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谈基层学院电子档案单套制管理

2019/11/14 阅读:

摘要:本文从电子档案单套制的内涵出发,分析了高校基层学院开展电子档案单套制管理的基础条件和主要工作,并提出在未来实践过程中应加强制度、技术、人才、顶层设计等方面的工作,以期为基层学院实现电子档案单套制管理提供有益借鉴。

关键词:电子档案;单套制;基层学院

高校基层学院不是立档单位,每年按规定向学校档案馆移交需永久保存的档案。基层学院对档案工作普遍缺乏系统的科学认识,纸质档案根据业务流程分散在各个业务部门,电子文件缺少妥善保管。基层学院依托数字化办公环境,做好重要档案材料单套制管理,对于有效改善当前档案管理分散、无序的现状具有重要意义。

1电子档案单套制的内涵

电子档案单套制是相对于双套制提出的。双套制是同一份文件的电子和纸质版本共同处于储存和可利用状态[1],而单套制指仅以电子形式保管文件,不再生成纸质档案。

2基层学院开展电子档案单套制管理的基础条件

2.1基层学院对档案管理工作的重视程度得到加强。

基层学院档案管理工作不受重视的原因之一是由于基层学院非立档单位,且学院生成的档案对学校整体工作来说价值不大,因此相关人员对档案的管理积极性不高,存在倦怠情绪。近年来,随着高校各项工作标准化、规范化要求日渐提高,基层学院逐渐意识到除移交档案馆的档案外,其他档案对学院的信息化建设工作和日后的查考利用同样具有重要价值。同时,“十三五”规划中明确提出要加快电子档案管理水平,在有条件的部门开展电子档案“单套制”“单轨制”管理试点[2],这预示着单套制将成为未来档案管理的发展趋势。

2.2原生电子档案的大量产生。

随着国家对电子政务和无纸化办公的广泛推行,基层学院在财务管理、教学管理、科研管理、资产管理等工作中生成了大量的原生电子档案,将这些电子档案全部纸质化是不科学且不现实的,而且档案在流转过程中也基本依靠数字信息系统,不再有纸质档案的产生。在此环境下实行双套制是人力、物力和财力的极大浪费[3],单套制管理已经成为一个必然选项。

2.3信息管理技术不断完善。

随着科学技术的发展,基层学院办公信息化水平取得显著进步,信息管理系统、计算机软硬件设备、外存储设备的功能和性能不断提高,电子文件之间的流转、备份、格式转换和存储利用规范化、信息化程度持续提升。此外,信息加密、身份认证、防火墙等技术的广泛应用,为档案的长期可用创造了条件,实行单套制管理的技术条件已经成熟。

3电子档案单套制管理的主要工作

3.1完善电子文件归档与电子档案管理制度建设。

制度建设是实现单套制管理的前提。基层学院应参考最新修订的《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)中对单套制管理的相关规定,结合本学院的实际情况,确立单套制管理的相关细则,明确电子档案归档的时间、范围和具体要求、元数据收集标准、鉴定标准、安全管理等内容,保证电子档案与纸质档案地位平等。还应根据学院电子档案的特性,考虑是否需要扩大归档范围、缩短保管期限等,为电子档案单套制管理的实现提供制度支撑。

3.2将电子档案管理系统嵌入到数字化办公系统。

技术是实现单套制管理的手段。要将电子档案管理系统嵌入到数字化办公系统,用一套系统既实现办公,又实现电子档案的全程管理。在这一过程中,首先应保证系统之间的无缝衔接,让档案在收集、整理、保管、利用的各个环节都能通过数字化办公系统直接对接到电子档案管理系统,省去系统之间的转换过程,确保档案来源真实、结构完整、安全可靠;其次要利用数字签名、电子印章、管理日志等技术,明确权责范围,增强各部门对档案的信任和认同,实现对电子档案整个生命周期的全程管理;此外,要定期对档案的数量、质量等指标进行审查、监控和修正,确保档案能够长期利用[4]。

3.3加强档案管理人才队伍建设。

人才是实现单套制管理的保障。基层学院一方面要转变档案工作者的管理意识,让其认识到单套制管理的价值和意义,养成单套制管理习惯;另一方面要提升人员的技术水平,定期开展职业技能培训,学习信息系统管理办法,培养出适应学院档案管理工作的高水平人才。

4未来实施中应注意的要点

4.1从技术、制度和人员等方面切实保障电子档案的完整安全。

要从技术、制度、人员等方面切实保障电子档案的完整安全。技术上,要建立完善的电子档案保管链。为实现电子档案的长期可用性,需要采用开放性的描述语言对档案进行封装,并完成格式转换和数字迁移,防止因技术、格式的问题让档案失效。电子档案对系统具有高度依赖性,易受到设备老化、黑客攻击、木马病毒等威胁,引进国内外先进的安全技术、容灾技术和存储技术,与专业技术团队展开合作,是保证电子档案真实、完整、可用、安全的有效手段。制度上,除上文提到的建立完善的归档与管理办法外,还应建立风险管理制度,明确各部门的主体责任,对可能出现的安全问题、知识产权问题等风险进行有效防范,保证在系统出现问题时能找到有效的解决方案,防止档案的丢失或损毁。人员上,档案管理者要明确电子文件与电子档案的区别,在归档过程中要注意识别,不能将所有文件都纳入归档范围,这就对管理者的鉴定能力提出了更高的要求。 

4.2做好顶层设计,先试点后推广。

基层学院应立足本单位实际情况,统筹考虑电子档案单套制管理在具体工作中可能出现的问题,并拟定相应的解决方案。可以结合诸如美国、澳大利亚、日本等国实践做法,以及我国上海自贸区单套制管理项目实践经验,制定项目规划,构建管理体系,明确管理过程中的主体对象、实施办法、工作流程、平台建设、资金投入、风险控制等内容。以此为基础,再以某一类电子档案为试点对象,分阶段、分步骤展开实践,总结经验及不足,修正管理模式,积累工作经验,最终找到适合本学院的电子档案单套制管理模式。

4.3加强业务部门与档案部门之间的协同合作。

基层学院的业务部门主要包括师资、科研、教学、招生等,是电子档案的形成部门,通过办公系统随时向档案部门传输文件。档案部门应及时与业务部门沟通交流,参与归档前工作,了解业务部门在档案形成过程中存在的问题和在单套制管理中的立场与诉求[5],及时修正相应的规章制度,适应实际工作需要。档案部门要加强对业务部门档案的监督和考核,保证归档档案的完整与可靠,必要时可以制定相关的激励制度,增强业务部门参与单套制管理的积极性。

参考文献:

[1]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案,2003(12):40-42.

[2]国家档案局.国家档案局关于印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的通知.[2019-4-11].

[3]刘家真.电子文件管理导论[M].武汉:武汉大学出版社,1999:188.

[4]管先海,李兴利.电子档案“单套制”管理[J].档案管理,2018(03):63-64.

[5]聂勇浩,陈俊恬.部门间协同视角下的电子文件管理[J].中国档案,2013(08):56-57.

作者:曲思伟 张卫东 单位:吉林大学预科教育学院

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