将平台业务中涉及到与财务相关的资金业务,设计符合平台业务往来的各种财务模块,分别实现对项目,供应商及招标代理机构核算的平台数据自动转换生成记账凭证的功能,系统的开发对接保证了多家代理机构同时上线交易的数据往来账的核算处理,平台收入的自动确认问题,发票税额的自动计算并与税务局税款系统一致的问题,并实现平台收入自动开具电子发票的功能,在平台中就可以将业务信息数据生成报告。电子招投标交易平台财务业务一体化改变了招投标行业传统财务处理流程的手工操作量大,审核规范性不足,容易造成手工操作失误等情况。运用信息化处理,使企业的整个财务处理流程愈加顺畅,也更加规范化、严密。基于平台业务流程及内容规范,平台与财务相关业务做到了批量处理,统一设置统一定价,降低了人工干预,大大提高了工作效率,财务信息更准确、及时。

三、电子招投标交易平台财务业务一体化存在的问题

目前,电子招标交易平台在政策的指导下,不断完善研发项目、加快平台创新,以适应市场多元化需求的发展。只有不断加强信息化建设,才能实现在“互联网+”电子招投标行业深入深远发展。电子招投标交易平台应用过程中,发现企业在实现财务业务一体化实施过程中还存在以下问题需要解决。

(一)财务与业务融合紧密度不足企业的发展离不开信息的密切沟通,财务业务真正的融合才能真正提升企业效率,提高市场竞争力。在电子招投标交易平台建设与完善过程中,难免会因沟通不及时,导致信息不对称。企业信息传递延迟,出现异常问题需要补救与调整,同时降低工作效率及对市场的反馈速度。“互联网+”招投标行业目前都处于平台建设期,并且加快研发力度,迅速占领市场来保证创业型企业的成长。因此,部门之间的信息沟通有时间差或存在分歧时,会导致部门之间沟通不畅,信息不同步,因此,部分业务内容无法实现信息同步和共享,不利于企业管理。

(二)企业内部结构层级设计不科学内部结构是指根据企业管理需求及运营模式设置的,分别设置各个层次的管理人员及其由各专业人员组成的管理团队,为企业的战略发展服务。电子招投标平台根据国家政策要求近些年新发展建设,在不断推进电子招投标改革期间,企业的内部机构层级设计存在一些问题。比如部门设置时发生职能交叉的现象,也有些部门工作设置与实际工作不对口,职责不清晰,分工不明确。在上下级结构设置中层级较多,信息传达层级依次进行。上述层级设置及部门结构导致财务业务一体化流程效率运行低下,问题解决时间长,严重影响信息时效性。

(三)平台网络安全问题电子招投标平台是国家电子政务的重要组成部分,从外部因素来看电子招标投标平台系统中的注册信息及开评标过程容易被互联网非法攻击。如何落实和提升电子招标投标安全防护工作,在当前“互联网+”招标采购快速发展的形势下尤为迫切。电子招投标平台设置按照相关政策及法规来实现全流程设置,在业务环节密切联系,在与财务相关的信息处理中财务数据从平台获取,在保证信息安全,网络会计控制借助网络媒体进行的,存在着私人篡改和窃取信息的问题,这些问题更加突出,没有踪迹,网络安全问题也是属于企业发展中要非常重视的问题。

(四)人才队伍建设问题人才队伍不能满足企业财务一体化发展需求。作为近几年根据国家政策指引建立的招投标信息化平台,财务部门的工作人员要从财务转型的角度考虑财务活动,缺乏财务管理创新意识。忽视财务管理信息化建设,企业财务管理水平很难以得到有效提升,并且一旦企业的财务信息管理出现问题,则会给企业带来非常严重的损失。目前电子招投标平台仍旧缺乏复合型的人才,人才队伍建设尚未满足财务业务一体化的发展需求,对交易平台高速的信息化建设造成了不利影响。

