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谈物探电子档案收集管理与应用

2019/12/03 阅读:

【摘要】该文章着重阐述了物探类的电子文件归档的现状,从收集、管理以及应用三个方面,分别提出了相应的措施,以达到提高对物探电子档案管理效率的目的,使物探电子档案能够得到充分利用。

【关键词】电子档案;收集;管理;应用;物探

作为石油行业油气勘探档案的重要组成部分之一的物探档案,在当今时代数字化背景下,自身也正发生着重大的变革。自从进入21世纪以来,我国不仅在经济上取得了巨大的进步,在科学技术方面也有着巨大的发展。而科技的进步,给人类社会带来进步的同时,必然会使一些产业受到冲击,迫使其自身不得不进行变革,顺应时代的发展。而物探电子档案的工作也随之发生了变化。从大的方面来说,物探电子档案的工作对象、工作方法以及工作流程正潜移默化变化并完善着。从小的方面,即管理层面来说,这些变化体现在管理的方式从纸质化和磁带化的管理方式向电子档案的管理方式转变。而电子档案的管理方式也就意味着从物探电子档案的产生、鉴别、整理和加以利用这一过程需要建立完善、高效的管理体系,这样才能够更好地对物探电子档案进行收集、管理和应用。

一、收集方面:提高标准,确保质量

(一)电子文件的归档情况。国家档案局规定电子文件与纸质版文件要一同归档,实行的是“归档双轨制”,这就意味着在我们上交纸质档案的同时,对电子档案也需要及时进行归档。在日常工作中,我们接收原始采集到的档案时,应该切实有效地执行归档双轨制。然而尽管行业标准规范很严格,档案管理规定也很明确,但是总有一些电子档案在移交的过程中会出现这样或那样的错误,总的来说主要有以下几个方面:1.进行归档的电子文件与纸质档案内容不全一致。2.移交的光盘中刻录的电子文件名与纸质档案中的内容不一致。3.电子文件中有些内容命名不甚规范,例如:同一测量单位的测量名称在不同的使用情况下命名不同。4.移交的电子文件基本信息与纸质文件不符,例如:电子文件中的目录与纸质文件中的文本目录不符。出现以上几个方面错误的原因,也主要有以下三个方面:1.操作人员未能够按照正常的工作流程严格进行操作,可能在纸质文件得到归档前,就对电子文件进行扫描和刻录。2.工作人员在进行收录纸质文件时,没能够做到对电子文件进行相应的修改。3.在电子文件形成这一最终环节,工作人员由于个人原因,不能够更加用心、更加细致地对电子文件进行归档,亦或是各个部门之间不能够做到及时有效的沟通。

(二)应对方法。以上几种情况都是由于档案工作人员的失误引起的,这就对归档人员提出了更高的要求,这就要求他们不仅要有较强的专业能力,也要有较高的职业素质。并且最好可以做到以下几点:1.有高度的责任心和较强的使命感,对待归档工作要投以最大的热情,认真对待。2.自身要有过硬的能力,具备物探方面的专业知识,在工作之前,一定要对电子文件存储方面的知识有较多的了解,特别是要了解电子文件归档工作是如何进行的。3.有过硬的专业能力,熟悉这一行业的标准和国家关于档案管理的相关规定。档案收集的过程中,多加注重电子档案的接收质量,这是重中之重。除了要有严格的制度进行保障之外,工作人员应该树立严格的档案质量意识,在电子文件归档过程中,要将电子文件的内容与文本内容认真核对,确保档案在接收环节达到文本与电子文件的一致性,真实性与完整性,确保最后的可用性。而对于那些质量与格式都不符合要求的文件,要亮起红灯,不接收该类文件。对于有些存在问题的文件,要及时进行修改,找出数据不符合文本资料的原因,对症下药。在每一个工作环节都要严格按照规范的要求执行,避免出现一些小差错,进而达到真实、准确、完整,全面接收电子文件,保证电子文件最后能够得到最大效益的利用,为电子档案的信息化贡献自己的一份力量。

二、管理方面:多加完善,加强信息化

作为油气田开发重要组成部分的电子档案,拥有较高的使用价值。曾有人指出,电子档案的产生是对以往传统意义上档案概念的一种新理解,不仅改变着我们对档案的认知,也改变了对档案的存储形式、特征、管理方式和意义的认知。电子文件与纸质文件的产生、形成、归档、管理、保存都有差异,这是文件界的一场革命。而对档案的工作者而言,我们有责任、有义务运用现代科学技术,更高效地管理电子档案,使其能够最大效度发挥其作用。由于电子档案与纸质档案各个方面的不同,对档案工作者而言,这也对他们提出了更高的要求。

