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高校电子档案收集问题及改进思路

2021/07/02 阅读:

摘要:新修订的《档案法》明确了电子档案的法律地位,是全面依法治国新理念新思想新战略的重要体现。如何在依法治国大环境下,顺应信息时展的新要求,进行电子档案收集管理创新,确保其蕴含的依据、凭证、参考等价值,成为高校档案工作者面临的一个重要课题。

关键词:依法治国;高校;电子档案;收集

新修订的《档案法》对电子档案的合法要素、作用、安全性和信息化建设等内容做出了明确规定。该法及相关法律法规的实施,明确了电子档案在档案管理工作中的地位和作用,明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力,可作为凭证使用。但与纸质档案相比,电子档案的获取途径与保存形式等要复杂得多,为确保其凭证作用还需要符合一系列的相关要求。因此,如何在新的法治框架下对电子档案进行规范化收集,确保电子档案的存证价值,是我们当前面临的一项重要课题。针对这一情况,笔者结合自身工作经验,对在全面推进依法治国背景下高校电子档案收集中存在的问题及改进思路进行探析。

1高校电子档案收集中存在的问题分析

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。高校电子档案收集的对象常见的有文本文件、图像、照片、视频等形式。其收集途径主要是:各部门归档的声像类档案,如照片、视频等,主要来自宣传部门;校史馆归档的口述校史等,主要是光盘;数字化扫描的电子图像及档案管理系统与学校OA系统对接的办公文档在线归档。高校电子档案收集虽有较大进展,但仍存在一些问题。

1.1电子档案收集与整理的有效性和质量有待规范提高

与传统纸质档案相比,电子档案的收集整理相对更丰富、复杂一些,如举办“2020级新生开学典礼”活动过程中形成的传统纸质档案最终收集归档的可能仅有几页纸的文字内容。与之相比,这个活动形成的电子档案不仅涉及照片、视频等不同形式内容,还需要从不同拍摄来源中甄选所需照片、视频并整理归类,工作量的增加不仅导致工作难度的增大,还会导致如甄选的活动照片重复等档案质量及有效性的降低;同时,收集到的相关电子档案还会受拍摄者水平、时机选择、拍摄器材差异等因素影响,出现影像素材内容不清晰、主题不统一、像素不达标等质量问题。此外,由于对活动整体安排、档案最终归档整理的要求了解不够等因素,档案素材收集者收集的部分素材缺乏完整性与针对性,影响电子档案的质量与有效性。

1.2易导致所收集电子档案类型的缺失

电子档案类型多样,档案工作人员如基于认知局限性与惯例进行档案收集,易导致电子档案类型的缺失。《高等学校档案管理办法》第十五条明确规定“高校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”,并列明11类归档范围。此外,最高人民法院新修改的《决定》中也列明电子数据还包括:(1)网页、博客、微博客等网络平台的信息;(2)手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息;(3)用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息;(4)文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件;(5)其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。但在实际工作中,档案管理人员习惯性认为电子档案仅指照片、视频,忽视了其他数据信息的收集归档。

1.3电子档案收集归档过程的专业技术水平有待提高

一方面,档案工作人员计算机信息技术水平参差不齐,缺乏系统化、规范化的培训学习;另一方面,所配置的软硬件系统及设备不齐或得不到有效利用。上述因素,都会影响电子档案管理的质量和效率。此外,高校即使经过档案数字化建设或新馆建设后,包括数据库、操作系统、存储备份系统、杀毒软件、安全检测工具等软硬件设施相对齐全后,由于缺乏专人使用维护,也会导致其难以被充分利用,电子档案收集无法完全到位。

1.4电子档案收集归档方法缺乏有针对性的统一规范

2016年国家的《电子文件归档与电子档案管理规范》从“电子档案系统、范围、收集整理、编目、存储备份、处置”等方面从总体上对电子档案管理方法进行了统一,然而缺乏对高校档案管理工作自身特点有针对性的管理规范,高校实际的电子档案收集归档只能参照文书档案归档的方式进行,制约了电子档案收集归档的规范性。