四、电子招投标交易平台财务业务一体化的改善对策

(一)建立财务业务密切配合及联动机制,保证平台业务的业财融合“互联网+”招投标行业的财务业务一体化建设处于开发与完善阶段,业务模型尚未成熟,对电子招投标交易平台的财务业务一体化过程分析,业务流程在实际操作中需要不断完善和修改,因此可以发现企业实现财务业务一体化是持续调整的管理过程。作者对平台业务进行了大致梳理,对于流程中财务与业务对接工作直接参与,设计财务核算产品模式。在实际工作中设计财务业务一体化精细分析仍在做进一步深入的研究和探讨。实施财务业务一体化不仅仅是系统对接就可以完成的事情,需要部门间的协作,从公司领导到基层员工一致努力才可以实现的。因此,在财务与业务整合的实施过程中,财务部门应与研发部和业务部有深入的沟通。财务人员只有对业务知识有足够了解,这样财务能减少在业务沟通上产生部门间的摩擦,有助于平台建设的逐步完善,提升企业管理效率。同时,也要求研发人员对业务流程及细节清晰,既满足招标代理的业务需求,也要满足企业内部财务业务一体化设置。准确处理资金流与业务流的关系,才能保证财务核算系统数据的准确。

(二)完善组织结构及内部控制我国的电子招投标行业属于刚刚起步的行业,公司的运营模式是一个动态模式。平台在发展过程中,原有的组织结构及工作方式根据市场变化已经不再适用,需及时调整,完善组织结构。强化内部沟通,保证财务信息与业务信息之间的真实性以及时效性。对于企业来说,财务信息的真实性以及保密性无疑决定着企业存续及稳定。通过内部管理机制及平台运维管理在工作中进行推行,各部门根据制度要求细化,并上下传达,落实到人。部门按照公司制度要求及部门岗位,明确岗位职责。通过平台系统及其他指标定期或不定期对人员进行考核。集团企业根据员工权限及职责监控工作范围,对日常工作中的问题也要问责,并承担相应责任,保证财务业务一体化建设的顺利开展。

(三)加强交易平台互联网安全防范措施“互联网+”招投标系统运行过程中产生的信息和数据,重要的数据信息和资金安全的招投标过程中显得尤为重要。网络交易的关键因素是财务信息的安全。它与管理活动密切相关,在当今网络时代,财务管理十分重要。更重要的是,它可以在金融监管的安全中发挥重要作用。互联网和计算机技术的不断进步也不断提高了系统网络的移动性,也造成了更多的病毒感染问题和硬件保护,这些现象将使信息的安全受到严重影响。企业信息和财务信息在网络传输中存在隐患。在商业信息和保密方面也存在着隐患。因此,“互联网+”招标平台,提高网络安全意识,应该设立一个专门的团队,对企业定期检查网络安全问题。

(四)提升人员素质企业的长远发展需要人才支撑才得以实现,因此,“互联网+”电子招投标平台现阶段要加强提升企业员工的综合水平,人力资源部门要多组织员工培训。公司员工必须用互联网要思维去跟上这个新事物的发展。因此,随着业务的发展,越来越多的新领域的涉及给平台业务带来了活力,同时,对员工的要求也越来越高。适应公司业务的发展,将企业的培训内容也越来越丰富,因此,企业需要培养和引进更多的复合型人才,企业才能更好的发展。企业从业务角度、平台操作流程方面、运营管理方面、财务管理方面多次组织员工培训学习。让员工在企业中不断成长,企业的发展会更加顺畅。

五、结语

综上所述,电子招投标交易平台的财务管理模式属于电子招投标运作机制和财务创新的有益探索,加强了业务与财务系统之间信息结合。电子招投标交易平台的财务业务一体化管理模式在现实工作中已经凸显成效,并大大提高了工作效率及为公司发展提供了快捷的财务信息支持。不同行业具有不同的行业特色及财务业务管理模式,企业需要在不断变化及激烈的市场竞争下,积极对以往的管理模式进行改进、创新,根据行业的发展进一步探索,不断完善,促进企业快速发展。

参考文献:

[1]牛萍.电子招投标模式的利与弊[J].内蒙古科技与经济,2017(10).

[2]杨渝平.实行财务共享模式下集团下属企业财务职能转型的探讨———以制造业企业为例[J].中国商论,2017(10).

[3]孙秀梅.财务业务一体化对财务管理的促进作用[J].财经界(学术版),2016(06).

[4]孙荣青.“互联网+”背景下对电子招标投标工作的反思和建议[J].招标采购管理,2017(01).

作者:戴素娜 单位:中招联合信息股份有限公司

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