(一)对电子档案的格式和载体进行转变,达到更好的保存和利用的目的。以前勘探类的档案用的是“3.5”或“5”的软盘进行存储的,对于这种存储介质来说,有着一定的缺陷,例如,存储量不是很大,使用寿命比较短,使用到一定的年限就会出现存储介质老化的现象,这样对于数据来说,可能会出现不可读或者丢失的现象。为了改进这一存储介质,我们积极投入大量的人力、物力、财力对电子档案进行了改造,存储介质也发生了变化,从原来存储在软盘上,到现在存储在移动的硬盘或光盘上。此外,为了更好地保存和利用这些档案,我们也对纸质版档案进行了数字化的操作。

(二)对档案的管理方法进行创新。21世纪以来,光盘为介质的电子文件呈增长趋势。人们对电子档案拷贝的需求远远超过了对纸质文本的需求,这就使得物探类档案工作者的重心从原来管理库房中的纸质档案转变到了对电子档案进行拷贝上。因此,为了适应这种形式,我们应该对工作方法进行创新。例如:将纸质文件的目录与电子文档的数据合二为一,而实物实行分开保存的管理方式。在档案管理数据库中将光盘中存储的电子档案与纸质档案同时录入信息之中,通过Excel表格的方式建立相应的目录索引,将电子档案的档号、对应的各种纸质的编号、地震测线号等相关的信息,建立在配套的的电子查询索引目录之中,这样读者在查询信息时,就可以一目了然看清自己所需要的那部分信息,可以根据索引精确定位所需资料。如果需要对信息进行拷贝,就可以直接从档案信息中进行拷贝,节省了时间,提高了效率。

三、利用方面:重视利用,服务科研

档案的利用是档案工作重要的一部分,我们对档案进行收集、整理、管理都是为了可以更好地利用档案,同时,物探电子档案这个职业的声誉和社会地位也依赖于档案的应用,依赖于我们是否能够提供更方便、更快捷的服务。为了更好地做到这一点,我们要积极利用现代科学技术的各种优势创建两个不同类型的数据库,适应新形式、新时代的发展需求。

(一)对老资料仍很重视,以提高借阅效率。油田开采的二次判断、重新处理和解释等工作中,物探老资料在其中使用频繁,有着重要地位。为了更好地提供高效服务,我们与其他数据总部进行合作,以更标准、更科学、更方便、更安全、更有效的服务,建立以地震测线为最基本单元的档案查询管理系统。将21世纪以来所有的地震数据全部录入该数据库之中,实现从数据库中直接检索拷贝电子档案。

(二)对新资料进行规范,使得质量有所保证。那些以光盘为介质的电子文档,数据格式要进行严格规范,例如,有些采用PDF的格式,有些采用DWG的格式,要进行统一的规范,不能随心所欲;而对于那些基础单元,如:地震测线、合同、年度、对号等关键信息也要保持一致。对那些验收合格、没有问题的电子文件要及时进行收录、管理。这种两套数据库、两套管理方式、两套查询系统的管理模式,使得无论是老资料还是新资料都能够直接从管理库中进行检索、查询与拷贝,这种无需再对档案的实体进行调动的方式,不仅节约了工作人员的时间,也对信息的需求者提供了更高效的服务,一举两得。同时也防止了档案原件丢失,为以后档案更加信息化的管理方式打下了基础。

四、总结

资料收集的精细化,管理方式的合理化,资料利用的现代化,既是当代档案工作对那些工作者提出的更高的要求、更严的标准,也是现代信息技术对档案工作行业的一大挑战。作为石油行业的档案工作者,这就要求我们不仅要熟练的掌握和运用现代计算机技术,了解并掌握现代管理技术,具有专业的档案管理知识,还要能够将专业的档案知识和技术知识融合到一起,为石油行业电子档案工作贡献自己的一份力。

【参考文献】

[1]中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[N].中国档案报,2014-5-5(I).

[2]王建岭.在全省档案工作上的报告[J].陕西档案,2014(I):9-14.

[3]王芳.数字档案管学[M].北京:中国人民出版社,2010.

作者:毛泽兵 骆思珍 单位:华北油田经济技术研究院

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