2高校电子档案收集管理方法的改进思路

2.1将电子档案收集纳入学校整体发展规划中

将档案信息化纳入高校信息化发展规划中,保证档案工作的投入,完善资源配置,从上至下提高电子档案归档意识,实现从被动到主动,从无效到有效,从量少单一到丰富的转变。此外,可依托学校制定档案管理目标绩效考核实施方案,将每年档案归档情况纳入绩效考核细则中并实现量化评分。加强和改进党政职能部门、院系档案管理机构的档案收集工作,促使其工作规范化、标准化、制度化、科学化。

2.2完善归档制度,扩大归档范围并细化归档要求

在明确必须保证电子文档凭证作用的前提下,归档范围可参照纸质文件执行,同时要求电子文件的形成、积累、收集、鉴定、著录、背景等信息的记录也一并归档。参照国家有关档案管理标准,结合高校自身情况,从电子文件的获得途径、类型、特点入手,以统一管理为原则,明确归档电子文件的管理机制,全面划定归档电子文件的范围,以电子文件的著录和组卷为主要内容进行归档电子文件的整理,以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护,以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关,从而制定出包括电子文件的产生、整理、鉴定、归档、保护、利用等内容的科学的管理规章制度。

2.3丰富收集来源,提高档案质量

在条件允许的情况下,档案管理部门应鼓励各部门各单位积极移交归档,并且基于“应收尽收”的原则,丰富电子档案的来源与范围。档案部门还可积极拓展思路,通过制作宣传手册或利用“6•9”国际档案日等时机加强宣传,普及电子档案的有关知识与管理的法律法规,主动从各部门单位传统来源之外的其他途径收集征集电子档案;档案管理人员还可深入基层部门了解电子档案形成保存情况,指导基层兼职档案员有效归档;以丰富校史资料为契机,走访校友、深入离退休教师中“淘宝式”搜集材料,可从帮助整理归纳私人保存的相关材料开始,鼓励其捐赠或制作口述校史视频等电子档案;高校档案部门还可考虑在配备相关摄影器材、人员的同时,与相关宣传部门等协作,更多地参与到高校各项工作中,确保以更专业的档案视角第一时间记录下涉及学校各项活动的有效完整的电子文件。

2.4依托数字化建设,完善档案信息系统平台建设

目前,电子档案主要以离线归档即物理归档为主,随着信息技术的发展,电子档案应向在线归档即逻辑归档转变。逻辑归档需要有网络系统、存储管理服务器、数据库系统等支撑。高校在开展档案数字化工作的同时,应将本校档案管理系统建设一并纳入计划范畴,加强档案信息系统平台开发建设,在推进档案数字化的同时,实现电子文件档案在线归档。

2.5利用相关技术构建安全屏障

针对电子档案的易变、易改性,为保证其凭证作用,应利用合规合法的措施及技术,保障电子档案的安全及其凭证效力。应利用区块链技术的存证溯源、不可篡改性、分布式存储等特点,将电子档案安全保存,做到过程全备份,在线、离线备份,多套备份及异质备份进行存储。应利用hash运算对档案数据做完整性校验计算,形成完整性校验值,第一时间获取电子档案数字信息的特征值。应进行数字签名或加盖时间戳,时间戳能够自动在档案数据上形成唯一的精确时间戳,也使相关的档案数据记入同一条时间链,还能对每一次档案查询、利用等行为按照时间顺序自动记录,及时留下利用痕迹。应开展电子文件的四性检测,即真实性、完整性、可用性、安全性检测,确保电子档案的真实、完整、可用、安全。

2.6注重人才队伍建设

高校人事部门在增补档案人员时,可有意识补充具有系统的档案学专业知识,同时具有一定计算机专业背景且具有良好的信息素养和信息技能的工作人员,优化队伍结构。高校档案部门可考虑增设信息技术团队,配备具有相关专业技术的人员,配合档案管理人员完善电子档案收集归档、档案信息化建设、设备工具使用维护等工作。高校档案工作者应适应新时代的发展,改变观念,创新工作方法,完善电子档案的收集,提高档案信息化建设水平,服务高校师生,助力高校发展。

参考文献:

[1]向阳,吴广平.档案工作实务[M].2版.北京:北京大学出版社,2013.

[2]袁嘉欣,杨安荣.基于区块链技术的电子档案管理应用[J].中国档案,2020(10):28—30.

作者:庞程元 单位:遵义医科大学

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